Medezeggenschap bij organisch veranderen

Steeds meer organisaties kiezen voor organisch veranderen: geen duidelijke stip op de horizon, maar ontwikkelen en bijsturen in stappen. Die manier van werken gaat vaak hand in hand met gefaseerde besluitvorming. Er wordt niet één groot besluit genomen, maar er wordt toegewerkt naar meerdere kleinere beslissingen die gedurende het proces worden gezet. Dit is een moderne opvatting die past bij een wendbare organisatie, maar roept ook vragen op voor de medezeggenschap. De keuze voor gefaseerde besluitvorming mag er niet op gericht zijn om de OR te omzeilen. Integendeel: deze werkwijze vraagt juist om een zorgvuldige en tijdige betrokkenheid van de OR, zodat die ook in een stapsgewijs proces echte invloed kan uitoefenen.

Bestuurder verantwoordelijk voor medezeggenschapstraject

In de rechtspraak is uitgemaakt dat de bestuurder verantwoordelijk is voor een zorgvuldig verloop van het medezeggenschapstraject. Hij moet voorkomen dat onduidelijkheid bestaat over de fasering van zijn besluitvorming en moet waarborgen dat de fasering en de opsplitsing in afzonderlijke besluiten geen afbreuk doet aan de effectiviteit van de medezeggenschap. Het is dan ook aan de bestuurder om te kiezen voor (al dan niet) gefaseerde besluitvorming en daarmee voor verschillende fasen in het adviestraject en meerdere adviesaanvragen aan de OR. Die keuze valt onder zijn beleidsvrijheid. De OR kan een dergelijk traject niet afdwingen maar ook niet afwijzen.

Risico’s van gefaseerde besluitvorming

Gefaseerde besluitvorming kent een aantal risico’s, zoals:

onduidelijkheid over de fasering en de samenhang tussen de verschillende besluiten;
de OR voelt zich klemgezet tussen ‘te vroeg’ en ‘te laat’ adviseren: vragen of bezwaren mogen niet eerst worden afgedaan als prematuur, om ze later als gepasseerd te beschouwen;
besluiten kunnen afzonderlijk, maar ook in onderlinge samenhang adviesplichtig zijn;
de OR krijgt onvoldoende zicht op het totaal van de gevolgen voor de organisatie;
door onduidelijkheid kan vertraging in het medezeggenschapstraject ontstaan.

De OR dient zich bewust te zijn van deze risico’s. Het uitgangspunt is dat de effectiviteit van de medezeggenschap niet mag worden aangetast en dat het advies van de OR steeds van wezenlijke invloed moet kunnen zijn op de besluitvorming.

Handvatten bij gefaseerde besluitvorming

In de praktijk is gefaseerde besluitvorming vaak complex. Meerdere besluiten lopen naast elkaar en het is niet altijd duidelijk hoe die zich tot elkaar verhouden. Juist daarom is het belangrijk om het proces vooraf goed in kaart te brengen en met de bestuurder heldere afspraken te maken over de inrichting van het traject en de betrokkenheid van de OR. Praktische handvatten om gefaseerde besluitvorming tot zijn recht te laten komen:

Maak een onderscheid tussen een koepelbesluit en deelbesluiten. Koepelbesluiten zijn richtinggevende besluiten waarin de hoofdlijnen, doelen en kaders worden vastgelegd. Deelbesluiten zijn concrete uitwerkingen in latere fases, zoals keuzes over inrichting, functies of uitvoering. Let op: Hierbij moet steeds duidelijk zijn hoe de deelbesluiten zich verhouden tot het koepelbesluit en elkaar.
Bespreek de fasering en het tijdpad tijdig in het artikel 24-overleg, en maak duidelijke afspraken over de formele betrokkenheid van de OR.
Plan evaluatiemomenten in, waarbij de OR ook betrokken wordt bij het formuleren van de evaluatiecriteria.
Zorg dat in zowel de adviesaanvragen als de OR-adviezen steeds expliciet de onderlinge samenhang tussen het koepelbesluit en de verschillende deelbesluiten worden benoemd.
Zorg dat per fase duidelijk is wat al vaststaat en waar nog ruimte is voor invloed van de OR.

Houding OR

De verantwoordelijkheid voor een goed verloop van het medezeggenschapstraject ligt primair bij de bestuurder, maar dat neemt niet weg dat ook van de OR een actieve en constructieve opstelling wordt verwacht. Is iets niet duidelijk, dan ligt het op de weg van de OR om de regie te pakken en actief te sturen op duidelijkheid over de besluitvorming en de samenhang tussen de verschillende fasen.

Deze checklist is geschreven door De Clercq Advocaten en Notariaat, partner van Performa OR.