Als ondernemingsraad is de (sociale) veiligheid van je medecollega’s een belangrijk aandachtspunt. Gelukkig biedt de WOR voldoende aanknopingspunten om met dit thema aan de slag te gaan. Maar je kunt je bestuurder ook een handje helpen! Met TrusTool maak je het melden van misstanden binnen de organisatie wel heel gemakkelijk!
Misschien zijn er in jouw organisatie al diverse regelingen opgesteld en zijn er vertrouwenspersonen aangesteld. Waarschijnlijk heb je daar als OR zelfs je instemming voor verleend. Dat is zeker een goed begin. Maar hoe is het proces verder ingericht? Op welke wijze worden interne en/of externe vertrouwenspersonen gefaciliteerd in de uitoefening van hun rol? TrusTool zorgt voor een compleet proces van melding tot rapportage. Het is veilig en voldoet aan alle wet- en regelgeving. Én TrusTool is heel laagdrempelig in het gebruik. Meldingen van ongewenst gedrag of onveilige situaties kunnen worden gedaan in een handomdraai. Ook anoniem.
Een compleet proces van melding tot rapportage
Voor alle organisaties die vertrouwenspersonen hebben aangesteld is TrusTool dé digitale oplossing. TrusTool faciliteert vertrouwenspersonen in de uitoefening van hun rol en kan zowel gebruikt worden door interne vertrouwenspersonen als externe vertrouwenspersonen.
Zo werkt TrusTool
TrusTool zorgt voor een compleet proces van melding tot rapportage. Via een QR-code kan de melder eenvoudig de vertrouwenspersoon bereiken. Anoniem melden is ook mogelijk. Meldingen worden naar een afgeschermde omgeving geleid die alleen toegankelijk is voor de vertrouwenspersoon.
TrusTool is niet alleen veilig, maar ook zeer gebruiksvriendelijk. Realtime rapporteren wordt heel eenvoudig. Met één druk op de knop realiseer je in een handomdraai anonieme rapportages. Goed om te weten: TrusTool is ook geschikt als meldpunt voor misstanden volgens de Wet bescherming klokkenluiders.
Een vroegtijdige betrokkenheid van een vertrouwenspersoon kan ziekteverzuim, reputatieschade en conflicten voorkomen.
- Melden laagdrempelig: De vertrouwenspersoon wordt heel eenvoudig bereikbaar door gebruik van een QR-code. Ook anonieme meldingen zijn mogelijk via TrusTool.
- Veilig dossierbeheer: In een afgeschermd portaal kunnen persoonsgegevens en informatie veilig worden opgeslagen. TrusTool is compliant met wet- en regelgeving en waarborgt de privacy en veiligheid van de melder.
- Eenvoudig rapporteren: Met TrusTool realiseer je met een druk op de knop duidelijke en anonieme rapportages van alle vertrouwenspersonen. Zo is rapporteren niet langer tijdrovend.
- Melden met een QR-code: Mensen kunnen op een laagdrempelige manier contact zoeken met de vertrouwenspersoon. De organisatie zorgt voor verspreiding van de QR-codes die gebruikt kunnen worden om een melding te doen.
- Kiezen: anoniem of niet: Als de QR-code gescand is, komt de melder in de afgeschermde omgeving. Daar kan een keuze gemaakt worden tussen Nederlands of Engels. Vervolgens kan de melder kiezen voor een anonieme of niet-anonieme melding.
- Ontvangst melding: De niet-anonieme melder krijgt per e-mail een automatische ontvangstbevestiging van de melding. De vertrouwenspersoon krijgt een bericht dat er in het portaal (dat alleen toegankelijk is voor die vertrouwenspersoon) een nieuwe melding staat.
- Beveiligd dossier: De vertrouwenspersoon heeft een beveiligd dossier waar het proces van de melding wordt bijgehouden. Ook de melder kan toegang krijgen tot dit dossier. Er is ook ruimte voor eigen aantekeningen van de vertrouwenspersoon. Daar heeft de melder geen toegang toe.
- Eenvoudig rapporteren: De vertrouwenspersoon kan voor bestuur, HR of de medezeggenschapsraad periodiek heel eenvoudig anonieme rapportages maken van alle meldingen van de organisatie. Dit bespaart heel veel tijd ten opzichte van handmatige rapportages.