Recht op vrijstelling

Bestuurder en OR bepalen in overleg hoeveel uur de OR-leden vrijgesteld worden van hun gewone werk. Dat is niet een kwestie van handjeklap, het is belangrijk dat je als OR van tevoren goed kijkt hoeveel tijd het OR-werk in beslag gaat nemen. De Wet op de ondernemingsraden biedt drie richtlijnen: vrijstelling voor vergaderingen, voor scholing en voor het overige OR-werk. Het gaat om minimale aantallen uren, het mag dus meer zijn als dat nodig is. Onderbouw je vrijstellingsverzoek dus goed. En vergeet niet de bal bij de bestuurder neer te leggen om de vrijstelling intern te regelen met de leidinggevenden van de OR-leden.

Vrijstelling voor vergaderingen en voorbereiding

In de Wet op de ondernemingsraden staat in artikel 17 lid 2 dat de leden van de OR en hun commissies in principe in werktijd vergaderen, zowel voor de interne OR- of commissievergaderingen als voor de overlegvergaderingen met de bestuurder. In al die uren kunnen en hoeven OR- of commissieleden niet hun gewone werk te doen, maar worden ze wel doorbetaald. Wordt er buiten werktijd vergaderd, dan is het redelijk dat de bestuurder de OR- en commissieleden compenseert in tijd of extra uitbetaling.

TIP De bestuurder mag geen verschil maken tussen OR-leden met een vaste of tijdelijke aanstelling of OR-leden met een fulltime of parttime aanstelling. Vrijstelling is dus geen relatieve tijd (geen percentage van de werkfactor), maar een absoluut aantal uren.

Overlegvergaderingen en OR-vergaderingen

De ondernemingsraad en haar commissies bepalen zelf hoe vaak en hoe lang zij zelf vergaderen. De WOR schrijft in artikel 24 voor dat er minimaal twee zogenaamde overlegvergaderingen met de bestuurder zijn over de algemene gang van zaken. Meestal zijn er zes tot tien overlegvergaderingen per jaar. Tel daarbij op de eigen interne OR-vergaderingen en de eventuele commissievergaderingen van de OR. Inventariseer dus zo precies mogelijk hoeveel vergaderingen je hebt per jaar, zowel intern met de OR, met de commissies als de overlegvergaderingen met de bestuurder.

TIP Bij vergadertijd behoren ook de uren die nodig zijn om de agenda op te stellen, de vergaderingen voor te bereiden en er verslag van te leggen. Voor de voorzitter en secretaris zijn dat vaak meer uren dan voor de andere OR-leden.

Extra vrijstelling voor onderling beraad en overleg met achterban en deskundigen

Naast de vrijstelling van werk voor de uren van vergaderingen en scholing is er extra vrijstelling. Volgens artikel 18 lid 3 van de WOR is dat minstens zestig uur per jaar en zoveel meer als redelijkerwijs noodzakelijk is. Die extra vrijstelling is bedoeld voor onderling beraad buiten de vergaderingen om, het raadplegen van de achterban of het overleg met in- of externe deskundigen voor onderwerpen die op de OR-agenda staan. Die deskundigen zijn ook de adviseur, trainer, organisatiedeskundige of medezeggenschapsadvocaat.

TIP Inventariseer de activiteiten rondom achterbanraadpleging, het informele overleg met de OR-leden, de bestuurder en de toezichthouder en de tijd die je denkt nodig te hebben voor overleg met deskundigen.

Vrijstelling tijdens scholing

Naast vrijstelling voor vergaderen en beraad, heeft de OR ook recht op vrijstelling bij scholing. De WOR stelt in artikel 18 lid 3 ook een ondergrens vast voor de tijd die OR- en commissieleden kunnen besteden aan scholing. Voor OR-leden is dat minimum vijf dagen per jaar, voor commissieleden drie dagen per jaar. Voor OR-leden die ook lid zijn van een commissie zijn dat er dus minimaal acht.

TIP Een goed doordacht jaarlijks scholingsplan kan onderbouwen dat je meer tijd nodig hebt dan het minimum. Omdat nieuwe OR-leden vooral in het begin behoefte hebben aan scholing, kunnen zij (in overleg) ervoor kiezen in hun eerste jaar wat meer scholingsdagen op te nemen en in het tweede jaar wat minder.

Extra vrijstelling via cao of convenant

Check ook even je cao. Daar staan soms aanvullende afspraken over extra vrijstelling voor alle OR-leden of juist specifiek voor de rollen van voorzitter en secretaris die extra tijd steken in het voorbereiden van de vergaderingen, de agendabepaling en de verslaglegging. Staat er niks in je cao, of heb je geen cao, dan kan je als OR ook zelf afspraken over extra vrijstelling maken in een convenant of ondernemingsovereenkomst met de bestuurder.