Zelfsturende teams

Wat is een zelfsturend team?

Een zelfsturend team is een team waarvan de teamleden zichzelf aansturen en ook zelf de verantwoordelijkheid dragen voor de resultaten. Ook als het even niet goed gaat. Zelfsturende teams stellen – binnen bepaalde kaders – hun eigen doelstellingen vast en bepalen zelf op welke manier ze werken om deze doelstellingen te behalen. Er zijn geen verschillen in hiërarchie want alle teamleden zijn gelijk. In een organisatie kunnen meerdere zelfsturende teams actief zijn.

Beginnen met zelfsturende teams

Wil een organisatie werken met zelfsturende teams invoeren, dan moet je een aantal zaken vooraf goed regelen. Als HR-professional heb je hierbij vooral een faciliterende rol.

• Kaders vaststellen. Vooraf moet je afspraken maken over de kaders waarbinnen het team beslissingen kan nemen en welke organisatorische taken het op zich neemt. Het team opereert binnen de strategie en doelstellingen van de organisatie.
• Bevoegdheden bepalen. Een zelfsturend team neemt eigen beslissingen, maar je moet wel afspraken waarover. Heeft het team budget en financiële zeggenschap? Tot hoe ver reikt die? Ook moet duidelijk zijn op welke manier conflicten worden opgelost.
• Teamrollen verdelen. Elk teamlid moet een eigen rol vervullen. De teamleden bepalen met elkaar welke dit is, maar je kan wel ondersteunen bij het definiëren van de verschillende rollen en het formuleren van de competenties die daarbij horen.
• Zelfsturende teams faciliteren. Zelfsturende teams hebben de juiste kennis, vaardigheden en middelen nodig om goed te kunnen functioneren. Het is handig om medewerkers te trainen, bijvoorbeeld in plannen en organiseren. Afhankelijk van de doelen, hebben ze gegevens nodig over de organisatie. Ook bepaalde tools kunnen helpen een team goed te laten functioneren.

Voordelen zelfsturende teams

Werken met zelfsturende teams heeft een aantal voordelen:

• Medewerkers zijn gemotiveerder en voelen zich meer betrokken bij de organisatie.
• Betere samenwerking doordat teamleden er met elkaar uit moeten zien te komen.
• Zelfsturende teams zijn voortdurend in beweging en hierdoor kunnen ze snel reageren op veranderende omstandigheden.
• Snellere besluitvorming doordat de teams zelf beslissen en niet langs meerdere lagen in de organisatie hoeven te gaan.
• Zelfsturende teams kunnen de creativiteit bevorderen doordat er een continue uitwisseling van ideeën is.

Nadelen zelfsturende teams

Uiteraard heeft werken met zelfsturende teams ook nadelen. Dat zijn onder andere:

• Gebrek aan richting. Als een team niet weet waar het naartoe werkt, is het ook lastig om meetbare doelen te stellen. Dan heb je kans dat het team ‘maar wat doet’ en de resultaten tegenvallen.
• Weerstand. Net als bij elke verandering kan ook hier weerstand ontstaan. Niet iedereen voelt zich comfortabel bij deze manier van werken.
• Onveilige omgeving. Een zelfsturend team werkt alleen als er een open cultuur is. Medewerkers moeten elkaar durven aanspreken als dingen niet goed gaan. Ook moeten ze elkaar feedback geven. Daar moet wel de ruimte voor zijn.

Problemen in zelfsturende teams

Ook in zelfsturende teams kan het wel eens niet zo lekker lopen. Er kan onenigheid ontstaan, waardoor de samenwerking niet goed loopt. Ook kunnen teamleden fouten maken of hun doelstellingen niet halen. Dit heeft invloed op het functioneren van het team. Dan is het zaak dat je dit wel op tijd signaleert, maar niet oplost. Vraag wat je kan doen en wat er nodig is om te helpen, zodat het team er zelf mee verder kan. Ook kan je wel suggesties doen voor ene oplossing, maar het is aan het team om te bepalen of het daar iets mee doet.

Zelfsturende teams en de OR

Zijn er plannen om te gaan werken met zelfsturende teams, houd er dan rekening mee dat de OR hierbij betrokken moet worden. De OR heeft adviesrecht bij belangrijke organisatiewijzigingen. Wat zijn de voorwaarden en kaders voor de invoering van zelfsturende teams? Als hier personele regelingen worden gewijzigd of ingevoerd, bijvoorbeeld voor functioneren en beoordelen of opleidingen, heeft de zelfs OR instemmingsrecht.