Nieuwe manier om verblijfkosten te betalen
Het is altijd een dingetje. Hoe krijgen werknemers hun verblijfkosten vergoed als ze buiten de deur werken? De fiscus is streng en stelt dat maximaal de werkelijk gemaakte onkosten gedeclareerd mogen worden. Dat betekent alleen een hele hoop bonnetjes voor de salarisadministratie. Daarom kiezen veel organisaties liever voor een vaste, onbelaste onkostenvergoeding. Alleen daar kleeft een risico aan: als die na controle te ruim blijkt, wordt het alsnog als belastbaar loon gezien. Er was altijd al één escape: heel precies aansluiten bij de regeling voor ambtenaren bij de rijksoverheid. Gelukkig kan dat voortaan makkelijker. Dat heeft de kennisgroep van de Belastingdienst op 5 februari bekendgemaakt.
Niet meer, wel minder
Van nu af aan hoeven werkgevers dus niet meer exact dezelfde vergoedingen aan te houden voor ambtenaren die op dienstreis zijn uit de cao Rijk. Werkgevers mogen ook minder uitbetalen dan de richtbedragen uit die cao. Veel werkgevers zullen kiezen voor de maximale onbelaste vergoedingen, net als bij de kilometervergoeding. Dat levert soms een flinke financiële besparing op, al zal de declarerende medewerker er aanmerkelijk minder blij mee zijn. Waarvoor de organisatie ook kiest – de maximale vergoeding cao Rijk, of alleen het onbelaste gedeelte – richtbedragen voorkomen ieder geval ongemakkelijke discussies over te dure etentjes of te chique overnachtingen.
vergoeding cao Rijk onbelast gedeelte belast gedeelte
ontbijt € 16,07 € 16,07 € 0,00
lunch € 22,19 € 12,97 € 9,22
diner € 33,57 € 32,56 € 1,01
logies € 164,52 € 162,74 € 1,78
kleine uitgaven overdag € 7,35 € 6,56 € 0,79
uitgaven ’s avonds € 21,92 € 13,12 € 8,80
Belangrijke voorwaarde
Er geldt wel één belangrijke voorwaarde voor het mogen aanhaken bij de (eventueel gereduceerde) vergoedingen voor ambtenaren. De werknemer moet ‘vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden’ verkeren als de ambtenaar op dienstreis. Dat betekent concreet dat de werknemer voornamelijk kantoorwerk doet, met het openbaar vervoer reist, vooral gebruik maakt van horeca in de buurt van kantoren en treinstations. En dat zijn zakelijke reis aansluit op het begrip dienstreis: ‘een door de werkgever noodzakelijk geachte reis en verblijf is in verband met het verrichten van werkzaamheden op een andere locatie dan de eigen werklocatie’.
Rol OR
Nergens in de Wet op de ondernemingsraden staat dat de OR het recht van advies of recht van instemming heeft op de instelling, wijziging of afschaffing van een regeling voor de vergoeding van reis- en verblijfskosten. Natuurlijk zijn er uitzonderingen, zoals wanneer de OR in een convenant met de bestuurder heeft afgesproken dat dit wel onder het advies- of instemmingsrecht valt. Of wanneer de regeling onderdeel uitmaakt van een eigen arbeidsvoorwaardenreglement waar de bestuurder eerder de OR ook om instemming of advies heeft gevraagd. Ook kunnen er in de cao afwijkende spelregels staan.
Initiatiefrecht
Is dat niet het geval, dan kan de OR nog wel een ‘haakje’ vinden om de reis- en onkostenvergoeding op de agenda te zetten. Dankzij het initiatiefrecht mag de OR eigen onderwerpen inbrengen in de overlegvergadering, dus ook deze vergoedingen. Geldt er bij jullie geen reis- en verblijfkostenvergoeding, maar bespreken jullie wel het onderwerp hoe de organisatie aantrekkelijk kan blijven voor de werving van nieuwe en het behouden van bestaande werknemers? Dan heb je een mooi aanleiding dit onderwerp toch ter sprake te brengen.
