Onboarding nieuwe medewerker

Onboarding betekent het zo snel en efficiënt mogelijk wegwijs maken van nieuwe medewerkers binnen de organisatie. Als OR heb je instemmingsrecht op het aanstellingsbeleid, waar dit onder valt. Een goede onboarding zorgt dat nieuwe werknemers zich snel thuis voelen. Maar ook dat ze een redelijke inwerkperiode krijgen en goede begeleiding. In deze checklist lees je waar een onboardingstraject uit bestaat en waar je op kunt letten.

Belang van onboarding

Onboarding is niets meer of minder dan een introductieprogramma dat bestaat uit meerdere fasen met verschillende activiteiten. Een goede onboarding zorgt ervoor dat de nieuwe werknemer zich snel thuis voelt in jullie organisatie en dat hij ook snel met zijn werkzaamheden kan beginnen. Daarnaast kan de werknemer kennismaken met de nieuwe werkgever en de bedrijfscultuur. Én je kunt de nieuwe medewerker laten kennismaken met het werk van de OR. Een kans dus voor jullie om de nieuwe medewerker direct te betrekken bij de medezeggenschap.

Instemmingsrecht aanstellingsbeleid

Als ondernemingsraad heb je volgens artikel 27, lid 1e van de WOR instemmingsrecht op het aanstellingsbeleid van je organisatie. Onboarding is daarvan een belangrijk onderdeel. Nieuwe werknemers moeten zorgvuldig ingewerkt worden en de tijd krijgen om te wennen aan de nieuwe werkomgeving en de nieuwe functie. Met een goede onboarding zorgt de bestuurder dat nieuwe werknemers zich niet alleen snel thuis voelen, maar ook dat ze niet snel vertrekken. In tijden van personeelstekort extra belangrijk.

Voor de eerste werkdag

Het is meestal de HR-afdeling  of P&O die zorgt voor het onboardingstraject. Dat gebeurt met een introductieprogramma waarin staat wat er voor nieuwe medewerkers geregeld is. Onboarding begint als het goed is al voordat een werknemer aan zijn eerste werkdag begint. Vanaf het moment dat het arbeidsvoorwaardengesprek is gevoerd en de medewerker tekent voor de baan. Dit kan, vaak online, door modules of applicaties waardoor de medewerker alvast een kijkje in de organisatie kan nemen. Zo kan hij alvast wat vertrouwd raken met de nieuwe werkgever.

Vaak worden nieuwe medewerkers ook al uitgenodigd voor bedrijfsborrels, een gezamenlijke lunch of een eventueel gepland personeelsuitje, nog voordat het dienstverband officieel start.

(Online) onboarding

Waar jaren geleden het overhandigen van een personeelshandboek en het voorstellen van een collega in de bedrijfskantine het grootste gedeelte van het onboardingproces besloeg, zijn er tegenwoordig andere mogelijkheden waarop je dit kan aanpakken. Denk aan quizzen, online games en apps voor nieuwe medewerkers. Er zijn meerdere bedrijven die zich gespecialiseerd hebben in mobiele applicaties voor onboarding. Vaak is dit al een onderdeel van de HR-software.

Natuurlijk helpt de inzet van een online systeem bij een soepele onboarding, maar in de basis draait het er natuurlijk om dat een nieuwe medewerker zich snel thuis voelt in de organisatie. Het draait dan toch vooral ook om persoonlijk contact.

Informeren

Meestal is de direct leidinggevende van de nieuwe werknemer verantwoordelijk voor het introductieprogramma en het inwerken. De HR-professional of P&O-afdeling handelt de administratieve zaken af, zoals het verstrekken van toegangspassen, inlogcodes en bedrijfsmiddelen zoals een laptop, telefoon en bedrijfsauto. Ook zorgen ze voor toelichting op de arbeidsvoorwaarden en het personeelshandboek.

Vraag eventueel bij HR of je de inhoud van het introductieprogramma kan zien, dan kun je checken of dit is opgenomen.

Eerste werkdag

De eerste werkdag is en blijft een belangrijk moment. Hier kun je ook als ondernemingsraad een rol spelen. Je nieuwe collega hoort ook tot jullie achterban en mag stemmen voor de OR. Wel zo goed dus als je als OR je nieuwe collega van harte welkom heet in de organisatie. Je kan de OR voorstellen in een mail en daarin een link toevoegen naar jullie pagina op intranet of jullie contactgegevens.

Nodig de nieuwe medewerker na een tijdje uit voor een persoonlijk gesprek, waarin je wat meer kan vertellen over de OR en wat jullie doen.

Gezamenlijke introductie

Neemt je organisatie vaak nieuwe werknemers aan, dan is het aan te bevelen om een gezamenlijk introductieprogramma aan te bieden. De bestuurder geeft dan bijvoorbeeld op de eerste dag een presentatie over de geschiedenis van de organisatie, de producten of diensten en de klanten. Een gezamenlijke introductie bespaart de organisatie tijd en geld.

Ook dit kan een gelegenheid zijn waarop de OR zich kort voorstelt.

Specifieke groepen

Een standaard-inwerkprogramma is niet voor iedereen toereikend. Soms heeft een nieuwe werknemer iets meer aandacht nodig. Denk hierbij aan nieuwe werknemers die slecht Nederlands spreken of werknemers met een beperking. Ga na of je organisatie extra ondersteuning aanbiedt voor de nieuwe werknemers die hier behoefte aan hebben en of ze hiervan voor de start van de onboarding op de hoogte worden gesteld.

Aandacht voor bepaalde groepen nieuwe werknemers is iets wat je ook in de arbocommissie kan bespreken. Denk aan aanpassing van werkplekken of de toegankelijkheid van het gebouw.

Evaluatie

De onboarding bestaat uit fasen waarbij evaluatiemomenten horen. Het is belangrijk om te vragen hoe nieuwe medewerkers de onboarding hebben ervaren. Met medewerkers die toch eerder vertrekken dan gepland was, hoort je organisatie een exitgesprek te voeren. Hieruit kunnen de bestuurder en HR belangrijke informatie halen voor verbetering van de procedure of aanpak. Ga na of dit ook stadaard gebeurt in jullie organisatie.