Sollicitatiecode NVP

Tijdens sollicitatieprocedures moet een werkgever zich aan allerlei richtlijnen houden: hij moet de privacy van sollicitanten bewaken, hen gelijk behandelen en duidelijk zijn over de sollicitatieprocedure. De Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) heeft in overleg met de Stichting van de Arbeid een gedragscode opgesteld voor de werving- en selectieprocedure: de NVP Sollicitatiecode.

Goed werkgeverschap

Het uitgangspunt van de NVP Sollicitatiecode is dat iedere sollicitant een eerlijke kans heeft op een aanstelling. Deze code is onlangs op enkele punten aangescherpt en sluit aan bij bestaande Europese wet- en regelgeving. Het is een aanbeveling en geen verplichting. Maar het getuigt wel van goed werkgeverschap als jouw organisatie deze code ook toepast. Werkgevers die zich houden aan de gedragscode, zorgen voor een eerlijker werving en selectieprocedure en hebben een betere employer branding.

Duidelijk functieprofiel

Kandidaten moeten inzicht hebben in waar ze solliciteren en wat er van hen wordt verwacht. De werkgever moet daarom alle relevante informatie verstrekken over de organisatie, functie en sollicitatieprocedure, zodat ook de kandidaat kan bepalen of deze iets voor hem zijn. Het is de bedoeling dat elke vacature een duidelijk functieprofiel heeft met de volgende punten:

de functie-eisen, zoals vakbekwaamheid, gedrag en persoonlijke kwaliteiten;
de functie-inhoud;
de hoofdtaken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
de plaats in de organisatie;
het type arbeidsovereenkomst;
de salarisschaal die hoort bij de functie en waarvan de trede bepaald wordt door de ervaring en kwalificaties van de sollicitant;
de arbeidsomvang (aantal uren per week);
de standplaats.

Functie-eisen mogen persoonlijke kenmerken zijn, maar alleen als deze ook echt essentieel zijn om te functie te vervullen en dus niet in strijd zijn met de regels rond gelijke behandeling. Er zijn ook een paar ‘no go’s. Het is niet toegestaan om de sollicitant te vragen naar zijn gezondheid. Het is niet toegestaan te vragen naar (plannen voor) zwangerschap. En het is niet toegestaan om de sollicitant te vragen naar zijn of haar huidige salaris.

Transparante procedure

Het is belangrijk dat de procedure transparante is en laat zien hoe de sollicitatieprocedure eruitziet en welke bijzondere selectiemiddelen worden ingezet. Dat betekent informatie over:

de wijze van solliciteren;
de sluitingstermijn, tot wanneer de sollicitant kan reageren;
de reactietermijn, wanneer de sollicitant reactie krijgt;
eventuele aanvullende procedures, zoals een psychologisch assessment, meeloopdag, aanstellingskeuring of antecedentenonderzoek;
eventuele voorkeursbeleid, inclusief de reden waarom.

De werkgever kan afwijken van de eerder vermelde procedure, maar dan moeten alle sollicitanten dat wel weten. Ook de sollicitant kan met een gegronde reden vragen om een afwijkende procedure.

Informatie

Bij een sollicitatie kan een werkgever vragen om een motivatie waarom de sollicitant deze functie in deze organisatie wil vervullen. Vaak is dat aangevuld met een curriculum vitae, met alle relevante informatie van de sollicitant, zoals opleiding, diploma’s, arbeidsverleden en ervaring. Van de sollicitant mag worden verwacht dat hij naar waarheid alle informatie verschaft die belangrijk is voor de beoordeling van de geschiktheid voor de functie. De sollicitant mag dus niet opzettelijk gegevens achterhouden waardoor je niet goed kunt beoordelen of hij in staat is de functie te vervullen. Informatie die de werkgever via internet, socials of derden verkrijgt, mag niet zomaar worden gebruikt en moet worden overlegd met de sollicitant, met duidelijke bronvermelding. Het nabellen van referenties mag alleen na toestemming van de sollicitant.

AI gebruik bij de selectie

Maakt de werkgever gebruik van AI bij de selectie van kandidaten, dan moeten deze middelen voldoen aan de nationale AI verordening en de Europese regels voor het gebruik van AI. De inzet van AI bij werving en selectie geeft een hoog risico en er zijn scherper voorwaarden aan verbonden. Zo moet de werkgever een log bijhouden van de activiteiten van het AI-systeem, zorgen voor goed data management en borgen dat menselijk toezicht mogelijk is.

Terugkoppeling

Een sollicitant heeft recht op een discrete behandeling van zijn sollicitatie. Dit betekent dat zowel de sollicitatie op zichzelf als alle verkregen informatie vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld moeten worden. Het is de regel om de ontvangst van een sollicitatie binnen twee weken te bevestigen. Na de sluitingsdatum vindt de eerste selectie plaats uit de binnengekomen sollicitaties: met wie wil men wel en met wie niet in gesprek. Daarna is de terugkoppeling of de sollicitant:

is uitgenodigd voor een vervolgstap;
is afgewezen en waarom;
wordt aangehouden (reserve-kandidaat) onder vermelding van de termijn waarbinnen nader bericht volgt. Die termijn is maximaal twee weken.

Ook sollicitanten die in latere rondes afvallen, moeten binnen twee weken een gemotiveerde terugkoppeling krijgen waarom ze het niet zijn geworden. De gegevens van de (afgewezen) sollicitant moeten volgens de AVG-richtlijnen binnen vier weken na afwijzing worden vernietigd. Wil een werkgever de gegevens langer bewaren, bijvoorbeeld met het oog op toekomstige vacatures, dan kan dat alleen na toestemming en maximaal een jaar.

NIP-psychologen

Een psychologisch onderzoek of assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. De NVP-sollicitatiecode schrijft voor dat die alleen mogen plaatsvinden door of onder verantwoordelijkheid van een psycholoog die werkt volgens de beroepscode van het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP). De psycholoog heeft van tevoren toestemming nodig van de sollicitant om de resultaten van het onderzoek aan de opdrachtgever te kunnen geven.

Medisch onderzoek

Een medisch onderzoek kan alleen plaatsvinden als er vooraf, op advies van de bedrijfsarts, bijzondere eisen zijn gesteld aan de medische geschiktheid die bij een functie hoort. Keuren kan alleen na alle overige beoordelingen op geschiktheid en aan het einde van de selectieprocedure. Een keurend arts, die zich houdt aan de voor een dergelijk onderzoek geldende wettelijke regels, verricht het onderzoek.

Klachten indienen

Als de sollicitant vindt dat de werkgever in strijd met de bepalingen van de NVP Sollicitatiecode heeft gehandeld, kan hij een klacht indienen bij de organisatie. De sollicitant heeft het recht uiterlijk binnen een maand een schriftelijke, gemotiveerde reactie te ontvangen. Heeft een sollicitant met een schriftelijke klacht over de werving- en selectieprocedure geen of een onbevredigende reactie heeft gekregen van een organisatie? Dan kan hij zich met zijn klacht wenden tot twee instanties:

Bij procedurele klachten is dat de Klachteninstantie van de Sollicitatiecode. Deze toetst de klacht aan de NVP Sollicitatiecode, doet een uitspraak en geeft de werkgever zo nodig aanbevelingen voor een zorgvuldiger werving- en selectiebeleid. De behandelde klachten worden jaarlijks geanonimiseerd doorgegeven aan de Stichting van de Arbeid.
Bij vermeende overtredingen van wet- en regelgeving zijn dat de rechter of andere partijen, zoals bij ongelijke behandeling en discriminatie het College voor de Rechten van de Mens, bij onterechte aanstellingskeuringen de Commissie Klachtenbehandeling Aanstellingskeuringen en bij klachten over de bescherming van persoonsgegevens de Autoriteit Persoonsgegevens.