Poffertjes voor participatie?
Door Bora Fidan
Een paar jaar geleden had ik voor de medezeggenschap bij de ingang van ons kantoor een poffertjeskraam geregeld. Niet omdat de medezeggenschap ineens de catering had overgenomen. Ook niet omdat een poedersuiker in het OR-jaarplan stond. We wilden gewoon weten wat er onder de mensen speelde en hun aandacht krijgen. En dat bleek verrassend effectief!
OR’en hebben vaak hetzelfde probleem. We willen medewerkers betrekken, dus sturen we een nieuwsbrief. Daarna nog een mail. Dan een enquête. En als de respons tegenvalt, concluderen we dat ‘de achterban lastig te bereiken is’. Maar misschien is dat een iets te makkelijke conclusie. Want wees eerlijk: hoeveel nieuwsbrieven van je eigen organisatie lees jij van begin tot eind? En hoeveel enquêtes open je als je inbox al vol zit? We verwachten aandacht voordat we die verdiend hebben.
Eerst aandacht, dan de vraag
Die poffertjeskraam werkte juist omdat het totaal niet leek op OR-communicatie. Mensen zagen iets onverwachts, bleven staan en vroegen wat er aan de hand was. Terwijl ze wachtten op hun poffertjes, ontstond vanzelf een gesprek. En dan heb je iets wat met de eerdere nieuwsbrieven en enquêtes niet eerder was gelukt: Hun aandacht!
En dan kan je het gesprek beginnen. Dat hoeft niet per se met twintig zorgvuldig geformuleerde enquêtevragen. Gewoon met: ‘Hoe gaat het eigenlijk op jullie afdeling?’ Of: ‘Wat vinden jullie van die nieuwe reiskostenregeling?’ Ineens kwamen er verhalen! Dingen waar niemand een formele melding van had gemaakt, irritaties die in geen enkele vragenlijst zouden zijn beland, of ideeën waar de OR zelf nog niet aan had gedacht. En dat is precies wat je als OR nodig hebt. Niet alleen een percentage respons, maar gevoel voor wat er daadwerkelijk leeft. En wil je de input formeler ophalen? Je kan altijd een QR-code naar een enquête bij de poedersuiker neerzetten.
Natuurlijk is een poffertjeskraam geen wondermiddel. En ik pleit ook niet voor een vaste post ‘beslag en poedersuiker’ op iedere OR-begroting, maar opvallende acties werken wel. Het kan net zo goed een ijsje zijn op een warme dag, of rond de verkiezingen een stemhokje opzetten, of iets anders waardoor collega’s even stoppen. Het principe is belangrijker dan de vorm: eerst aandacht, dan de vraag.
Aandacht is nog maar het begin
En daarna komt eigenlijk pas het lastigste deel. Want medewerkers betrekken houdt niet op zodra je hun input hebt verzameld. Als iemand je vertelt wat er speelt, wil die persoon later ook weten wat ermee is gebeurd. Is het besproken met de bestuurder? Heeft het iets veranderd? Waarom wel of niet? Daar gaat het bij achterbancommunicatie volgens mij vaak mis. We vragen om input, nemen die mee naar een overleg en verdwijnen vervolgens weer achter de vergaderdeur. De volgende keer dat de OR om input vraagt, denkt een medewerker dan niet: ‘Vorige keer hoorde ik er ook nooit meer iets van’.
Misschien is lage betrokkenheid daarom niet alleen een communicatieprobleem. Misschien is het soms ook een geheugenprobleem. Niet bij de achterban, maar bij de OR. Dat inzicht speelde later ook een rol bij het idee achter Ordamo. Input ophalen bleek niet eens het moeilijkste deel. De echte uitdaging is zorgen dat een reactie niet ergens in een notulendocument verdwijnt, maar verbonden blijft aan het onderwerp en het overleg, en inzichtelijk blijft wat er uiteindelijk met de input gebeurt. Want aandacht krijg je misschien met poffertjes, maar vertrouwen krijg je pas als mensen zien wat je daarna met hun verhaal doet.
Bora Fidan is werkzaam bij Ordamo, partner van OR Live op 7 oktober in de Fokkerterminal.
