De beste ideeën verzin jijzelf niet

‘Jullie doen er toch niks aan!’ Het is een opmerking die pijn doet als die door collega’s wordt geuit naar jou als lid van de OR. Maar misschien legt het wel iets bloot: collega’s voelen zich niet voldoende gehoord. En dat is nou precies waarom achterbanraadpleging in de Wet op de ondernemingsraden (WOR) zo stevig wordt gestimuleerd en gefaciliteerd.

Artikel 17 WOR is duidelijk

Artikel 17 van de WOR is glashelder: ‘De ondernemer is verplicht om de OR ruim te faciliteren om medewerkers te raadplegen, en medewerkers moeten daar in de baas zijn tijd aan mee kunnen doen.’ Dat is geen vrijblijvende regel. De wetgever vindt dit erg belangrijk omdat medezeggenschap niet kan bestaan zonder input van de werkvloer. De OR is de ogen en de oren van alle medewerkers. En heeft dan pas recht van spreken en adviseren.

Worstelen met zichtbaarheid

Want laten we eerlijk zijn: veel ondernemingsraden worstelen met hun zichtbaarheid, aantrekkelijkheid en hoe de collega’s actief te betrekken. Notulen en of nieuwsbrieven worden nauwelijks gelezen, polls op intranet leveren weinig zinvolle reacties op. Het gevolg? De OR baseert zich op aannames en de eigen mening – en dat kan gevaarlijk zijn. Het is bovendien niet enorm interessant voor een bestuurder en of HR.

Professionele achterbanraadpleging

Soms lukt het ondernemingsraden om via een zelf opgestelde enquête input op te halen. En als er dan een hele lijst met resultaten ligt is de volgende vraag wat nu de rode draad daarin is. Het is de hoogste tijd voor een andere aanpak! Daarom heb ik bij Metamorfase het instrument OR-Dialoog omarmd. Geen oppervlakkige poll, maar een gestructureerde dialoog in twee rondes:

• Ronde 1: Medewerkers geven hun mening via open vragen.
• Ronde 2: Ze wegen elkaars antwoorden. Zo ontstaat een objectieve prioritering, zonder dat de OR of HR zelf filtert.

Het mooie? Het is anoniem, gebruiksvriendelijk en levert een rijk beeld op van wat er leeft. Trends komen boven water, zelfs als er niet expliciet naar gevraagd is. Denk aan thema’s als werkdruk, sociale veiligheid, leiderschap, communicatie en arbeidsvoorwaarden.

Goede voorbereiding

Hoe pak je het professioneel aan zo’n achterbanraadpleging? Een goede achterbanraadpleging vraagt voorbereiding. Denk aan:

• overleg met bestuurder, HR, Compliance, IT (AVG-proof werken);
• heldere vragen: wat wil je precies weten en waarom nu?
• timing: doe het vóórdat besluiten genomen zijn, geen mosterd na de maaltijd;
• communicatie: leg uit wat je doet en wat er met de resultaten gebeurt;
• terugkoppeling: laat zien dat je iets doet met de input, terugkoppelen dus.

Praktijkvoorbeeld OR Dialoog

Laat ik je meenemen in twee recente achterbanraadplegingen die ik begeleidde. Beide gingen verder dan een simpele enquête; ze waren echte dialogen waarin medewerkers aan elkaar hun stem lieten horen. Welke vragen stelden we zoal?

1. ‘Wat heb jij nodig om lid te worden van de OR?’

De antwoorden varieerden van meer tijd en ruimte, een andere OR-dag in de week tot duidelijke verzoeken over welke taken, training en ondersteuning dan nodig zijn, en zelfs concrete voorbeelden van wat de OR bereikt had en die de OR zelf al weer was vergeten. Dit gaf de OR handvatten om drempels weg te nemen en actief én succesvol kandidaten te werven voor de volgende verkiezingen.

2. ‘Waar moet de OR volgens jou aandacht voor hebben?’

Hier kwamen thema’s naar voren zoals werkdruk en welzijn, sociale veiligheid, transparantie in de besluitvorming, en inclusie en diversiteit. Deze input werd direct vertaald naar speerpunten in het jaarplan en leidde tot aanpassingen in het Personeelshandboek en enkele arbeidsvoorwaardelijke regelingen.

3. ‘Hoe ervaar jij sociale veiligheid op het werk?’

Medewerkers gaven definities die HR kon gebruiken om toekomstig beleid te toetsen: ‘Een cultuur van respect, vertrouwen en open communicatie, waarin je jezelf kunt zijn.” En onder ‘feedback verstaan wij dat je concreet zegt wat je dwarszit en dan ruimte geeft aan de ander om in beweging te komen en zijn gedrag aan te passen.’

En wat leerden we van de antwoorden?

• Sociale veiligheid vraagt om actie: Medewerkers willen dat leidinggevenden echt voorbeeldgedrag tonen, dat er trainingen komen om de sociale veiligheid frequent bespreekbaar te maken, en dat vertrouwenspersonen beter zichtbaar worden.
• Werkdruk en communicatie: Hoge werkdruk en gebrek aan transparantie kwamen vaak terug en werden aan elkaar gekoppeld. OR’s gebruikten deze inzichten om initiatiefvoorstellen te doen over taakverdeling en betere communicatie en stimuleerden het werkoverleg in de organisatie.

Bovendien kwamen er zeer concrete tips uit de dialoog:

• Training voor leidinggevenden om sociale onveiligheid te herkennen en erop te reageren. Met concrete handvaten omdat er handelings-schaamte ontstond.
• Gedragscodes bespreken bij introductie-sessies van nieuwe medewerkers.
• Meer informele momenten voor manager en teams om vertrouwen op te bouwen.
• Regelmatige evaluatie van sociale veiligheid in de functioneringsgesprekken.
• Externe vertrouwenspersonen prominenter als aanvulling op de interne opties.

Medewerkers waardeerden de OR-Dialoog met een dikke 8,5. Ze voelden zich echt gehoord en serieus genomen. Eén citaat zegt alles: ‘Het geeft me het gevoel dat mijn ervaringen en ideeën serieus worden genomen en dat er aandacht is voor een veilige en respectvolle werkomgeving. Nu ervaar ik dat ik ook mag helpen mijn organisatie beter te laten functioneren’.

Deze blog is geschreven door Johan Berends van Metamorfase, partner van OR Live op 7 oktober.