Constructief adviseren en instemmen

Als de OR een vraag krijgt om te adviseren of in te stemmen met een voorgenomen besluit van de bestuurder, is er sprake van een medezeggenschapstraject. Een constructief en efficiënt verloop van zo’n traject komt de besluitvorming ten goede. Het is eerst en vooral aan de bestuurder dat traject te bewaken, dat valt tenslotte onder zijn zorgplicht. Maar de OR kan daar zelf ook een rol in vervullen, bijvoorbeeld met een goede voorbereiding.

Voorwaarden

De belangrijkste voorwaarden voor een constructief verloop van een medezeggenschapstraject zijn:

Onderling vertrouwen en respect Van belang is een goede relatie tussen OR en bestuurder, waarbij partijen elkaar vertrouwen en respect hebben voor ieders verschillende rollen en belangen. De OR en de bestuurder hebben daarbij altijd een gemeenschappelijk belang: de continuïteit van de organisatie.
Tijdige betrokkenheid Wil de OR wezenlijke invloed op de besluitvorming kunnen uitoefenen, dan is het belangrijk dat de OR al in een vroeg stadium kan aanhaken en dat de bestuurder zich dat ook realiseert. Het is belangrijk dat OR en bestuurder met elkaar, formeel en informeel, in gesprek zijn en blijven over wat er binnen de organisatie speelt.

Overlegvergadering

Tijdens de overlegvergadering tussen bestuurder en ondernemingsraad moet de bestuurder aangeven welke advies- en instemmingsplichtige onderwerpen hij het komende halfjaar op de agenda heeft staan. De OR kan hier zelf ook altijd naar vragen. Zo kan worden voorkomen dat de OR door een adviesaanvraag of instemmingsverzoek wordt overvallen. Tijdens de overlegvergadering moeten er afspraken worden gemaakt over wanneer en op welke wijze de OR in de besluitvorming wordt betrokken. Het is verstandig deze afspraken goed vast te leggen. De bestuurder mag daarbij van de OR vragen om een flexibele opstelling en snel schakelen als dat nodig is.

Recht op informatie en geheimhouding

Als OR kan je op grond van je actief informatierecht alle informatie opvragen die je nodig acht voor je advisering. Je moet wel kritisch zijn op wat je vraagt, je vragen duidelijk formuleren en je vragen het liefst geclusterd aanleveren. Als dat vanwege de vertrouwelijkheid van de informatie nodig is, kunnen bestuurder en OR afspraken maken over de geheimhouding, zodat de OR daar – ook in het overleg met zijn achterban – rekening mee kan houden.

Schakel tijdig een externe deskundige in

Zeker in complexe trajecten kan het verstandig zijn dat de OR een externe deskundige inschakelt. Die kan het proces begeleiden, de onderhandelingspositie van de OR versterken en er zo voor zorgen dat de OR maximale invloed uit kan oefenen. De OR moet dan niet vergeten de bestuurder van tevoren te informeren over de inschakeling van een externe deskundige en de te verwachten kosten daarbij.

Preadvies

In complexe medezeggenschapstrajecten met ingrijpende personele gevolgen, denk aan fusies en reorganisaties, kan het goed zijn dat de OR al voor het definitieve advies of instemming aan de bestuurder laat weten welke kant zijn reactie uitgaat. Zeker als sprake zou zijn van een negatief advies of een onthouding van instemming. Zo’n eerste indicatie kan een preadvies heten. Partijen kunnen dan met elkaar in overleg over de vraag wat de OR nodig heeft om (alsnog) tot een positief advies of instemming te komen.

Advies met voorwaarden

Als je als OR aan je advies of instemming voorwaarden verbindt, dan is het belangrijk dat je deze duidelijk formuleert. Het is verstandig dat je vóórdat je met de bestuurder over de voorwaarden gaat onderhandelen, voor jezelf hebt bedacht wat echt prioriteit heeft voor jullie OR.

Leg samenwerkingsafspraken rond medezeggenschapstrajecten met de bestuurder vast in een convenant. Dat convenant is op elk moment weer aan te passen: jaarlijks, na een doorlopen medezeggenschaptraject, na de OR-verkiezingen of bij de komst van een nieuwe WOR-bestuurder. Daarvoor is wel nodig dat alle betrokken partijen hiermee instemmen.

Deze checklist is geschreven door De Clercq Advocaten en Notariaat.