Wet loontransparantie

Wet op de ondernemingsraden

De Wet implementatie Richtlijn loontransparantie mannen en vrouwen, zoals de wet officieel heet, is de Nederlandse vertaling van een Europese richtlijn. Met de invoering van de Wet loontransparantie wordt ook de Wet op de ondernemingsraden aangepast op twee onderdelen: het instemmingsrecht en het informatierecht.

Stap 1. Systeem voor functiewaardering en -indeling

Volgens de Wet loontransparantie zijn werkgevers met meer dan 50 werknemers voortaan verplicht een transparant systeem voor functiewaardering en -indeling te hebben. Die bepaalt kort gezegd welke functie in welke salarisschaal hoort. Basis van zo’n systeem zijn functiebeschrijvingen, die per functie taken, verantwoordelijkheden en benodigde vaardigheden vastleggen. Dan wordt een meetlat vastgesteld van objectieve waarderingscriteria, zoals benodigde kennis, zelfstandigheid, verantwoordelijkheid en sociale vaardigheden om een functie te kunnen uitoefenen. Die criteria worden gewaardeerd met punten. Daarmee is voor elke functie een totaalscore uit te rekenen. Die scores vallen binnen gekozen intervallen van scores voor alle functieniveaus, die op hun beurt weer gekoppeld zijn aan salarisschalen.

Tip. Check je cao. In de meeste cao’s zijn functie-indelingen vastgelegd. In dat geval heeft de OR geen rol bij het vaststellen daarvan.

Instemmingsrecht beloningssysteem

De OR had al instemmingsrecht bij het vaststellen, wijzigen of intrekken van een belonings- of functiewaarderingssysteem (artikel 27, lid 1 onder c WOR). Dat was alleen niet erg gespecificeerd en meestal beperkt tot de globale methodiek die achter het systeem ligt. Daarom is er voortaan in de WOR sprake van een ‘beloningssysteem of een systeem voor functiewaardering en -indeling’, dat aansluit bij de definitie uit de Wet loontransparantie. Nieuw is daarbij dat de OR expliciet instemmingsrecht heeft bij besluiten over

• de onderliggende criteria van de loonstructuur, die objectief en genderneutraal moeten zijn (functieanalyse);
• de indeling van de functiecategorieën (functiewaardering);
• de koppeling van die categorieën aan de salarisschalen uit het loongebouw (inschaling).

Stap 2. Loonkloofrapportage

Werkgevers met meer dan 100 werknemers moeten periodiek een loonrapportage maken waaruit de eventuele beloningsverschillen tussen mannen en vrouwen blijken. Het gaat daarbij niet alleen om de totale loonkloof voor de hele organisatie, maar ook om de verdeling van mannen en vrouwen over verschillende beloningsniveaus binnen de organisatie en om de verschillen in beloning binnen functiecategorieën van werknemers die gelijke of gelijkwaardige arbeid verrichten. Heel concreet geeft de wet aan wat er gerapporteerd moet worden:

De rapportage moet de volgende elementen bevatten:

• het gemiddelde beloningsverschil tussen mannelijke en vrouwelijke werknemers, uitgedrukt in een percentage;
• het mediane beloningsverschil tussen mannelijke en vrouwelijke werknemers, dat wil zeggen middelste loon van alle mannen en van alle vrouwen;
• het gemiddelde en mediane verschil in aanvullende beloningscomponenten, zoals bonussen, prestatiebeloning, provisies en andere resultaatafhankelijke beloningselementen;
• de verdeling van werknemers over beloningskwartielen, uitgesplitst naar mannen en vrouwen;
• het percentage vrouwelijke en mannelijke werknemers dat variabele of aanvullende beloningscomponenten ontvangt.

Getrapte rapportageplicht

Niet alle organisaties moeten even vaak en vanaf hetzelfde moment een loonkloofrapportage maken. Die rapportageplicht gaat getrapt in.

• Werkgevers met ten minste 150 werknemers moeten vanaf 2028 rapporteren over de loonverschillen in het kalenderjaar 2027. Organisaties met meer dan 250 werknemers moeten dat jaarlijks doen; organisaties tussen de 150 en 250 werknemers eens per drie jaar.
• Werkgevers met 100 tot 150 werknemers volgen in 2031 met een eerste rapportageverplichting over 2030. Zij moeten eveneens eens per drie jaar rapporteren.

Voor kleinere werkgevers van 50 tot 100 werknemers geldt geen rapportageplicht, al zullen ze wel moeten beschikken over een objectief en genderneutraal systeem voor functiewaardering en -indeling.

Informatierecht OR

Speciaal voor de loonrapportage wordt artikel 31d WOR over informatierecht aangepast. De werkgever moet uit eigen beweging de schriftelijk loonrapportage aan de OR verstrekken en met de OR bespreken in de overlegvergadering. De OR hoeft dus niet zelf om de rapportage te vragen of de bespreking erover te agenderen. De werkgever moet de OR actief betrekken bij de controle op juistheid van de loonrapportage. Daarvoor kan de OR informatie opvragen over de wijze van berekeningen en de gebruikte data. Voor alle duidelijkheid: de OR hoeft dus niet in te stemmen met de loonrapportage. Ook als de OR het niet eens is met de inhoud, mag de werkgever de loonrapportage toch indienen bij het monitoringsorgaan.

TIP: Heeft een organisatie meer dan 100 werknemers, maar geen OR? Dan mag de werkgever de loonrapportage niet in principe niet vaststellen, omdat hij de OR niet heeft geraadpleegd.

Individueel informatierecht

Ook individuele werknemers moeten kunnen beoordelen of hun beloning in lijn is met die van anderen die vergelijkbaar werk verrichten. Zij krijgen met de Wet loontransparantie het recht schriftelijk informatie op te vragen over hun eigen loonniveau ten opzichte van het gemiddelde loonniveau van mannen en vrouwen die hetzelfde of gelijkwaardig werk doen. Bovendien moeten werkgevers hun medewerkers jaarlijks informeren dat ze dit informatierecht hebben en hoe ze daar gebruik van kunnen maken. Een verzoek tot informatie moet binnen een redelijke termijn worden, met een maximum van twee maanden.

Informatierecht sollicitanten

Voor alle werkgevers geldt verder dat ze transparant moeten zijn richting sollicitanten over de beloning van de vacante functie. Per saldo betekent dit dat werkgevers aan sollicitanten kenbaar moeten maken wat het aanvangsloon is van de functie of welke loonbandbreedte (salarisschaal) daarbij hoort. Daarnaast is het verboden om sollicitanten, direct of indirect, te vragen naar hun huidige salaris, zodat dit geen rol speelt bij de vaststelling van het aanvangssalaris.

Stap 3. Loonevaluatie

Blijkt uit de loonrapportage blijkt dat sprake is van een significant loonverschil tussen mannen en vrouwen binnen een bepaalde functiecategorie van 5% of meer, dan moet de bestuurder een zogenaamde loonevaluatie opstellen, inclusief plan van aanpak. Tenzij het verschil verklaard kan worden door objectieve en genderneutrale redenen zoals specifieke arbeidsmarktschaarste of relevante werkervaring, of tenzij de werkgever de verschil binnen zes maanden kan oplossen.

De loonevaluatie brengt de aard en oorzaken van de beloningsverschillen in kaart en de maatregelen die nodig zijn om binnen een redelijke termijn die verschillen op te heffen. Voorbeeld van maatregelen zijn het aanpassen van de beloningsstructuur of de functiewaardering, het herzien van inschalingscriteria of het corrigeren van individuele beloningen.

Instemmingsrecht OR

De Wet loontransparantie gaat uit van een gezamenlijke benadering, waarbij de werkgever de analyse uitvoert in samenhang met de ondernemingsraad. Dat is in artikel 27 lid 1 onder c WOR vastgelegd als instemmingsrecht bij de loonevaluatie en het bijbehorende plan van aanpak. Zonder voorafgaand akkoord van de OR mag de werkgever dit niet uitvoeren.