Vertrouwenspersoon: van vinkje naar kanarie

‘Ja hoor, we hebben al een vertrouwenspersoon’. Dat is de opmerking die ik veel krijg als ik met bestuurders overleg over de positionering van de vertrouwenspersoon en een goed meldproces. Vervolgens merk ik dat er geen interesse is om op het onderwerp door te gaan. Vaak leeft het idee dat als ze een vertrouwenspersoon is aangesteld, dat het daarmee goed is. ‘We gaan het niet ingewikkelder maken dan nodig is.’

Alleen een vinkje werkt niet goed

De invulling van de rol van de vertrouwenspersoon zou meer moeten zijn dan het zetten van een vinkje, in de zin van het voldoen aan een verplichting zonder er verder inhoud aan te geven. De praktijk leert ook dat de inzet van de vertrouwenspersoon zo niet effectief is en aantoonbaar minder toegevoegde waarde heeft.
Dat is jammer. Het gaat immers om het werkgeluk van de medewerkers. Werkgeluk hangt nauw samen met sociale veiligheid. Medewerkers die zich niet veilig voelen omdat er zaken spelen op het werk als verbale agressie, pesten, discriminatie of intimidatie, zijn niet gelukkig op het werk en presteren minder goed. Gelukkige werknemers die zich veilig voelen op het werk verzuimen minder, zijn productiever en creatiever, werken beter samen en zorgen voor tevreden klanten.

Vertrouwenspersoon verplicht?

De Arbowet verplicht iedere werkgever beleid te voeren om de sociale veiligheid te bevorderen. De wet schrijft (nog) niet expliciet voor dat er een vertrouwenspersoon moet worden aangesteld, maar toch kan je nu al spreken van een soort indirecte verplichting: het aanstellen van een vertrouwenspersoon is immers een goed instrument om invulling te geven aan het verplichte beleid rond psychosociale arbeidsbelasting.
Er is nieuwe wetgeving op komst waarin iedere werkgever met meer dan tien werknemers wordt verplicht een interne of externe vertrouwenspersoon aan te stellen. De nieuwe wet schrijft expliciet voor dat de OR of PVT instemming moet geven bij de aanstelling en positionering van de vertrouwenspersoon. Ook moet de vertrouwenspersoon aan de organisatie en OR of PVT jaarlijks gaan rapporteren.

Betrek de medezeggenschap

Ik juich het toe, dat werkgevers verplicht worden de medezeggenschap te betrekken bij de opstelling van de profielschets en de aanstelling van de vertrouwenspersoon. De OR kan daarbij goed letten op de inrichting van het werkproces van de vertrouwenspersoon. Die is van groot belang. Zo moeten melders de vertrouwenspersoon veilig kunnen bereiken en moet de toegang tot de vertrouwenspersoon laagdrempelig zijn. Denk daarbij ook na over de mogelijkheid van anoniem melden en welke toegevoegde waarde dat zou hebben voor de organisatie.’

Kanarie in de kolenmijn

De optimale vertrouwenspersoon is makkelijk benaderbaar, vangt in een vroeg stadium signalen op van ongewenst gedrag en integriteitsschendingen en stimuleert de organisatie daar actie op te ondernemen, zodat er geen onnodige escalatie plaatsvindt. Als organisatie maak je zo van je vertrouwenspersoon een speciaal alarmsignaal, zoals een kanarie in de kolenmijn.
Vroeger namen mijnwerkers letterlijk een kanarie mee in een kooitje als zij ondergronds gingen. De kanarie bleek zeer gevoelig voor het opvangen van giftige geur- en reukvrije kolengassen, Als de kanarie stopte met zingen, dan wisten de mijnwerkers dat er sprake was te weinig zuurstof en te veel koolmonoxide of andere giftige gassen en wisten ze dat ze onmiddellijk weg moesten uit de mijnschacht. Kortom, als een organisatie de vertrouwenspersoon goed positioneert en zorgt voor een veilig meldproces, dan maak je van een vinkje een kanarie.

Meer lezen over de vertrouwenspersoon: lees de checklists over de instelling en benoeming van de vertrouwenspersoon of de checklist 11 vragen over de rol van de vertrouwenspersoon.

TrusTool zorgt voor een compleet en veilige werkwijze voor de vertrouwenspersoon: van veilig melden tot rapportage. TrusTool is aanwezig bij OR Live op 16 oktober en de tool is verkrijgbaar via de Performa OR Tools.