Vraag vooral niets aan je medewerkers!

‘Hoe tevreden ben jij over het werken bij ons?’ Dat is een veelvoorkomende vraag in een MTO (medewerkerstevredenheidsonderzoek) waarbij de antwoordmogelijkheid veelal een schaal is van 1 tot 10. Om meerdere redenen een slecht geformuleerde vraag. De vraag is suggestief omdat je het woord ‘tevreden’ gebruikt en ook het woordje ‘ons’ creëert al een verbinding die een 1 punt positievere score oplevert. Sterker nog de uitslag op dit soort kwantitatieve vragen (dus met een antwoordschaal van 1 tot 10) levert altijd de normaalverdeling op. En dat is een dikke 7. De vraag is dus wat je eigenlijk onderzoekt en vaststelt als organisatie.

Zaak dus om als OR het heel anders aan te pakken. Met niet-suggestieve vragen. Neutrale vragen die de gelegenheid geven inhoudelijk te antwoorden als medewerker. Een open vraag zonder enige sturing in de begrippen. Niet makkelijk, maar wel te doen. Sterker nog elders bewezen effectief in achterbanraadplegingen.

Een voorbeeld uit de praktijk

In een organisatie heeft de HR-afdeling een half jaar geleden een PMO gehouden, in goede samenwerking met de bedrijfsarts. Daaruit kwam naar voren dat met name storingsmonteurs vanaf 50 jaar en ouder klachten krijgen die veroorzaakt worden door het vele tilwerk in moeilijke omstandigheden. Denk aan een natgeregend Lowlands op zaterdagavond waar een storingsmonteur moet opdraven om iemand uit een stilgevallen hoogwerker te halen. De monteur staat dan voor de keuze om of al het zware gereedschap en de meest voorkomende reserveonderdelen direct mee te nemen of dat niet te doen met het risico dat hij meerdere keren heen en weer moet lopen naar zijn busje.

Tilcursus

De bedrijfsarts adviseert naar aanleiding van de uitslag van het PMO om alle monteurs een tilcursus te laten volgen. Personeelszaken neemt het advies over. De monteurs gaan braaf op tilcursus. Achteraf zegt een van hen: ‘Heerlijk een dagje uit met collega’s om te leren wat we al wisten’. Eigenlijk zien ze het als een belediging. Dus vragen ze de OR: kunnen jullie geen beter advies geven om onze klachten op te lossen? De OR vergadert er twee keer over, maar komt ook niet veel verder dan vaststellen dat er lasten zijn, dat het duidelijk is waardoor die veroorzaakt worden. Wat nu een betere oplossing is, blijft onduidelijk.

Extern advies gevraagd

De OR komt bij mij op de lijn. Of ik een oplossing heb die nog niet bedacht is door Personeelszaken, de bedrijfsarts of de OR. Maar die heb ik ook niet. Wat ik wel heb is de OR-Dialoog om de achterban te raadplegen en dat is wat ik aanbeveel om in te zetten.

Eerste ronde: open vragen

Het is een even logisch als voor de OR onverwacht advies: vraag het gewoon aan hen die het weten, de betrokken medewerkers. Vraag het de monteurs! Na wat overleg werden alle monteurs in de eerste ronde van OR-dialoog bevraagd op hun werkplezier, werkdruk, fysieke overbelasting. Niet naar waar ze last van hadden. Dat wisten we al uit het PMO. Maar wel naar concrete situaties waarin de last zich voordeed en naar de oplossingen die de monteurs daarbij zelf zien. In plaats van meerkeuzevragen met standaardantwoorden stellen we in de OR-Dialoog dus open vragen met ruimte voor echte inbreng. De vragen die we stelden waren:

• In welke situatie ervaar je de meeste last?
• Welke storingen betreft dat?
• Bij welke opdrachtgevers?
• Hoe vaak heb je last?
• Hoelang houdt de last aan?
• Heb je voor jezelf een oplossing bedacht en welke is dat dan?
• Waar heb je vooral behoefte aan om jouw last te verlichten?
• Heb je een advies aan de OR, HR en de bedrijfsarts?

Met name de laatste drie vragen leveren veel interessante antwoorden op. Eentje bevat de suggestie ‘geef iedereen een bolderkar’. Dat is natuurlijk best even lachen met z’n allen. Ook in de OR glimlachte men meewarig bij het idee.

Tweede ronde: weging

Met de antwoorden uit de eerste ronde ben je er nog niet in een professionele achterbanraadpleging. Daar is nog een tweede ronde van de OR-dialoog nodig: de weging. Ook die vraag je aan de medewerkers. Zij zijn prima in staat – en willen dat ook graag – om het best gegeven antwoord bovenaan te zetten. En wat blijkt? Het eerder weggelachen idee om alle storingsmonteurs een bolderkar te geven wordt met stip op positie 1 gezet als het allerbeste antwoord.

In de eerstvolgende overlegvergadering worden de resultaten van de OR-Dialoog gepresenteerd aan de bestuurder en die bedenkt zich geen moment. Hij laat HR een uitnodiging sturen aan alle monteurs voor een barbecue volgende week vrijdagmiddag. Hij geeft inkoop de opdracht 30 bolderkarren en steekwagens op luchtbanden te bestellen met het logo van de organisatie. Tijdens de barbecue klimt de bestuurder op een zeepkist en spreekt hij zijn monteurs toe. Hij verontschuldigt zich voor de eerder aangeboden tilcursus en laat de grote werkplaatsdeur omhoog rollen. Daarachter staan 30 bolderkarren en steekwagens. Hij biedt elke monteur een bolderkar aan en zegt: ‘Graag achter in je werkbus zetten en veel gebruiken. En ja, ook graag in het weekend als je met je kleinkinderen naar het strand gaat, want mijn naam staat erop.’

Raadpleeg tijdig

Een veel gehoorde klacht van ondernemingsraden is dat ze zo laat in het traject worden gevraagd om advies. Dat is soms waar. Maar diezelfde ondernemingsraden maken dezelfde fout. Ze vragen hun achterban niet tijdig om ideeën in een adviestraject. De WOR is er volstrekt duidelijk over in artikel 17. De bestuurder is verplicht de OR en alle in de organisatie werkzame personen alle middelen (instrumenten, geld én tijd) ter beschikking te stellen om achterbanraadpleging mogelijk te maken. Je zou het kunnen omdraaien zelfs. De bestuurder heeft recht op de mening van alle medewerkers. En de OR als vertegenwoordigend orgaan heeft die op te halen. Raadpleging betekent om advies vragen. Tijdig dus en gericht op oplossingen. Niemand wil als mosterd na de maaltijd zijn mening geven.

Johan Berends is licentiehouder van OR-dialoog en trainer en adviseur medezeggenschap bij Metamorfase, partner van OR Live. Wil jij ook professioneel je achterban raadplegen? Kom eens luisteren en meekijken naar echt goede vragen die je als OR kunt stellen aan je achterban. Kom daarom naar de workshop ‘Achterbanraadpleging pffff’ op OR-Live op 16 oktober