Adviesrecht van de ondernemingsraad

Voorgenomen besluiten

Het adviesrecht van de OR is een sterk recht en zeker niet vrijblijvend. De bestuurder moet de OR om advies vragen als een voorgenomen besluit adviesplichtig is. Een voorgenomen besluit is wat het is: een voornemen tot een besluit. Voordat er een definitief besluit genomen kan worden over de onderwerpen die in artikel 25 van de WOR zijn opgenomen, moet de OR eerst om advies gevraagd worden. Dat OR-advies moet de bestuurder ook zwaar laten meewegen in de uiteindelijke besluitvorming. Als hij er niet in slaagt de OR te overtuigen van zijn redenen om het uitgebrachte advies (deels) niet op te volgen, kan de ondernemingsraad in beroep gaan bij de Ondernemingskamer.

Adviesplichtige onderwerpen

De bestuurder moet voorgenomen besluiten over organisatieveranderingen voor advies aan de OR voorleggen als het gaat om onderwerpen die genoemd staan in artikel 25 van de Wet op de ondernemingsraden:

• de overdracht van de zeggenschap over de organisatie of een onderdeel daarvan;
• het vestigen van, dan wel het overnemen of afstoten van de zeggenschap over, een andere organisatie;
• het beëindigen van de werkzaamheden van (een deel van) de organisatie;
• een belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van de organisatie;
• een belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming, dan wel in de verdeling van bevoegdheden binnen de organisatie;
• een wijziging van de vestigingsplaats van de organisatie;
• het groepsgewijze werven of inlenen van arbeidskrachten;
• het doen van een belangrijke investering;
• het aantrekken van een belangrijk krediet;
• het verstrekken van een belangrijk krediet;
• de invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening;
• het treffen van een belangrijke maatregel in verband met de zorg van de organisatie voor het milieu;
• de vaststelling van een regeling met betrekking tot het zelf dragen van het financieel risico;
• het verstrekken en het formuleren van een adviesopdracht aan een deskundige buiten de organisatie betreffende één van de hiervoor bedoelde onderwerpen.

‘Belangrijk’

Bij het adviesrecht gaat het vaak om het begrip ‘belangrijk’. Dat is bijvoorbeeld het geval bij een belangrijke investering of een belangrijke organisatiewijziging. Wat belangrijk precies inhoudt, staat niet in de wet. Sommige bestuurders doen een organisatieverandering daarom soms af als onbelangrijk. In dat geval hoeft hij de OR namelijk niet om advies te vragen. Vraag dus altijd naar de reikwijdte van het besluit. Heeft het effect op meerdere werknemers of de werkprocessen, dan is het bijna altijd ‘belangrijk’.

Schriftelijke aanvraag

De bestuurder moet de adviesaanvraag schriftelijk indienen bij de OR, zo staat het in de wet. De bestuurder mag dus niet alleen een rapport of beleidsstuk sturen aan de OR. Met een adviesaanvraag wordt bedoeld: het door de bestuurder geformuleerde voorgenomen besluit. Dit voornemen kan natuurlijk wel gebaseerd zijn op een beleidsstuk. Het is echter niet de bedoeling dat je zelf uit een rapport de argumenten en gevolgen moet halen. In de adviesaanvraag moet staan wat het voorgenomen besluit is en waarom de bestuurder dit besluit wil nemen. Verder moeten de gevolgen voor het personeel zijn opgesomd plus de maatregelen die de bestuurder neemt om negatieve gevolgen te bestrijden. Bepaal in overleg met de bestuurder welke termijn redelijk is om te reageren op de adviesaanvraag.

Termijn

Nadat de bestuurder de adviesaanvraag heeft verstuurd, moet de OR hier binnen een ‘redelijke’ termijn reageren. Hoe lang die termijn is, staat niet in de WOR. De termijn is in de praktijk afhankelijk van de complexiteit en hoeveelheid informatie die de OR nodig heeft om tot een advies te komen. Ook speelt mee hoe urgent de adviesaanvraag is.

TIP        Hoe complexer het vraagstuk, des te meer tijd is er nodig je als OR nodig hebt een goed advies te geven. Maak daarom afspraken met de bestuurder over wanneer het advies uiterlijk klaar is. Laat je als OR niet onder druk zetten om (te) snel te reageren.

Overlegvergadering

De bestuurder is verplicht het voorgenomen besluit ten minste eenmaal te bespreken in de overlegvergadering met de ondernemingsraad (artikel 25, lid 4 WOR). Daarin kan hij het voorgenomen besluit toelichten en procesafspraken maken met de OR. Maak vervolgens in de eigen interne OR-vergadering een lijstje van zaken die de OR in het voorgenomen besluit zou willen veranderen. Bespreek die in de volgende overlegvergadering met de bestuurder en probeer het wensenlijstje van de OR om te zetten in concrete toezeggingen van de bestuurder. Maak ook afspraken over wanneer je gaat adviseren en welke informatie je nog nodig hebt. Leg de afspraken en toezeggingen vast in de notulen van de overlegvergadering.

TIP        Volgens de wet moet ook een vertegenwoordiger van de Raad van Toezicht (RvT) of Raad van Commissarissen (RvC) aanwezig zijn wanneer de adviesaanvraag op de agenda van de overlegvergadering met de bestuurder staat. Dat vergroot de kans dat de bestuurder de argumenten en zorgen van de OR ook echt serieus neemt.

Adviesstrategie

Als je een adviesaanvraag krijgt, kun je het beste eerst met de hele OR de strategie bespreken. Stel als OR een doel vast dat jullie willen bereiken en betrek daar de mening van de achterban bij. Je hoeft natuurlijk niet voor iedere adviesaanvraag de achterban te benaderen, maar je kan soms wel bij een aantal mensen polsen hoe zij tegen de ontwikkeling aankijken. Let wel op of de bestuurder geen geheimhouding heeft opgelegd. Bepaal vervolgens of je een conceptadvies wil uitbrengen of direct een advies geeft. Soms kan het ook slim zijn om de adviesaanvraag op te splitsen in verschillende onderdelen om deeladviezen te geven.

TIP        Controleer of geen instemmingsplichtige onderwerpen in de adviesaanvraag ‘verstopt’ zitten. Dat is een ander recht van de OR, dat gaat over verandering van arbeidsvoorwaarden of arbeidsomstandigheden. De onderwerpen daarvan staan in artikel 27 van de WOR.

Informatierecht

Van belang is verder of de OR voldoende informatie heeft gekregen om goed te kunnen adviseren. Wanneer dit niet het geval is, kun je op basis van het informatierecht (artikel 31, WOR) alle benodigde gegevens opvragen. Uiteraard breng je pas advies uit nadat de bestuurder alle gewenste informatie heeft verstrekt. Bepaal in de eigen vergadering het standpunt van de OR en stel gezamenlijk het uit te brengen advies vast.

Inschakeling deskundige

Beoordeel of de OR interne of externe deskundige hulp nodig heeft om een goed advies te geven. Inschakeling daarvan is mogelijk op basis van artikel 16 en 22 van de WOR, waarbij de bestuurder de kosten van inhuur moet betalen. Zeker bij complexe zaken zoals overnames en reorganisaties met (potentieel) grote gevolgen voor de organisatie en medewerkers is het verstandig een (extern) deskundige in te schakelen.

Het OR-advies

Na het overleg zet je het advies op papier. Houd het advies kort en duidelijk. Kies bij voorkeur voor het puntsgewijs weergeven van de mening van de OR op een aantal onderdelen van het voorgenomen besluit. Verwijs naar de brief met de adviesaanvraag waarover je gaat adviseren en beschrijf kort de overwegingen van de OR. Geef een advies op alleen hoofdlijnen als de gevolgen voor het personeel niet duidelijk zijn.

Motivering

Benoem ook de zaken waar OR en bestuurder het over eens zijn geworden. Benoem de zaken waarover verschil van inzicht bestaat en stel voorwaarden. Motiveer elke voorwaarde afzonderlijk. Zonder motivatie is later een beroep bij de rechter, in dit geval de Ondernemingskamer, zinloos. Doe aanbevelingen over de uitvoering van het besluit en sluit het advies af met een verwijzing naar het besluit van de bestuurder.

Opschorting

Artikel 25, lid 5 schrijft voor dat de bestuurder een definitief besluit neemt nadat de OR advies heeft uitgebracht. Dit besluit zal gebaseerd zijn op zijn eigen voornemen en op de adviezen van de OR. De bestuurder stelt de OR eerst schriftelijk van dit besluit op de hoogte voordat hij het mag uitvoeren. Hij geeft daarbij ook aan of en welke OR-adviezen hij overneemt. Voor de niet overgenomen adviezen geeft hij een motivatie. Om de OR de gelegenheid te geven in beroep te gaan, mag de bestuurder zijn besluit pas een maand later uitvoeren als jij niet exact het advies van de OR volgt. Dat is de zogenaamde opschortingstermijn. In deze maand kan de OR in beroep gaan bij de Ondernemingskamer (artikel 26 WOR).

TIP        De opschortingstermijn is vaak vervelend voor de bestuurder. Hij wil immers aan de slag. Daar zit dan ook de onderhandelingskracht van de OR. Vaak wil de bestuurder nog best een aanpassing doen aan het besluit, als de OR instemt met het laten vervallen van de opschortingstermijn.