Checklists
Laatst gewijzigd op: 16 december 2024

Recht op vrijstelling

Bestuurder en OR bepalen in overleg hoeveel uur de OR-leden vrijgesteld worden van hun gewone werk. Dat is niet een kwestie van handjeklap, het is belangrijk dat je als OR van tevoren goed kijkt hoeveel tijd het OR-werk in beslag gaat nemen. De Wet op de ondernemingsraden biedt drie richtlijnen: vrijstelling voor vergaderingen, voor scholing en voor het overige OR-werk. Het gaat om minimale aantallen uren, het mag meer zijn. Onderbouw je vrijstellingsverzoek dus goed. En vergeet niet de bal bij de bestuurder neer te leggen om de vrijstelling intern te regelen met de leidinggevenden van de OR-leden.

Vergaderingen

In de Wet op de ondernemingsraden staat in artikel 17 lid 2 dat de leden van de OR en hun commissies in principe in werktijd vergaderen, zowel voor de interne OR- of commissievergaderingen als voor de overlegvergaderingen met de bestuurder. In al die uren kunnen en hoeven OR- of commissieleden niet hun gewone werk te doen, maar worden ze wel doorbetaald. Wordt er buiten werktijd vergaderd, dan is het redelijk dat de bestuurder de OR- en commissieleden compenseert in tijd.

TIP De bestuurder mag geen verschil maken tussen OR-leden met een vaste of tijdelijke aanstelling of OR-leden met een fulltime of parttime aanstelling. Vrijstelling is dus geen relatieve tijd (geen percentage van de werkfactor), maar een absoluut aantal uren.

De ondernemingsraad en haar commissies bepalen zelf hoe vaak en hoe lang zij zelf vergaderen. De WOR schrijft in artikel 24 voor dat er minimaal twee zogenaamde overlegvergaderingen met de bestuurder zijn over de algemene gang van zaken . Meestal zijn er zes tot tien overlegvergaderingen per jaar. Inventariseer dus zo precies mogelijk hoeveel vergaderingen je hebt per jaar, zowel intern met de OR, met de commissies als de overlegvergaderingen met de bestuurder.

TIP Bij vergadertijd behoren ook de uren die nodig zijn om de agenda op te stellen, de vergaderingen voor te bereiden en er verslag van te leggen. Voor de voorzitter en secretaris zijn dat vaak meer uren dan voor de andere OR-leden.

Scholing

De WOR stelt in artikel 18 lid 3 ook een ondergrens vast voor de tijd die OR- en commissieleden kunnen besteden aan scholing. Voor OR-leden is dat minimum vijf dagen per jaar, voor commissieleden drie dagen per jaar. Voor OR-leden die ook lid zijn van een commissie zijn dat er dus minimaal acht.

TIP Een goed doordacht jaarlijks scholingsplan kan onderbouwen dat je meer tijd nodig hebt dan het minimum. Omdat nieuwe OR-leden vooral in het begin behoefte hebben aan scholing, kunnen zij (in overleg) ervoor kiezen in hun eerste jaar wat meer scholingsdagen op te nemen en in het tweede jaar wat minder.

Extra vrijstelling voor onderling beraad

Naast de vrijstelling van werk voor de uren van vergaderingen en scholing is er extra vrijstelling. Volgens artikel 18 lid 3 van de WOR is dat minstens zestig uur per jaar en zoveel meer als redelijkerwijs noodzakelijk is. Die extra vrijstelling is bedoeld voor onderling beraad buiten de vergaderingen om, het raadplegen van de achterban of het overleg met in- of externe deskundigen voor onderwerpen die op de OR-agenda staan. Die deskundigen zijn ook de adviseur, trainer, organisatiedeskundige of medezeggenschapsadvocaat.

TIP Inventariseer de activiteiten rondom achterbanraadpleging, het informele overleg met de OR-leden, de bestuurder en de toezichthouder en de tijd die je denkt nodig te hebben voor overleg met deskundigen.

Extra vrijstelling via cao of convenant

Check je cao. Daar staan soms aanvullende afspraken over extra vrijstelling voor alle OR-leden of specifiek voor de rollen van voorzitter en secretaris die extra tijd steken in het voorbereiden van de vergaderingen, de agendabepaling en de verslaglegging. Staat er niks in je cao, of heb je geen cao, dan kan je als OR ook zelf afspraken over extra vrijstelling maken in een convenant of ondernemingsovereenkomst met de bestuurder.

Bestuurder moet compensatie regelen

De bestuurder moet zorgen dat jij je OR-werk kan doen. En dus een oplossing te vinden voor de uren die jij door je OR-werk niet meer kan besteden aan je reguliere werk. Daarbij zijn er eigenlijk twee keuzes:

  • Hij zorgt voor (budget voor) een vervanger voor de ontbrekende uren.
  • Hij spreekt met de lijnmanager af dat de output van de afdeling lager is vanwege onderbezetting.

Anders kan je naar de kantonrechter

Het kan dus niet zo zijn dat de werkdruk toeneemt voor collega’s vanwege jouw OR-werk of dat het OR-werk boven op jouw eigen werk komt. Mocht dit toch zo zijn, maak dit probleem dan bespreekbaar in het overleg tussen OR en bestuurder. Leg uit dat lijnmanagers druk uitvoeren op OR-leden omdat er geen capaciteit is. Daardoor kan de OR niet optimaal functioneren. Het is de uitdrukkelijke taak van de bestuurder om beleid te maken hoe omgegaan moet worden met de uren van de OR en dit duidelijk te communiceren met lijnmanagers. Geeft de bestuurder geen gehoor aan de oproep van de OR, dan kan de OR in het uiterste geval naar de kantonrechter.