Checklist: werkstress aanpakken

Hoe zit het met de werkstress binnen jouw organisatie? De bestuurder is verplicht om ervoor te zorgen dat werknemers zo min mogelijk psychisch worden belast. Bedenk dat verschillende factoren hierbij een rol spelen, zoals de organisatiecultuur, de stijl van leidinggeven en de aard van het werk. Daarnaast speelt de combinatie van werk, persoonlijkheid en de thuissituatie van de werknemer mee. Als hij toch psychische klachten ontwikkelt, is de juiste opvang nodig. Help jouw bestuurder bij het inrichten van goed beleid. Deze checklist is gebaseerd op zaken waar de arbeidsinspectie op let.

Inventariseer risico’s

Check of jouw organisatie een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) heeft met aandacht voor alle bronnen van werkdruk. Denk hierbij aan:

de inhoud van het werk;
de hoeveelheid werk;
het werktempo;
de werk- en rusttijden;
de kwaliteit van het contact met leidinggevenden, collega’s en externen;
de werk-privébalans;
hoe emotioneel belastend het werk is;
of er verwacht wordt dat werknemers altijd bereikbaar zijn
de mogelijkheden om de batterij op te laden en herstellen
het risico op gevaarlijke incidenten (zoals bedrijfsongevallen).

Let op: de wettelijk verplichte RI&E moet duidelijk maken welke groepen werknemers of functies het risico lopen op een te hoge werkdruk en uitzoeken waar en wanneer deze risico’s zich vooral voordoen.

Zoek de oorzaken

Natuurlijk ontvangt de OR regelmatig signalen van medewerkers dat de werkdruk te hoog is op sommige plekken. Wil je weten wat er nog meer speelt bij jullie als het gaat om werkstress?

Overleg met de arboprofessional(s) in de organisatie en eventueel ook met de bedrijfsarts. Dit recht is opgenomen in de Arbowet. Het voordeel: je krijgt geanonimiseerde informatie ‘vanuit de spreekkamer’ over de knelpunten in de werkzaamheden en de bedrijfsarts kan deskundige tips geven over oplossingen.
De ondernemingsraad kan bij de bestuurder aandringen op een Preventief Medisch Onderzoek (PMO). Dit schetst een goed beeld van de ‘algemene’ gezondheid van de werknemers. Uit de gegevens van zo’n PMO blijkt vaak duidelijk waar welke knelpunten in de organisatie zijn.
Onderzoek verder (bijvoorbeeld door middel van een vragenlijst of interviews) waar werkstressoren vooral vandaan komen en probeer te ontdekken wat de energiebronnen zijn waar medewerkers behoefte aan hebben. Het is belangrijk om een representatief beeld te krijgen van de verschillende functies en afdelingen binnen een organisatie.
Gebruik je een arbocatalogus? Daar staan meestal onderzoeksmethoden en -vragen in over werkdruk.

Let op: in de RI&E moet duidelijk beschreven zijn wat de oorzaken van een te hoge werkdruk zijn. In het bijbehorende Plan van Aanpak moet de bestuurder ook aangeven welke maatregelen hij neemt om de oorzaken weg te nemen en wat hij doet aan preventie.

Tijd voor maatregelen

Nu de oorzaken duidelijk zijn, is het tijd voor de bestuurder om in actie te komen. Is de werkdruk bij een specifieke afdeling erg hoog? Is de formatie dan wel voldoende? Met andere woorden: moeten er meer mensen worden aangenomen, misschien tijdelijk via de flexibele schil? Net zo belangrijk is om te kijken naar de verantwoordelijke manager. Hoe is de stijl van leidinggeven bijvoorbeeld? En hoe is het afdelingsoverleg georganiseerd? Is de interne communicatie op orde? Denk daarbij aan structureel werkoverleg. Dit soort zaken moeten allemaal opgenomen worden in het plan van aanpak. Tot slot kan een oplossing zitten in het arbeidsvoorwaardenpakket. Denk aan regelingen rondom verlof en scholing.

Tip: zorg dat de RI&E en het Plan van Aanpak actueel blijft. Zet de actualisatie jaarlijks op de agenda van de overlegvergadering met de bestuurder.

Maak gebruik van je OR-rechten

De OR heeft instemmingsrecht bij arbobeleid, ziekteverzuim en re-integratiebeleid. Dus ook op totstandkoming van de RI&E en de inhoud van het Plan van Aanpak, de aanstelling van de preventiemedewerker en de vertrouwenspersonen. Daarmee is de invloed van de OR bij werkstress groot.

Ook beleidswijzigingen, reorganisaties en fusies kunnen de werkdruk verhogen. Op veel organisatiewijzigingen heeft de OR adviesrecht. Een lijst van adviesplichtige onderwerpen vind je in artikel 25, lid 1 WOR. Neem maatregelen tegen een te hoge werkdruk dus mee in het definitieve advies van de OR bij dit soort onderwerpen.

Ook in de Arbowet staan veel bevoegdheden voor de OR opgenomen, zoals rond de contractering van de arbodienst en de rol van de bedrijfsarts. Zij spelen een belangrijke rol bij ziekteverzuim, veroorzaakt door werkstress.

Tip: is werkdruk een groot probleem in jouw organisatie? Overweeg dan een arbo- of VGWM-commissie op te richten. Deze commissie kan het voorbereidende werk doen voor de ondernemingsraad over alles wat met arbeidsomstandigheden te maken heeft.

Laat de bestuurder voorlichting geven

Voorlichting over werkstress is een belangrijke tool om erger te voorkomen. Stuur er daarom op aan dat de bestuurder actief voorlichting geeft aan alle medewerkers over de risico’s van te hoge werkdruk. Een goede voorlichting besteedt aandacht aan de situatie van de medewerker en maakt duidelijk hoe medewerkers deze kunnen herkennen. Weet de achterban bij wie ze terecht kunnen wanneer zij een te hoge werkdruk ervaren en wordt het ook actief gepromoot? En weet de bestuurder dat hij ook een uitgebreider contract mag afsluiten met bijvoorbeeld psychologische ondersteuning en bedrijfsmaatschappelijk werk? Denk als OR actief mee over de inhoud van het contract met deze dienstverleners. Stem pas in met nieuwe contracten met arbodienstverleners als deze passen bij de gesignaleerde problemen in de organisatie.

Evalueer regelmatig

Evalueer doorlopend met de bestuurder of de maatregelen uit het Plan van Aanpak worden uitgevoerd. Kijk ook of de werkdruk daardoor echt daalt. Vraag medewerkers naar hun ervaringen over werkdruk en laat de bestuurder vaker onderzoek doen naar werkstress. Blijft werkdruk een probleem? Laat dan opnieuw een risico-inventarisatie uitvoeren en pas het Plan van Aanpak aan. Waren het beleid en de maatregelen om werkstressoren te verminderen succesvol? Zo niet, waarom niet?