Taken van de arbodienst

Organisaties hebben veel vrijheid om het arbobeleid naar eigen inzicht in te vullen. Toch zijn er wel enkele verplichtingen. Een van de verplichtingen is dat de werkgever een basiscontract afsluit met een arbodienstverlener. De OR heeft instemmingrecht op de keuze voor een arbodienstverlener en op de inhoud van het contract. Welke taken de arbodienst allemaal heeft, lees je in deze checklist.

Verplichte taken

Sinds de laatste wijziging van de Arbowet is het voor alle werkgevers verplicht om voor de arbo-ondersteuning een basiscontract af te sluiten met een arbodienst of een bedrijfsarts. Zij moeten de werkgever ondersteunen bij het uitvoeren van de wettelijk verplichte taken voor arbozorg. Het gaat om de volgende taken:

het uitvoeren van aanstellingskeuringen;
het uitvoeren van periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO) voor alle medewerkers;
de verzuimbegeleiding van zieke medewerkers door een geregistreerde bedrijfsarts;
het aanbieden van een open spreekuur door een geregistreerde bedrijfsarts;
het opstellen en toetsen van de risico- inventarisatie en-evaluatie (RI&E).

De OR heeft instemmingsrecht op de keuze voor de arbodienst en op de inhoud van het basiscontract. Let hier dus op als het contract met de arbodienst verloopt. Je beslist als OR ook mee over eventuele verlenging van het contract.

Arbodienst of bedrijfsarts

Een van de wettelijk verplichte taken is de verzuimbegeleiding van zieke medewerkers. De wet verplicht werkgevers om hiervoor een bedrijfsarts in te schakelen. Dat is immers de enige die medische gegevens mag verwerken en die medisch onderzoek mag uitvoeren. Hiervoor zijn 2 opties:

de bestuurder schakelt een arbodienst in die zorgt voor een bedrijfsarts. Dit heet de vangnetregeling:
de bestuurder kiest zelf een geregistreerde bedrijfsarts en sluit daarmee een contract. Dit heet de maatwerkregeling.

Een arbodienst heeft een breder aanbod van diensten dan een bedrijfsarts. Zo zullen er niet veel bedrijfsartsen zijn die de risico-inventarisatie toetsen. De bestuurder moet voor dergelijke taken een andere, passende arbodeskundige zoeken.

In de Arbowet staat dat er minstens één keer per jaar overleg moet zijn tussen de OR, de arbodienst of de bedrijfsarts en de bestuurder. In dit overleg bespreken jullie onder andere het verzuimbeleid en de maatregelen om verzuim te voorkomen.

Maatwerkregeling

Wie zelf de arbodeskundigen wil kiezen afhankelijk van de ondersteuning die op dat moment nodig is, kiest voor de maatwerkregeling. Dat kan alleen als deze mogelijkheid is opgenomen in de cao of als er overeenstemming is met de ondernemingsraad (OR). De OR heeft hier een vetorecht. Gaat de OR niet akkoord, dan valt je organisatie automatisch onder de vangnetregeling en moet de bestuurder een contract sluiten met een arbodienst. Lees meer in de Checklist Maatwerkregeling.

De bestuurder kan alleen kiezen voor de maatwerkregeling als er overeenstemming is met de OR. Hij kan niet in beroep gaan. De rechten van de OR bij de maatwerkregeling staan niet in de Wet op de ondernemingsraden (WOR) maar in de Arbowet.

Medische onderzoeken

Een van de taken voor de arbodienst is het uitvoeren van een periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO). De bestuurder moet dit onderzoek verplicht aanbieden aan elke werknemer. Het is bedoeld om te kijken of het werk risico’s voor de gezondheid heeft en of die voorkomen kunnen worden. Dit speelt onder andere bij werken met gevaarlijke stoffen of straling. De bestuurder kan ook een preventief medisch onderzoek aanbieden (PMO). Dat onderzoek kijkt breder dan alleen naar de invloed van werk op de gezondheid, denk aan leefstijl. Als OR heb je ook hier instemmingsrecht.

Zowel het PAGO als het PMO zijn voor werknemers niet verplicht om aan deel te nemen. Behalve als de wet bepaalt dat dit wel moet, zoals bij beroepschauffeurs. Die moeten regelmatig gekeurd worden. Let als OR op of je bestuurder het PAGO wel aanbiedt.

Verzuimbegeleiding

Een van de belangrijkste taken van de arbodienst is de begeleiding van zieke medewerkers. Zodra je organisatie een medewerker ziekmeldt, wordt de bedrijfsarts ingeschakeld. Die bepaalt of en in hoeverre een medewerker aan het werk kan. Op basis van deze informatie wordt een plan van aanpak voor de re-integratie gemaakt.

De regels hiervoor staan in de Wet verbetering poortwachter. Enkele taken daaruit worden ook door de arbodienst aangeboden, zoals het doorgeven en registreren van de ziek- en herstelmeldingen, het opstellen van de probleemanalyse en het uitvoeren van de zes wekelijkse evaluaties.

Voor de verzuimbegeleiding wordt vaak een casemanager aangewezen. Dat kan iemand van de arbodienst zijn, maar ook de eigen leidinggevende. Bedenk als OR wat de voorkeur heeft: uitbesteden of niet.

Preventie

Een arbodienst is er ook voor preventieve taken. Medewerkers met vragen over hun gezondheid en de relatie met het werk en de arbeidsomstandigheden hebben het recht het open spreekuur van de bedrijfsarts te bezoeken. Ook als ze niet ziek zijn of nog geen klachten hebben. Dit is geregeld in het basiscontract. De bestuurder kan de arbodienst ook inschakelen voor advies en preventie. Hierover moeten vaak wel aanvullende afspraken op maat worden gemaakt en worden opgenomen in het contract.

Ook op eventuele aanvullende diensten die de bestuurder wil afnemen bij de arbodienst, heb je als OR instemmingsrecht.

Verzuimbeleid

De bestuurder kan de arbodienst ook inschakelen voor andere taken dan alleen de wettelijk verplichte. Denk aan advies geven over preventie en de inzet van een PMO. Maar ook voor het maken van verzuimanalyses. De arbodienst kan de verschillende soorten verzuim in kaart brengen (langdurig verzuim of kortdurend frequent verzuim), het gemiddeld verzuimpercentage berekenen en trends signaleren. De arbodienst kan informatie geven over de onderliggende oorzaken van het verzuim en voorstellen doen voor de aanpak van het verzuim.

Als OR heb je instemmingsrecht op regelingen die gaan over het verzuimbeleid. Als de bestuurder hiervoor gebruikmaakt van verzuimanalyses, let dan vooral goed op de naleving van de privacyregels uit de AVG. Meer hierover lees je in de Checklist AVG.

Toetsing RI&E

Elke organisatie moet in principe de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) laten toetsen door een gecertificeerde kerndeskundige. De meeste arbodiensten kunnen dit verzorgen. Maakt je organisatie gebruik van de maatwerkregeling dan zoekt de bestuurder zelf een gecertificeerde deskundige. Als OR heb je instemmingsrecht op het opstellen van de RI&E, het bijbehorende plan van aanpak en de toetsing van de RI&E.

Zorg dat je als OR tijdig betrokken wordt bij het opstellen van de RI&E. Door je achterban te raadplegen over de risico’s die ze bij hun werk ervaren, kun je waardevolle input leveren.