Formeel en informeel overleg

De OR-vergadering

In OR-cursussen en handboeken leert u de spelregels van de OR-vergadering. En u maakt dat mee in praktijk. In een OR-reglement worden de spelregels van de OR-vergadering tot ‘wet’ verheven en u dient ook naar het OR-reglement te handelen. Zo zijn er een voorzitter, verslaglegging, besluitvorming en verkiezingen. De OR-vergadering heeft een formele insteek. Het is formeel onderling overleg en gebeurtenissen, besluiten of standpunten kunnen later gebruikt worden of belangrijk zijn als u bijvoorbeeld gaat adviseren. Zorg er daarom voor dat ook minder voor de hand liggende zaken van de OR-vergadering goed worden genoteerd en geregeld. Bijvoorbeeld een minderheidsstandpunt, de weg naar besluitvorming, argumenten die zijn gewogen en terzijde geschoven, debatten en relevante meningen.

Ga na in hoeverre u de spelregels van de OR-vergadering goed volgt en stel, indien nodig, uw werkwijze bij. Let daarbij ook op de ‘inhoudelijke’ zaken als meningen en debatten.

De overlegvergadering

Anders dan de OR-vergadering regelt de WOR expliciet de Overlegvergadering. In artikel 23 en 23a t/m c staan vrij precies de regels en gedragingen die van beide partijen worden verwacht. Het is een formeel overleg dat dient te voldoen aan de juridische eisen. Ook geeft de wet praktische handreikingen. Artikel 23 geeft algemene regels: welke bestuurder met de OR overlegt, wanneer men bij elkaar komt en welke onderwerpen worden besproken. Interessant zijn twee punten. Ten eerste het overleg over onderwerpen waarover de OR of de bestuurder overleg wenselijk acht en de onderwerpen waarover overleg verplicht is. Ten tweede het initiatiefrecht (artikel 23, lid 3) wat in dit artikel verstopt is weergegeven. Zowel binnen als buiten de Overlegvergadering kan de OR gefundeerde voorstellen doen die de bestuurder zorgvuldig moet behandelen. In artikel 23a en b staan de regels voor het overleg. En in 23c gaat het om overleg met de onderdeelcommissie.

Ga na wat de wet rond de overlegvergadering zegt en vergelijk dit met hoe u dat in praktijk doet. Stel, indien nodig, uw werkwijze bij en zet dat op papier met de handtekening van de voorzitter en de bestuurder eronder.

Het strategisch beleidsoverleg

Aan het artikel 24-overleg (de halfjaarlijkse bespreking van de algemene gang van zaken) zijn niet alle organisaties gewend. En het wordt weinig gericht gebruikt. Voor de OR is het artikel 24-overleg echter een instrument om in een vroeg stadium bij belangrijke ontwikkelingen betrokken te worden.

In artikel 24.1. staat dat in een overlegvergadering ten minste tweemaal per jaar de algemene gang van zaken van de organisatie wordt besproken. In die Overlegvergadering geeft de bestuurder aan welke besluiten hij in voorbereiding heeft rond de onderwerpen van het adviesrecht (artikel 25) en het instemmingsrecht (artikel 27). Daarbij worden afspraken gemaakt wanneer en hoe de OR in de besluitvorming wordt betrokken. In artikel 24.2 staat dat leden van de Raad van Commissarissen (RvC) dan aanwezig zijn. Zij hebben verschijningsplicht; bij een stichting of vereniging gaat het om de leden van de Raad van Toezicht (RvT). Artikel 24.3. gaat over uitzonderingen. De bedoeling van artikel 24 is dat de OR beter betrokken wordt bij het strategisch beleid.

Informeel overleg met de bestuurder

Naast de overlegvergadering is het gebruikelijk dat de OR ook regelmatig bij de bestuurder binnenloopt om zaken kort te sluiten. Dat heeft te maken met het voorbereiden van de overlegvergadering maar ook over actuele zaken waarover de bestuurder de OR bijpraat. In tijden van grote veranderingen komt het voor dat de bestuurder veelvuldig met de voorzitter en de secretaris, het Dagelijks Bestuur (DB) van de OR, belt en mailt. Of op een vertrouwelijk plek over zaken vertrouwelijk wil spreken. En soms mag het DB dit niet communiceren met de rest van de OR. Dit noemen we het informeel overleg met de bestuurder wat onschuldig kan zijn tot vergaande betrokkenheid. Er zijn voor- en tegenstanders van informeel overleg.

Bespreek als Dagelijks Bestuur (DB) van de OR in een OR-vergadering uw gedragswijze en opvatting over het informeel overleg. En maak gezamenlijk werkbare afspraken. Ga als voorzitter nooit alleen naar bestuurder maar doe dat, vanwege transparantie, met z’n tweeën of drieën.

Overleg op de gang

Naast informeel overleg met de bestuurder of commissaris heeft de OR ook contacten met andere spelers in de organisatie. Dat zijn bijvoorbeeld adjunct-directeuren, het MT, P&O, de preventiemedewerker, de afdeling financiën of de controller, commercie (inkoop/verkoop), ICT, communicatie/PR, leidinggevenden en uitvoerende medewerkers in de afdelingen. Uit onderzoek blijkt dat OR’en hiermee weinig contact hebben. Ook met deze spelers kan de OR informeel overleg hebben. Voor de hand ligt contact met het Hoofd P&O of de arbo-coördinator. Gebruik het informeel overleg met al deze spelers. Het maakt uw scope breder, maar ga er zorgvuldig mee om.

Zeg nooit iets toe wat u niet waar kunt maken.

Het achterbanoverleg

Een ander belangrijk informeel overleg is dat met de achterban. De wet schrijft niet voor dat contact met de achterban verplicht is en in welke vorm u dat doet, maar raadzaam is het wel. Indirect gaat de wet ervan uit dat de OR wel contact heeft met de achterban, want er zijn tal van instrumenten. Bijvoorbeeld verspreiden van agenda en notulen (artikel 14), het OR-jaarverslag en de OR-jaarvergadering (artikel 14) en tijd voor beraad met de achterban (artikel 17). En de achterban betrekken bij adviesaanvragen (artikel 25) en instemmingsverzoeken (artikel 27).

Extern overleg

Veel OR’en overleggen niet extern. Toch is dat soms handig. Veel OR’en weten de weg naar de trainer voor een cursus wel te vinden. Naar de adviseur en andere OR’en ook nog wel eens, maar naar de vakbonden, advocaat, arbodienst en Inspectie SZW minder. Minder bekend is het overleg met onderzoekers, schrijvers, uitgeverijen en bedrijfstakinstanties en de medezeggenschapsdeskundigen.