Jaarrekening

Eens per jaar maakt uw organisatie financieel de balans op met de jaarrekening. Dat gebeurt meestal enkele maanden na afsluiting van het zogenaamde boekjaar, dat over het algemeen samenvalt met het kalenderjaar. Elk bedrijf en elke instelling is verplicht een jaarrekening op te stellen en deze bij de Kamer van Koophandel te deponeren. Hoe uitgebreid de jaarrekening dient te zijn, hangt af van de omvang van een organisatie. Als ondernemingsraad is het belangrijk de jaarrekening goed te doorgronden, omdat u zo meer komt te weten over het gevoerde en te voeren financiële beleid. Elk besluit van de bestuurder wordt immers onderbouwd met financiële argumenten. De jaarrekening geeft u bovendien de mogelijkheid gericht vragen te stellen aan uw bestuurder over strategie en ontwikkelingen. Vaak zijn financiële rapportages lastig en ingewikkeld. Daarom doen veel ondernemingsraden weinig met de gegevens uit het financiële jaarverslag. Dit is een gemiste kans.

Wat is een jaarrekening?

Een jaarrekening kan uit verschillende onderdelen bestaan:

de balans per einde van het boekjaar, een momentopname van de staat van bezittingen en schulden;
een toelichting op de balans, met uitleg over de diverse posten op de activa- en passiva-zijde van de balans;
de winst- en verliesrekening (bij non-profitinstellingen ook staat van baten en lasten genoemd), een overzicht van alle opbrengsten en kosten in de periode van het gehele afgelopen boekjaar;
een toelichting op de winst- en verliesrekening, met uitleg over de ontwikkeling van de omzet/opbrengsten en kosten/lasten;
in veel gevallen een kasstroomoverzicht, een gedetailleerd beeld van alle binnenkomende en uitgaande geldstromen die te maken hebben met de financiering, de investeringen en de bedrijfsvoering van de organisatie;
de notulen van het besluit van de aandeelhouders van een onderneming of van de bestuurders van een non-profitinstelling over de bestemming van de winst of het overschot op de rekening, dan wel de wijze waarop het verlies wordt verwerkt.
een verklaring van de externe accountant, waarin de accountant aangeeft of de jaarrekening volgens de normen is goedgekeurd, of dat er afwijkingen zijn. Zo’n verklaring van een externe accountant is verplicht bij organisaties met meer dan 50 werknemers.
een management letter van de externe accountant, een schriftelijk verslag van het accountantsonderzoek, waaruit blijkt of de financiële informatie in het jaarverslag betrouwbaar is. Ook worden hierin de financiële risico’s beschreven en geeft de accountant adviezen aan de bestuurder over de bedrijfsvoering en administratieve organisatie.

De accountant beoordeelt of de jaarrekening voldoende inzicht geeft in de gang van zaken en of het voldoet aan de wettelijke voorschriften. Als het jaarverslag is goedgekeurd, mag u er van uit gaan dat de cijfers kloppen. Als er geen goedgekeurde accountantsverklaring is dan moet uw OR opletten. Er zijn mogelijk onjuistheden in de jaarrekening. Vraag om een toelichting en vraag wat de gevolgen zijn voor uw organisatie.

Jaarverslag

De beide toelichtingen op de balans, winst- en verlies-rekening en eventueel het kasstroomoverzicht worden samen ook wel het financiële jaarverslag genoemd. Het is een beschrijving van de financiële toestand van de organisatie op de balansdatum, aangevuld met informatie over de gang van zaken gedurende het afgelopen jaar.

Veelal staan er ook financiële ratio’s in, algemeen gehanteerde kengetallen die snel inzicht geven hoe de organisatie er voor staat. Het gaat om ratio’s als:

solvabiliteit: het weerstandsvermogen op langere termijn;
liquiditeit: de beschikbaarheid van kasmiddelen op korte termijn;
winstgevendheid: het behaalde resultaat ten opzichte van de totale opbrengsten;
rentabliteit: het behaalde resultaat ten opzichte van het totale vermogen;
omloopsnelheden: efficiëntie van de benutte bezittingen.

In het jaarverslag wordt niet alleen teruggekeken. Ook gebeurtenissen ná de balansdatum die van bijzondere betekenis zijn moeten worden vermeld, zoals beoogde bezuinigingen, samenwerkingsverbanden, reorganisaties of investeringen.

Vraag naar financiële kengetallen. Waarom was een investering zo kostbaar? Waarom is er zoveel geld geleend? En vraag naar de financiële verwachtingen voor het aankomende jaar.

Hoe beoordeelt de OR een jaarrekening?

Voor uw OR is financiële informatie van wezenlijk belang om de beslissingen van de bestuurder te beoordelen. Kennis van het financieel jaarverslag stelt uw OR in staat om eventuele problemen te signaleren, waarna deze vervolgens besproken kunnen worden. Hoe pakt u dat het beste aan?

Kijk eerst of er een goedkeurende verklaring van de accountant is. Is dat het geval, concentreer u dan op de inhoud, niet op het narekenen van de cijfers. Is dat niet het geval, dan is er alle reden aan de bestuurder te vragen waarom de accountant zijn goedkeuring onthoudt.
Een losstaande jaarrekening zegt op zich nog niet zo veel. Voor uw OR kan het nuttig zijn om het verslag te vergelijken met dat van vorig jaar. Zijn er grote verschillen in opbrengsten, resultaten, vermogensontwikkeling? Vraag de bestuurder dan waar dit door komt. Het vergelijken van
financiële kengetallen tussen de jaarverslagen kan interessante zaken aan het licht doen komen.
Heeft u voldoende tijd, dan kunt u zelfs overwegen het financiële jaarverslag van uw organisatie naast dat van een directe concurrent te leggen. Let er hierbij wel op dat er wellicht verschillende rekenmethodes zijn gebruikt wat kan leiden tot moeilijk vergelijkbare rapporten.
Sommige banken geven ook gratis informatie over de financiële ontwikkelingen per sector. Kijk of uw organisatie het beter of slechter doet dan de branchegenoten.

Uitgebreide en beknopte jaarrekeningen

Rechtspersonen zijn verplicht hun jaarstukken te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Vaak zijn dit een soort uitgeklede jaarrekeningen, die aan de minimale deponeringseisen voldoen. Intern zijn er vaak veel uitgebreidere jaarrekeningen en -verslagen.

Als u de gevraagde informatie niet krijgt van uw bestuurder, kunt u desnoods wijzen op de mogelijkheid tot geheimhouding. De OR-leden mogen dan niet met de informatie naar buiten treden. Maak wel goede afspraken hierover met uw bestuurder. Hoe lang de geheimhouding duurt en waarover en tegenover wie u uw mond moet houden.

Soms zijn bestuurders niet erg happig deze ruimere hoeveelheid te delen met de ondernemingsraad, omdat het vaak als vertrouwelijke informatie wordt gezien. Uw OR kan dan wijzen op het informatierecht uit de Wet op de ondernemingsraden (WOR).

Meer dan financiële informatie

Jaarverslagen kunnen soms zeer uitgebreid zijn. In veel grotere organisaties wordt het sociaal jaarverslag naast of samen met het financiële jaarverslag gepresenteerd. Of bevat het jaarverslag een of meer ‘sociale’ paragrafen, bijvoorbeeld met informatie over de ontwikkeling van het personeelsbestand en het ziekteverzuim.

Ook is er vaak in het verslag een paragraaf opgenomen over de medezeggenschap in de organisatie. Daarin staan antwoorden op vragen als welke onderwerpen heeft de ondernemingsraad besproken met de achterban, welke beleidsvoorstellen zijn er door de bestuurder ter advies of instemming voorgelegd en wat is daarvan het resultaat geweest.

Tot slot bevatten veel jaarverslagen van grotere bedrijven en instellingen ook een verslag van de activiteiten van de toezichthouders, zoals de Raad van Commissarissen bij grote bedrijven, of de Raad van Toezicht bij grote non-profitinstellingen. Daarbij is vaak ook te zien over welke, meer strategische, onderwerpen in de top van de organisatie wordt gesproken.

Bevat uw jaarverslag meer dan alleen financiële informatie, dan is dat vaak een uitstekende kapstok voor de OR om over meer strategische onderwerpen met de bestuurder te praten.

OR: rechten en plichten

Om als OR uw werk te kunnen doen heeft u informatie nodig. Volgens de WOR (Artikel 31a lid 2 t/m 5) heeft u recht op ontvangst van de jaarcijfers. De bestuurder moet zo spoedig mogelijk na vaststelling van de jaarrekening een exemplaar van de jaarrekening en het jaarverslag overdragen aan de OR. Zorg dat u voordat u de jaarrekening ontvangt al plannen heeft gemaakt met wat u met de gegevens gaat doen. Veel ondernemingsraden vragen bergen aan informatie, maar doen daar vervolgens weinig mee en dat is een gemiste kans.

Gebruik het zogenaamde Artikel 24-overleg van de WOR voor het voeren van overleg over de financiën. Dit overleg dient minimaal twee keer per jaar plaats te vinden. Tijdens dit overleg bespreken de OR en bestuurder de algemene gang van zaken, bijvoorbeeld naar aanleiding van de bespreking van jaarrekening en jaarverslag. Welke advies- en instemmingsaanvragen bijvoorbeeld kan de OR de komende periode verwachten?

Een samenvatting van de wettelijke rechten voor de OR rond het jaarverslag::

wettelijke rechten	OR	PVT
informatie	ja	ja
initiatief	ja	ja
advies	nee	nee
instemming	nee	nee
Inschakeling deskundige	ja	nee
naar de rechter	ja	ja

Financiële commissie

Op de inhoud van het financieel jaarverslag heeft u als OR geen invloed. Wel kunt u als ondernemingsraad belangrijke informatie verkrijgen uit het jaarverslag. Hoe beter u als OR geïnformeerd bent, hoe meer invloed u kunt uitoefenen. Zorg dus dat u de ‘taal’ spreekt van een financieel jaarverslag, of laat u informeren door een intern of desnoods extern financieel deskundige.

Financiën is een vak apart. Vaak vindt de OR het financiële beleid dan ook lastig. Gelukkig biedt de WOR de mogelijkheid om aparte commissies in het leven te roepen. In de praktijk heeft de OR vaak een vaste financiële commissie die zich onder andere over het jaarverslag buigt. Leden van deze commissie hebben recht op minimaal drie dagen scholing. Maak hier dus ook gebruik van! In het geval een commissielid ook lid is van de OR, dan gaan deze drie dagen niet ten koste van de vijf scholingsdagen waar elk OR lid recht op heeft.

Zelfs na scholing blijven financiële stukken lastig te doorgronden. Het is daarom niet ongebruikelijk dat de OR bij het bestuderen van het jaarverslag de hulp inschakelt van een intern of desnoods een extern financieel deskundige.