Onderwerpen HRM-beleid

Iedere werknemer heeft te maken met HRM-beleid. Als u een opleiding wilt volgen, meer wilt werken of wilt re-integreren na een periode van ziekte. Ook uw ondernemingsraad kan met HRM-beleid aan de slag. U heeft immers vaak instemmingsrecht voor regelingen op sociaal gebied. Maar wat is eigenlijk HRM-beleid en wat is daarbij uw rol precies? Wat is individueel geregeld en wat kan de OR doen? In deze checklist lopen we de onderwerpen van HRM-beleid langs.

Wat is het HRM-beleid?

Het HRM-beleid van een organisatie bestaat uit een beschrijving van hoe HRM de komende jaren gaat bijdragen aan de organisatiedoelstellingen. Met andere woorden: welke personeelsinstrumenten zet de P&O-afdeling in om bepaalde doelen van de organisatie te halen. Wanneer de organisatie bijvoorbeeld als doelstelling heeft in de komende drie jaar vijf nieuwe vestigingen te openen, dan staat er in het HRM-beleid beschreven op welke manier P&O de hiervoor benodigde werknemers gaat werven. Het HRM-beleid van een organisatie kan erg uitgebreid zijn. Wat er precies valt onder HRM-beleid verschilt van organisatie tot organisatie. Veelvoorkomende onderwerpen van het HRM-beleid zijn:

personeelsplanning;
mobiliteit en opleidingen;
Arbo en vitaliteit;
functioneren en beoordelingen;
uitdiensttreding.

Allemaal onderwerpen dus waar uw OR iets over te zeggen heeft. Bij wijzigingen in het HRM-beleid heeft u vaak instemmingsrecht als het gaat om regelingen. Het HRM-beleid beschrijft immers hoe de organisatie regelingen toepast op sociaal gebied. Het is daarom belangrijk om het HRM-beleid van uw organisatie goed te kennen.

Zorg dat uw OR een goede relatie onderhoudt met de P&O-afdeling. Zo is de kans groter dat u vroegtijdig betrokken wordt bij ‘koerswijzigingen’ in het HRM-beleid. Uw invloed zal dan groter zijn.

Personeelsplanning

Het onderdeel ‘personeelsplanning’ van het HRM-beleid geeft u inzicht in waar de ‘knelpunten’ in het personeelsbestand zitten. Is het voor de organisatie lastig om goed personeel aan te trekken door een te krappe arbeidsmarkt of is een bepaalde functie moeilijk invulbaar? Vaak staat er dan in het HRM-beleid onder personeelsplanning hoe de P&O-afdeling met werving en selectiemiddelen dit de komende jaren gaat ondervangen.

Veel organisaties streven tegenwoordig naar een zo divers mogelijk personeelsbestand. Denk bijvoorbeeld aan een gelijke verdeling man/vrouw of aan een representatieve verdeling tussen autochtone en allochtone werknemers, maar ook goede spreiding in leeftijd vinden veel organisaties belangrijk. Daar is op zich niets mis mee, maar als OR is het wel belangrijk hierin de wettelijke grenzen te bewaken. Een sollicitant afwijzen puur om zijn leeftijd is bijvoorbeeld verboden. Waar die grens precies ligt is lastig te bepalen. Denk maar eens aan de zoektocht van de politie naar vrouwelijke politiecommissarissen.

Pas als OR wel op om niet achter iedere individuele zaak aan te gaan. Reageer niet op incidenten, maar bekijk altijd of het incident een breder knelpunt betreft.

Mobiliteit en opleiding

Personeelsplanning bestaat uit meer dan alleen werving en selectie. Vaak kunnen de knelpunten in het personeelsbestand intern worden opgelost. Is een functie moeilijk invulbaar door werving? Dan is het een optie om werknemers om te scholen voor deze functie. Scholing kost tijd. Het is dus belangrijk dat de P&O-afdeling bepaalde tekorten ‘voorziet’, zodat werknemers op tijd omgeschoold kunnen worden.

Arbo en vitaliteit

Als OR-lid bent u waarschijnlijk wel bekend met het Arbobeleid van uw organisatie. Op basis van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft u immers de plicht goed Arbobeleid te stimuleren. Het is daarom belangrijk om het onderdeel dat gaat over arbeidsomstandigheden in het HRM-beleid goed te bestuderen. Hieruit kunt u bijvoorbeeld opmaken hoe hoog het ziekteverzuim in uw organisatie is. Vaak worden deze cijfers afgezet tegenover landelijke of sectorale gemiddelde cijfers. Scoort uw organisatie onder het gemiddelde? Dan leest u in dit deel van het HRM-beleid hoe P&O dit gaat ondervangen. Misschien gaat P&O bijvoorbeeld in zee met een andere Arbodienst om zo het ziekteverzuim te drukken. Wees er dan als de kippen bij. U heeft instemmingsrecht als het gaat om de keuze voor een andere Arbodienst en overeenstemmingsrecht als het gaat om de maatwerkregeling bij de arbodienstverlening.

Steeds vaker gaat Arbo hand in hand met vitaliteit. Door de vergrijzing van onze samenleving en de verhoging van de pensioengerechtigde leeftijd wordt de gemiddelde leeftijd van werknemers in organisaties steeds hoger. In veel HRM-beleidsstukken staan daarom plannen over hoe deze oudere werknemers gezond en vitaal aan het werk kunnen blijven. Vaak wordt dat verpakt in een levensfasebewust personeelsbeleid of beleid op het gebied van duurzame inzetbaarheid. Ziet uw OR dat de gemiddelde leeftijd van werknemers in uw organisatie verhoogt, maar zijn er nog geen plannen vanuit de organisatie om hiermee om te gaan? Dan kunt u als OR uw initiatiefrecht gebruiken om dit onderwerp op de agenda met de bestuurder te zetten.

Lees bij het HRM-beleid altijd tussen de regels door. Daar kunt u interessante informatie uithalen. Wil de P&O-afdeling bijvoorbeeld een hoog ziekteverzuim terugdringen, dan kan dat voor u aanleiding zijn vragen te stellen aan de bestuurder waarom dit verzuim zo hoog is. Of u kunt zelf een onderzoek instellen.

Functioneren en beoordelingen

De hoofdtaak van P&O is in feite het goed laten functioneren van alle werknemers in de organisatie. Het functioneren van werknemers wordt in veel organisaties gewaarborgd door het houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Hoe de P&O-afdeling daar de komende jaren mee omgaat, vindt u terug in het HRM-beleid.

Uitdiensttreding

Uitdiensttredingen, ook wel personeelsverloop genoemd, maakt vaak onderdeel uit van het HRM-beleid. Het is immers belangrijk om op tijd te signaleren wanneer een werknemer vertrekt. Zo kan er op tijd een vervanger worden gezocht. In die zin is het verloop te scharen onder personeelsplanning. Toch staan we er hier apart bij stil omdat uw OR veel informatie kan halen uit dit aspect van het HRM-beleid. Organisaties houden vaak zogenaamde exitinterviews met vertrekkende werknemers. Deze interviews zijn zo belangrijk omdat een vertrekkende werknemer niet ‘op zijn woorden hoeft te passen’. Exitinterviews geven daarom een redelijk betrouwbaar beeld van de redenen waarom een werknemer vertrekt. Bepaalde problemen kunnen daardoor aan het licht komen waar u als OR mee aan de slag kan.

Als OR heeft u instemmingsrecht als het gaat om regelingen op het gebied van sociaal beleid, maar dan alleen als dit niet in de cao of wetgeving geregeld is. Kijk daarom altijd in uw cao-boekje als u met HRM-beleid aan de slag wil. Let op: soms krijgt de OR in de cao meer mogelijkheden.

Voordat u met een HRM-onderwerp aan de slag gaat, moet u erop letten dat het gaat om een vaststelling, intrekking of wijziging van een regeling. Let als OR op dat u niet aan de slag gaat met individuele gevallen. OR’en krijgen daar vaak mee te maken. Een werknemer komt klagen over zijn rooster of zijn leidinggevende en de OR moet dat oplossen. U heeft daar geen bevoegdheden voor. De OR is immers geen individuele belangenbehartiger.

Een samenvatting van het instemmingsrecht bij regelingen rondom het HRM-beleid:

Instemmingsrecht	OR	PVT
Arbeidsomstandigheden	Ja	Ja
Ziekteverzuim en re-integratie	Ja	Ja
Arbeidstijden	Ja	Ja
Belonings- of functiewaarderingssysteem	Ja	Nee
Aanstellings- ontslag en bevorderingsbeleid	Ja	Nee
Opleidingsbeleid	Ja	Nee

OR: in de praktijk

Vaak richten OR’en een aparte commissie op die gaat over het HRM-beleid. Deze commissie kan een goede relatie onderhouden met de P&O-afdeling en kan zich dan verdiepen in HRM-gerelateerde materie, zoals het HRM-beleid van de organisatie. Een commissie kan voor een deel uit niet-OR-leden bestaan. Het is het overwegen waard om iemand van de P&O-afdeling in de commissie zitting te laten nemen. Zo zorgt u voor een permanente link tussen P&O en OR.

Vraag uzelf altijd af voordat u met een HRM-onderwerp aan de slag gaat of het echt gaat om een beleidswijziging of om een individueel geval. Is er sprake van een individueel geval, ga dan na of het over veel dezelfde individuele gevallen gaat of dat het echt om afzonderlijke gevallen gaat.