Werkkostenregeling

Werknemers maken kosten voor hun werk. Denk aan reiskosten, bijvoorbeeld voor woon-werkverkeer of voor zakelijke reizen. Of aan onkosten die een werknemer maakt, bijvoorbeeld voor een opleiding, voor een ziektekostenverzekering, of voor zakelijke lunches. Sommige werkgevers stellen ook zaken beschikbaar aan werknemers, zoals bedrijfskleding, een laptop, een mobiele telefoon, een auto of een fiets. Bijna alle werkgevers hebben een personeelsreglement, een cao of een combinatie daarvan, met regels voor dit soort vergoedingen en verstrekkingen. Deze regels verschillen per organisatie. Bovendien veranderen deze regels vaak, als gevolg van de wisselende en gedetailleerde eisen van de fiscus aan belaste en onbelaste vergoedingen en verstrekkingen.

De werkkostenregeling

De werkkostenregeling is een regeling waarmee uw bestuurder onbelast vergoedingen aan werknemers kan geven. Zo kunnen organisaties zelf kiezen – binnen de kaders van de Belastingdienst – hoe zij hun pakket van werkkosten fiscaal regelen.

Volgens de werkkostenregeling mag een organisatie maximaal 1,7% van de totale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemers. tenminste, tot de eerste 400.000 van het totale fiscale loon. Boven de 400.000 geldt nog wel de vrije ruimte van 1.2%. Alles daarboven kan weliswaar nog steeds vergoed worden door de werkgever, maar de werkgever betaalt daar wel 80% belasting over.

Voor sommige vergoedingen geldt echter een zogenaamde gerichte vrijstelling of een nihilwaardering. Deze tellen niet mee in de vrije ruimte van 1,2%. Zo geldt voor ov-abonnementen een nihilwaardering, zolang de ter beschikking gestelde ov-abonnementen door werknemers ook voor het werk worden gebruikt.

Noodzakelijkheidscriterium

Niet alle vergoedingen en verstrekkingen gaan ten kosten van de 1,7 en 1,2% vrije ruimte. Het zogenaamde noodzakelijkheidscriterium zorgt ervoor dat bepaalde verstrekkingen vrijgesteld zijn. Denk hierbij aan laptops, tablets en gereedschappen. Zolang de werknemer de voorziening nodig heeft voor zijn werk, kunnen deze zaken belastingvrij en buiten de werkkostenregeling om worden verstrekt. Gaat uw bestuurder aan de slag met het personeelsreglement en wil hij regeling(en) omtrent vergoedingen gaan aanpassen? Let dan goed op.

Uw taak als OR is om er op te letten dat zo’n wijziging niet ten nadele van de werknemers gaat. Ga dus grondig te werk en stem niet direct in met een snelle invoering van een regeling die u niet doorgrondt.

Inventarisatie van werkkosten

Een goede regeling omtrent vergoedingen in uw organisatie, begint dus met een degelijke inventarisatie van onbelaste vergoedingen en verstrekkingen waar werknemers in uw organisatie op dit moment recht op hebben. Vraag uw bestuurder of de salarisadministratie dit op een rij kan zetten.

Welke regelingen en vergoedingen kent uw organisatie? Ze kunnen voortvloeien uit de cao en/of het personeelsreglement, maar ook uit wetten, zoals bijvoorbeeld de Arbowet, die de verstrekking van veiligheidskleding bepaalt.
Laat per vergoeding en verstrekking nagaan welk deel hiervan onbelast wordt vergoed. Door dat te koppelen met het daadwerkelijk gebruik van de regelingen – niet iedereen heeft een auto van de zaak – kunt u per werkkostenpost nagaan hoeveel er in uw organisatie onbelast wordt uitgekeerd.
Laat daarbij uitzoeken voor welke onderdelen een gerichte vrijstelling of een fiscale nihilwaardering geldt. In dat geval gaat dit niet ten nadele van de vrije ruimte.
De laatste stap is de berekening van het totaal aan onbelaste vergoedingen en vertrekkingen op jaarbasis, na aftrek van de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Is dat meer of minder dan de vrije ruimte van 1,7% voor de eerste 400.000 en 1,2% voor de rest van de loonsom?

Als het totaalbedrag hier wel boven komt, dan komen bestuurder (en veelal ook OR) voor moeilijke keuzes te staan. Welke regelingen zouden moeten vervallen? Daarbij kan de OR kijken naar zaken als een evenwichtige verdeling van regelingen die voor iedereen van toepassing zijn en die voor bijzondere groepen van toepassing zijn. Bedraagt het totaalbedrag echter minder dan de vrije ruimte, dan is er wellicht een mogelijkheid tot verruiming van de onbelaste vergoedingen en verstrekkingen ten gunste van de werknemers.

Een goede inventarisatie is van groot belang, omdat u daarmee inzicht krijgt in de onder- of overbesteding van de vrije ruimte. Dat bepaalt met welke keuzes u straks te maken krijgt.

OR: invloed

Het moge duidelijk zijn dat een goede regeling van groot belang is voor alle werknemers, en dus voor de ondernemingsraad. Het is daarom zaak duidelijke afspraken te maken met de bestuurder als hij aanpassingen wil maken aan de vergoedingen die uw organisatie aan de werknemers biedt. Bij een zorgvuldig proces spelen de volgende vragen een rol:

Wanneer wil uw bestuurder met het personeelsreglement aan de slag gaan?
Wanneer is de beoogde ingangsdatum van de nieuwe regeling?
Is er een plan van aanpak? Hoe ziet de planning eruit en wie wordt erbij betrokken?
Is er een door de bestuurder ingestelde werkgroep die de bestaande regelingen in kaart gaat brengen en de nieuwe regeling gaat ontwerpen?

Over de rol van de OR kunnen de volgende vragen van belang zijn:

Wil de OR een proactieve rol door bijvoorbeeld mee te doen met een OR-afvaardiging aan de werkgroep die de bestuurder heeft ingesteld? Of wil de OR liever achteraf een oordeel geven?
Laat de OR zich bijstaan door een externe deskundige? Welke initiatieven neemt de OR?
Is het verstandig dat de OR zich over de bestaande cao-regelingen en de opzet van dergelijke regelingen bij andere bedrijven laat voorlichten door de vakbonden?

OR: rechten en plichten

In ieder geval kan de ondernemingsraad rond het thema van de werkkostenregeling gebruik maken van haar overleg- en informatierecht. Over adviesrecht is er niets in de Wet op de ondernemingsraden (WOR) vastgelegd. Wel is er sprake van een gedeeltelijk instemmingsrecht. In Artikel 27 van de WOR staat dat veranderingen in sommige werkkostenposten onderhevig zijn aan instemming van de OR, zoals winstdelings- en spaarregelingen (lid 1.a), vakantieregelingen (lid 1.b) en regelingen rond personeelsopleidingen (lid 1.f). Er staat dus niet expliciet in de wet dat de OR instemmingsrecht heeft over alle werkkosten, maar wel over een gedeelte daarvan.

Schroom niet om flink de materie in te duiken. Sommige OR’en kiezen voor een inhoudelijke voorbereiding door hun eigen financiële commissie. Anderen richten er een speciale projectgroep voor op.

Een samenvatting van de wettelijke rechten voor de OR rond de werkkostenregeling:

wettelijke rechten	OR	PVT
informatie	ja	ja, alleen mondeling verplicht
initiatief	ja	ja
advies	nee	nee
instemming	ja, gedeeltelijk	nee
inschakeling deskundige	ja	ja
benoeming	nvt	nvt

OR: in de praktijk

De wet stelt dus niet dat er sprake is van een integrale instemmingsbevoegdheid van de OR wat betreft het vertsrekken van vergoedingen aan het personeel, maar slechts van een gedeeltelijke. Aan de andere kant is er natuurlijk de praktijk van de medezeggenschap in uw organisatie. Welke werkkosten vielen tot nu toe onder het instemmingsrecht? Was dat een beperkt aantal, of was dat het hele personeelsreglement of -handboek? In dat laatste geval is het niet meer dan logisch dat een nieuwe regeling/ aangepast personeelsreglement ook ter instemming aan u wordt voorgelegd. Mocht dat niet het geval zijn, dan kunt u het als OR toch altijd aan de bestuurder voorstellen.