Mag een bestuurder de e-mails van medewerkers inzien?

Wat moet de OR doen als er klachten van medewerkers binnenkomen dat de bestuurder e-mails controleert? Het is de taak van de OR om deze klachten te bespreken met de bestuurder in het reguliere overleg. Toch mag de bestuurder in bepaalde gevallen de e-mails van medewerkers inzien. Er moet voor de bestuurder wel een duidelijke reden zijn, bijvoorbeeld een ernstig vermoeden van fraude of grensoverschrijdend gedrag. Daarnaast moet het belang van de werkgever opwegen tegen de privacy van de werknemer. Als de verdenkingen ernstig zijn, weegt de privacy van de medewerker minder. Als er sprake is van fraude of andere ernstige zaken, zal de rechter de privacy van de medewerker minder zwaar wegen.

Hoe bepaal je het evenwicht?

Aan een arrest uit 2017 van het Europese Hof voor de rechten van de mens, het zogenoemde Barbulescu-arrest, toetst de rechter of een werkgever e-mails van medewerkers mag controleren:

• Medewerkers worden vooraf op de hoogte gesteld dat de werkgever de inhoud van e-mails kan controleren;
• De werkgever maakt duidelijk wat die controle inhoudt en wie die controle uitvoert;
• Voor controle moet de werkgever een rechtmatige reden hebben;
• De werkgever moet duidelijk maken dat minder ingrijpende maatregelen niet mogelijk zijn;
• De werkgever heeft zich ervan vergewist wat de impact is van de controle en het gebruik van de resultaten op de medewerker.

Indien er sprake is van fraude, seksueel getinte of bedreigende e-mails naar collega’s kan dit leiden tot ontslag op staande voet. In andere gevallen kunnen malversaties worden opgelost met een indringend gesprek.