Instemmingsverzoek

Artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) bepaalt dat verschillende besluiten van uw bestuurder instemmingsplichtig zijn. Dat betekent dat uw bestuurder de ondernemingsraad om instemming moet vragen voordat hij uitvoering mag geven aan zo’n besluit. Onderwerpen die instemmingsplichtig zijn, zijn bijvoorbeeld een arbeids- of rusttijdenregeling, een beloningssysteem of een re-integratiebeleid. Deze instemming vraagt uw bestuurder (schriftelijk) met een instemmingsverzoek. Maar hoe ziet zo’n instemmingsverzoek eruit? Aan welke eisen moet het voldoen en waar moet u als ondernemingsraad op letten? Bekijk het in deze checklist.

Artikel 27 WOR

Het instemmingsrecht is opgenomen in artikel 27 van de WOR. De bestuurder is verplicht voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van regelingen met betrekking tot het sociale beleid van de onderneming instemming te vragen van de ondernemingsraad. Let op: over het algemeen geldt dat de ondernemingsraad geen instemmingsrecht heeft als het gaat om primaire arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij aan salaris of het aantal vakantiedagen. Secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden zijn wel onderhevig aan een instemmingsprocedure.

Onderwerpen

In het eerste lid van artikel 27 WOR staat een lijst van instemmingsplichtige onderwerpen. Dit zijn:

regelingen op grond van een pensioenovereenkomst, een winstdelingsregeling of een spaarregeling;
een arbeids- en rusttijdenregeling of een vakantieregeling;
een belonings- of een functiewaarderingssysteem;
een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid;
een regeling op het gebied van het aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid;
een regeling op het gebied van de personeelsopleiding;
een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling;
een regeling op het gebied van het bedrijfsmaatschappelijk werk;
een regeling op het gebied van het werkoverleg;
een regeling op het gebied van de behandeling van klachten;
een regeling omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen;
een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen;
een procedure voor het omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand, als bedoeld in artikel 2, eerste lid, van de Wet Huis voor klokkenluiders.

Meer weten over de onderwerpen die onder het instemmingsrecht vallen? Bekijk deze checklist.

Timing

Bij het adviesrecht is het vereist om op een zodanig tijdstip bij de procedure te worden betrokken, dat de ondernemingsraad nog wezenlijke invloed op het besluit kan uitoefenen. Bij het instemmingsrecht is dit niet het geval, het gaat er niet om dat u nog invloed kunt uitoefenen, maar of u al dan niet kunt instemmen met het voorgenomen besluit. Wel is het natuurlijk wenselijk om alsnog zo vroeg mogelijk bij de besluitvorming te worden betrokken. Zo is de kans groter dat het instemmingstraject soepel verloopt. In artikel 27 WOR staan wel drie eisen met betrekking tot tijd:

De OR beslist pas nadat er minimaal 1 keer overlegd is in de overlegvergadering.
De ondernemingsraad moet na dit overleg zo snel mogelijk zijn besluit aan de bestuurder kenbaar maken.
Hierna moet de bestuurder op zijn beurt weer zo snel mogelijk aan de OR mededelen welk besluit hij heeft genomen en vanaf welke datum hij dat besluit uitvoert.

Beweegredenen

Een van de belangrijkste onderdelen van het instemmingsverzoek betreft het gedeelte waarin de bestuurder zijn beweegredenen voor het voorgenomen besluit uiteenzet. Artikel 27 lid 2 van de WOR verplicht de bestuurder een ‘overzicht van beweegredenen voor het besluit’ te verstrekken. Met deze zogeheten beweegredenen wordt de achtergrond van het voorgenomen besluit bedoeld. Dit kan een wetswijziging zijn, die invloed heeft op het sociale beleid van de onderneming.

Gevolgen

Naast de beweegredenen voor het voorgenomen besluit, zijn ook de te verwachten gevolgen van het besluit verplicht voor de bestuurder om te vermelden in het instemmingsverzoek. Dit is een van de belangrijkste onderdelen van het instemmingsverzoek. Hier moeten de bestuurlijke, juridische en organisatorische aspecten benoemd worden die met het besluit gemoeid zijn. Let vooral op de gevolgen voor de achterban:

Vinden er functieveranderingen plaats?
Wijzigen arbeidsvoorwaarden of arbeidsomstandigheden?
Vindt er een wijziging plaats in het aantal medewerkers?

Geheimhouding

Het is gebruikelijk dat er een (beperkte) geheimhouding wordt opgelegd. Let hier goed op en zorg ervoor dat u zich hieraan houdt. Het is aan te raden af te spreken hoe lang de geheimhouding duurt, welke gegevens onder de geheimhouding vallen en of er personen zijn bij wie de geheimhouding niet in acht hoeft te worden genomen.

Deadline

In het instemmingsverzoek zal uw bestuurder een deadline voorstellen, waarop hij uiterlijk uw beslissing wil ontvangen. Beoordeel of deze deadline realistisch is, of u deze kunt halen en wat u nog aan extra informatie nodig heeft voordat u uw beslissing kunt nemen.