Voorkomen grensoverschrijdend gedrag

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving. Uit de wetgeving vloeit een zorgplicht voort. Als werkgever moet je maatregelen nemen om grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer te voorkomen. Grensoverschrijdend gedrag is niet alleen schadelijk voor de slachtoffers, maar ook voor de organisatie waarin het plaatsvindt. Denk maar aan reputatieschade, verminderde productiviteit en kwaliteit, oplopend verzuim en hoge transitiekosten door personeelsverloop.

Wat is grensoverschrijdend gedrag?

Voorbeelden van grensoverschrijdend gedrag zijn discriminatie, geweld, pesten, (micro)agressie en ongewenst seksueel gedrag. Daarbij is steeds één constante, de grens van de medewerker wordt overschreden, het is tegen de wil van het slachtoffer. Niet in elke organisatie komt grensoverschrijdend gedrag even veel voor, maar er zijn signalen dat het risico groter is als er sprake is van een hoog ziekteverzuim, een hoog personeelsverloop, een hoge werkdruk en een hoge mate van competitie. Ook falend leiderschap ook een grote risicofactor is voor het ontwikkelen van grensoverschrijdend gedrag.

Tip: De OR tijdig moet tijdig betrokken worden bij het creëren van een veilige werkomgeving. De OR heeft namelijk instemmingsrecht bij arbo-regelingen. Bovendien kan de OR signalen vanuit de achterban over grensoverschrijdend gedrag tijdig doorgeven aan de bestuurder.

Gedragscode

Het is belangrijk om een helder sociaal veiligheidsbeleid te voeren. Zo’n beleid bevat in ieder geval de volgende onderdelen een heldere gedragscode. Daarin staat, gebaseerd op de kernwaarden van de organisatie, welk gedrag wel en niet wenselijk is. Daaruit komt ook duidelijk naar voren wat als grensoverschrijdend gedrag wordt gezien. En daarin staat onomwonden dat dit te allen tijde ontoelaatbaar is.

Bewustwording en interne dialoog

Daarnaast is het belangrijk om te werken aan bewustwording en interne dialoog. In bijvoorbeeld teamoverleg of leiderschapstrainingen kan je aandacht besteden aan de gedragscode en het integriteitsbeleid, de ontwikkeling van gemeenschappelijk begrip van de gewenste omgangsvormen, het belang van een cultuur van openheid en vertrouwen, het belang van diversiteit en inclusiviteit, het belang van voorbeeldgedrag en elkaar kunnen aanspreken en tenslotte de gezamenlijke verantwoordelijkheid van werkgever en werknemer hiervoor.

Tip: Bereid je voor op informele of formele klachten op het gebied van sociale veiligheid of integriteitsschendingen. Dat voorkomt paniekvoetbal en verwarring.

Meldstructuur

Naast beleid is ook een goed geformuleerde en heldere meldstructuur van belang. Daartoe behoort de aanstelling van een of meer vertrouwenspersonen, het maken van een degelijke klachtenregeling, het opzetten van een interne meldprocedure volgens de eisen van de Wet bescherming klokkenluiders en een evenwichtig sanctiebeleid:

Een of meer vertrouwenspersonen

Zij kunnen de eerstelijns opvang bieden en medewerkers die onveiligheid ervaren kunnen helpen met advies en bijstand. Het kunnen zowel interne als externe vertrouwenspersonen zijn, of een combinatie daarvan. Van belang is dat deze vertrouwenspersonen veilig en laagdrempelig bereikbaar zijn voor de werknemers, maar ook stagiaires, uitzendkrachten en zzp’ers. Het is ook raadzaam een protocol te publiceren waaruit volgt wat van de vertrouwenspersonen kan worden verwacht.

Klachtenregeling

In een klachtenregeling is beschreven hoe een medewerker een formele klacht binnen de organisatie kan indienen, hoe de klacht behandeld wordt, welke termijnen van toepassing zijn en wat de beroepsmogelijkheden zijn. Daarin staat ook wie wordt betrokken bij welke soort klacht, welke volgorde van aanpak is wenselijk, hoe wordt het beginsel van hoor en wederhoor goed vormgegeven, wanneer wordt een intern of extern onderzoek uitgevoerd

Intern meldprocedure

De Wet bescherming klokkenluiders verplicht organisaties met 50 of meer medewerkers een interne meldprocedure te organiseren, zodat medewerkers die een melding van een misstand willen doen weten hoe dat moet. Duidelijk moet zijn wat een vermoeden van een misstand is, op welke manier die intern gemeld kan worden en bij wie die melding gedaan kan worden. Bij dat laatste geldt dat er altijd een mogelijkheid in vertrouwen een adviseur te raadplegen. De wet stelt ook eisen aan de termijnen. Binnen 7 dagen na de melding moet er een ontvangstbevestiging volgen en binnen drie maanden daarna moet de melder te horen krijgen wat de beoordeling en opvolging van de melding is.

Tip: De interne meldprocedure vereis de voorafgaande instemming van de ondernemingsraad (artikel 27, eerste lid, onder m, WOR) of de personeelsvertegenwoordiging (artikelen 35c en 35d WOR)

Sanctiebeleid

Sancties bij grensoverschrijdend gedrag kunnen vooraf beschreven worden in bijvoorbeeld de gedragscode, Ze kunnen variëren van een mondelinge of schriftelijke waarschuwing tot ontslag op staande voet. Indien een sanctie wordt toegepast dient dit altijd proportioneel te zijn en binnen de organisatie moet met gelijke maten worden gemeten.

Monitoren

Organisaties kunnen proactief een vinger aan de pols houden bij het voorkomen van grensoverschrijdend gedrag. Bij monitoring kan je denken aan een periodiek medewerkerstevredenheidsonderzoek, waarin expliciet aandacht is voor werkcultuur, werkgeluk en sociale veiligheid. Wat ook kan is een standaardvraag opnemen in functionerings- of beoordelingsgesprekken naar negatieve ervaringen op het gebied van discriminatie, pesten, (verbale) agressie of seksuele intimidatie. Of een standaard 360-graden review van alle medewerkers over hun leidinggevenden. Tot slot is monitoring ook goed mogelijk bij exitgesprekken bij vertrekkende werknemers, eventueel uitgevoerd door de vertrouwenspersoon.

Voor meer informatie over vertrouwenspersonen, bekijk de checklist Instelling vertrouwenspersoon, de checklist Benoeming vertrouwenspersoon en de checklist 11 vragen over de vertrouwenspersoon