OR heeft invloed op gelijke kansen bij werving en selectie

Er komen behoorlijk veel gedetailleerde regels om discriminatie door werkgevers tegen te gaan bij werving en selectie. De hoofdzaken staan al in de Wet toezicht gelijke kansen bij werving en selectie, die op 1 januari 2024 in werking treedt: organisaties met meer dan 25 werknemers moeten hun werkwijze rond werving en selectie schriftelijk vastleggen, bij minder werknemers moet de werkwijze mondeling kunnen worden toegelicht. Het kabinet heeft nu de nadere (uitvoerings-)regels bekendgemaakt en op 13 april ter internetconsultatie voorgelegd. Ze zijn dus nog niet definitief.

Instemmingsrecht OR

In ieder geval is wel duidelijk dat de werkwijze te beschouwen is als een regeling op het gebied van het aanstellingsbeleid. Dus is de werkgever volgens de Wet op de ondernemingsraden (artikel 27, eerste lid onder e) verplicht de ondernemingsraad vooraf te laten instemmen met werkwijze (en elke wijziging daarvan. Bij minder dan 50 werknemers kan de werkgever bij de totstandkoming van de werkwijze de personeelsvertegenwoordiging (pvt) betrekken, of als er die er niet is de personeelsvergadering.

Openbare functie-eisen

De werkgever moet de relevante functie-eisen vooraf vaststellen. Deze moeten zijn terug te vinden in de vacaturetekst of het functieprofiel. Tijdens het sollicitatieproces blijven de eisen in principe ongewijzigd. Lukt het niet om een persoon te vinden die voldoet aan de kwalificaties, of blijkt dat het werk toch om andere vaardigheden vraagt, dan moet de werkgever de veranderende eisen toelichten aan de kandidaten die op dat moment nog in procedure zijn.

Relevante functie-eisen

Werkgevers mogen alleen functie-eisen stellen die relevant zijn voor de functie. Dat moet ook in de werkwijze worden gewaarborgd. Dit betekent niet dat werkgevers dit per individuele vacature moeten vastleggen en documenteren. Wel moeten ze achteraf kunnen onderbouwen waarom voor bepaalde functie-eisen is gekozen.

Wervingsmethode

Werkgevers moeten vacatures openbaar maken, zodat deze kenbaar zijn voor potentiële sollicitanten. Het staat de werkgever vrij via welk kanaal een vacatures kenbaar wordt, zolang de vacature goed vindbaar is.

Selectieprocedure

Werkgevers moeten in de selectieprocedure zorgen dat (onbewuste) vooroordelen worden geminimaliseerd en kandidaten maximaal onderling vergelijkbaar zijn:

Bij aanvang moet de werkgever sollicitanten direct duidelijkheid verschaffen over de sollicitatieprocedure. Wijkt de werkgever af van de eenmaal gekozen procedure, dan moet dat aan de sollicitant worden meegedeeld en toegelicht.
De werkgever moet proberen zoveel mogelijk dezelfde soort informatie van de kandidaten te verzamelen. Bij sollicitatiegesprekken kan dat via een gestructureerd interview. Bij presentaties van kandidaten op schrift of in beeld kan dat met dezelfde vraagstelling.
De werkgever moet de kandidaten beoordelen op basis van dezelfde, vooraf vastgestelde, objectieve criteria die aansluiten bij de functie-eisen. Dat kan in de vorm van een scoretabel waarbij per criterium wordt aangegeven of een kandidaat slecht, matig, voldoende of goed scoort. In de tabel kan ook de weging per criterium worden aangegeven. De gewogen totaalscores zijn doorslaggevend.
Bevorder de objectiviteit bij de selectie door bijvoorbeeld niet per persoon, maar per competentie te beoordelen, door de informatie over de kandidaat te minimaliseren die het oordeel tijdens de selectie kleurt maar niet relevant is voor de functie en door kandidaten niet tussentijds te bespreken. Het inzetten van een neutrale procesbewaker, het stellen van doelen voor diversiteit in de selectie en het samenstellen van een diverse selectie kunnen daarbij helpen.
De werkgever moet na afloop van de selectie alle kandidaten informeren over de genomen beslissing. Dat kan bijvoorbeeld via de NVP Sollicitatiecode of de Recruitercode.

Vergewisplicht

Als een werkgever gebruikmaakt van een extern werving- en selectiebureau, is hij verplicht zich ervan te vergewissen dat deze een werkwijze heeft die gericht is op het voorkomen van arbeidsmarktdiscriminatie. Concreet betekent dit dat een werkgever elke twee jaar (en altijd bij wijzigingen) de werkwijze dient op te vragen en te beoordelen op non-discriminatie, zoals het bureau verplicht is deze informatie te verstrekken aan de werkgever. Hetzelfde geldt als de werkgever gebruikmaakt van geautomatiseerde systemen, zoals online assessments en selectiealgoritmes. In deze gevallen is altijd een laatste menselijk oordeel nodig.

Meldplicht

Uitzenders of detacheerders mogen een verzoek van een werkgever dat (vermoedelijk) tot arbeidsmarktdiscriminatie leidt niet in behandeling nemen. Binnen tien werkdagen moet men ingaan met de werkgever. Wanneer het vermoeden onvoldoende is weggenomen, volgt eveneens binnen tien dagen een tweede gesprek. Leidt ook dit niet tot het wegnemen van de vermoedens van discriminatie, dan is de intermediair verplicht een melding te doen bij de Nederlandse Arbeidsinspectie.