OR Jaarverslag

Wat is de deadline?

Controleer het OR-reglement om te zien of er een datum voor het jaarverslag is opgenomen. Plan het maken van het jaarverslag ruim op tijd in. Hierdoor kan iedereen er rekening mee houden dat hij/zij een bijdrage moet leveren. Is er geen verplichte publicatiedatum? Maak dan een planning met een deadline voor alle inhoudelijke bijdragen, de inhoudelijke redactie, de vormgeving en de publicatie zelf. Gebruik het Model OR Jaarverslag.

Vrijstelling vragen

Veel ondernemingsraden hebben nauwelijks tijd voor het produceren van een fatsoenlijk verslag of leggen deze taak op het bordje van de secretaris. U kunt om een eenmalige extra vrijstelling van uren vragen bij de bestuurder voor het maken van het jaarverslag. Hiermee hoeft de bestuurder echter niet in te stemmen. Als u geen extra uren krijgt, zult u creatief met de beschikbare tijd moeten omgaan. Bijvoorbeeld door het jaarverslag een gemeenschappelijke klus te maken. Benoem een redactie van OR-leden en werknemers buiten de OR. Laat hen elk een bijdrage leveren in de vorm van een verslag van een onderdeel, een interview met mensen van de werkvloer, of een samenvatting van een recent medewerkerstevredenheidsonderzoek.

Maak van uw jaarverslag een gemeenschappelijke klus en benoem een redactie.

Bepaal het doel

U staat voor een keuze: maak ik van het jaarverslag een visitekaartje van de ondernemingsraad of houden we het sober. Maak in ieder geval een duidelijke keuze. Aan een jaarverslag dat u wilt inzetten als PR-middel, om de interesse en het enthousiasme van de achterban voor de OR te vergroten, zult u andere eisen stellen dan aan een jaarverslag dat alleen bedoeld is voor bestuurder en toezichthouder of voor het OR-archief.

Is uw jaarverslag een PR-middel? Besteed dan meer tijd en energie aan de vorm en inhoud.

Opbouw van het jaarverslag

In principe kunt u het jaarverslag zo dik maken als u zelf wilt. Een globale opbouw van een jaarverslag kan er als volgt uitzien:

1. Inhoudsopgave
2. Voorwoord van de voorzitter
3. Samenstelling OR
4. Overzicht van de onderwerpen van afgelopen jaar
5. Alle onderwerpen puntsgewijs en bondig besproken
6. Communicatie met de achterban
7. Vooruitblik met plannen voor komend jaar
8. Eventuele bijlage

Inhoud van het jaarverslag

• Vermeld ten minste de omvang, samenstelling en zittingsduur van de OR
• Geef aan welke onderwerpen de OR heeft behandeld. Start met de onderwerpen waar de OR invloed op heeft gehad en benoem telkens het doel van de OR en het gewenste resultaat en het uiteindelijk behaalde resultaat.
• Geef de contacten met de achterban aan en kijk vooruit naar volgend jaar. Hierdoor wordt het jaarverslag meer dan een historisch verslag.
• Kies zo mogelijk een thema. Dat zorgt voor een rode draad die uw verslag beter leesbaar maakt. Bovendien kunt u daardoor de beeldvorming rond het afgelopen jaar enigszins sturen.

Bepaal van tevoren of u het OR-jaarverslag op papier of digitaal maakt. Dit is afhankelijk van de verwachtingen van de lezers en het budget. De productie en vooral de effectieve distributie van een papieren jaarverslag zijn immers hoog.

Schrijf voor de lezer

Een aantrekkelijk verslag maken kan op verschillende manieren. Zorg voor een heldere opzet en een prettige, aantrekkelijke stijl. Maak aansprekende koppen en tussenkoppen. Een kop zegt meestal iets over de tekst. Maak uw zinnen actief (‘De OR vergadert’ in plaats van ‘Er wordt vergaderd door de OR’), want dat leest prettiger. Het belangrijkste is dat u schrijft vanuit de lezer. Veel ondernemingsraden maken de fout om afkortingen (de VGWM-commissie) en vakjargon (artikel 24-overleg) te gebruiken. De gemiddelde lezer snapt dat niet en haakt af. Ook de onderwerpen staan soms ver van de lezer af. Beschrijf zo veel mogelijk concrete onderwerpen (de nieuwe werktijden, geen kerstpakket meer, een nieuwe fietsenkelder) in plaats van beleidsmatige (de werkkostenregeling, een nieuwe visie) zaken.

Leuk het jaarverslag op met een luchtig interview met de voorzitter of een grappig artikel over een kijkje achter de schermen bij de OR.

Leesbaarheid en vormgeving

Leesbaarheid en vormgeving dragen bij aan de aantrekkelijkheid van het jaarverslag. Zorg ervoor dat het OR-jaarverslag goed leesbaar is, niet alleen door correct Nederlands taalgebruik en bondig geschreven stukken tekst. Overweeg om het verslag te verluchtigen met bijvoorbeeld wat interviews met medewerkers over onderwerpen die de afgelopen periode bepalend waren, of met de voorzitter over de rol van de OR. Of geef een beeldend kijkje achter de schermen bij de OR. De interviews zijn ook een mooie aanleiding voor foto’s of andere illustraties. Juist dit soort zaken maakt het verslag aantrekkelijk om te lezen. Dat is immers wat u wilt bereiken: dat uw doelgroep het jaarverslag leest. Heeft u zelf geen fotomateriaal, dan kunt u via internet veel foto’s, cartoons of andere afbeeldingen vinden. Let wel op of u het beeldmateriaal gratis mag gebruiken.

Zorg ervoor dat het OR Jaarverslag goed leesbaar is, niet alleen door correct Nederlands taalgebruik en bondig geschreven stukken tekst, maar ook door het gebruik van afbeeldingen zoals illustraties en foto’s.

Evalueer

Als het OR-jaarverslag is gemaakt dan gaat iedereen weer over tot de orde van de dag. Zorg ervoor dat uw OR toch even de tijd neemt om stil te staan bij het resultaat en bedank de makers. Meestal zijn er bij het maken van het jaarverslag wel zaken die de volgende keer anders kunnen, die het resultaat nog beter maken of het proces vergemakkelijken. Betrek daarbij ook de mening van de lezers. Wat vonden zij van het verslag? Door de evaluatie van het OR jaarverslag kunt u ervoor zorgen dat het verslag ieder jaar beter wordt.

Heeft u geen inspiratie? Ga dan naar een training over aantrekkelijke jaarverslagen schrijven. Daar krijgt u handige tips en ziet u vaak voorbeelden van andere OR’en.