Functioneren en beoordelen

Het onderscheid tussen functioneren en beoordelen

Een van de misvattingen is dat een functioneringsgesprek hetzelfde zou zijn als een beoordelingsgesprek, maar dat zijn twee heel verschillende gesprekken. In een functioneringsgesprek gaat het om het functioneren van de medewerker. Er wordt gekeken naar het gedrag, de kwaliteiten en de output. Ook de kant van de organisatie en het leidinggeven komt aan de orde. Dat wordt besproken waarbij de medewerker ook de invloed van de organisatie op zijn of haar functioneren kan meewegen, daarop reflecteren en aan de leidinggevende ‘hobbels’ op die punten kan teruggeven. Het is tweerichtingsverkeer. In een beoordelingsgesprek wordt de medewerker, aan de hand van bespreekpunten beoordeeld. Er wordt als het ware een oordeel geveld en conclusies getrokken, dat is eenrichtingverkeer.

Ga voor uw organisatie na of bovengenoemd onderscheid helder is en of dit goed gehanteerd wordt.

De gesprekscyclus

Zoals uit bovenstaande al blijkt, wordt het functioneringsgesprek niet in dezelfde periode gehouden als het beoordelingsgesprek. Het eerste vindt vaak in mei of juni plaats en een beoordelingsgesprek vaak aan het eind van het jaar. Wanneer het HR-beleid in een organisatie zich verder heeft ontwikkeld is er sprake van een gesprekscyclus waarbij in het begin van het jaar een planningsgesprek plaatsvindt met doelen en een tijdspad. Wat wordt van de medewerker verwacht en welke opleidingen of tools heeft iemand nodig? In juni volgt het functioneringsgesprek waarbij dus gekeken wordt hoe zowel de medewerker als de organisatie functioneert in het kader van de gestelde doelen en in december vindt een beoordeling plaats.

Verdiep u in het systeem van de gesprekscyclus, kijk hoe de OR met een instemmingsverzoek daaromtrent is bezig geweest en kijk hoe andere organisaties het doen.

Opleidingen

Wanneer een organisatie echt over wil gaan op een professionele gesprekscyclus dienen zowel medewerkers als leidinggevenden hier voor te worden geschoold. Een nieuwe HR-tool krijgt uw organisatie, op de verschillende niveaus, niet zomaar in de vingers. Er zal ook gerapporteerd en geëvalueerd dienen te worden en vaak vindt dan bijstelling plaats, eventueel via nieuwe trainingen. Zonder oefening  geen kunst. Naast de training voor de medewerker en de leidinggevenden gaat het ook om voorlichting aan alle medewerkers, al dan niet door een extern bureau. Bij elkaar zou het invoeren van de nieuwe gesprekscyclus het beste gepaard kunnen gaan met een meerjarig opleidings- en begeleidingsplan.

Controleer bij het instemmingsverzoek of er ook een  opleidings- en begeleidingsplan is opgenomen. En of daar ook tijd en geld voor begroot is.

Formulieren

Een gesprekcyclus kent verschillende onderdelen. Naast de gesprekken zelf en de opleidingen komt de organisatie ook met nieuwe formulieren. Het is aan de OR om deze formulieren door te nemen en mede te bepalen wat besproken, gerapporteerd en geëvalueerd wordt. Dat hangt weer samen met de doelstellingen van de organisatie in enig jaar, de medewerker, de competenties, afspraken, instructies voor medewerker, leidinggevende en de P&O-afdeling. Let ook op wat er niet op thuishoort. Ook gaat het om welke formulieren er nodig zijn en of de juiste punten er op staan.

Loop eens een formulier voor de medewerker voor bij het functioneringsgesprek door en kijk of het past bij de geformuleerde doelen en middelen (doelbinding).

In beroep

Een ander punt bij functioneren en beoordelen is dat een organisatie iets dient te regelen als een medewerker het met de beoordeling niet eens is. Het functioneren en beoordelen is geen waardevrij onderwerp. Naast de doelen, de normen en waarden van een organisatie spelen er ook menselijke aspecten een rol en macht en invloed. Men probeert via de vastgestelde onderwerpen een objectief meetinstrument te ontwikkelen en te gebruiken maar of een leidinggevende iemand mag of niet, of wat er gebeurd is tussen medewerkers of op een afdeling, speelt ook een rol. Slechte beoordelingen in een personeelsdossier kunnen ook gebruikt worden om iemand weg te werken of worden doorgegeven aan een volgende werkgever (referenties).

Vraag bij de HR-afdeling hoe de beroepsprocedure is afgesproken, welke mensen daarbij betrokken zijn en wat de ervaringen van de afgelopen drie jaar zijn.

Bewaren

Vanwege de gevoeligheid van de informatie over functioneren en beoordelen is de privacy ook van belang. Hoe worden de formulieren, rapportages, verslagen en conclusies opgeslagen? Wie heeft daar toegang toe? Wat gebeurt er bij onregelmatigheden, is er een privacy-protocol en is de OR het er mee eens wat daar in staat?

Meer weten over privacywetgeving en het bewaren en verwerken van persoonsgegevens? Bekijk dan deze checklist over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wat levert het op?

Al met al gaat het bij een nieuwe gesprekcyclus, het functioneren en beoordelen niet om de administratie en de zaken daaromheen. Het gaat om de vraag of de organisatie en de medewerker er iets mee opschieten. Wat levert het houden van een plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprek nu op? Worden de gestelde doelen bereikt en gaan de organisatie, de leidinggevende en medewerker nu inderdaad beter functioneren? Of is het toch een jaarlijks ritueel dat verplicht wordt doorlopen? Worden de uitkomsten ook gevolgd, geanonimiseerd en geaggregeerd en daar conclusies aan verbonden of verdwijnen de uitkomsten van de gesprekken in de la? Soms zie je een algemene constatering dat het leidinggeven als matig wordt ervaren of de medewerkers meer bij het beleid betrokken willen worden, maar volgt men de actiepunten niet op. Daar moet uw OR alert op zijn.

Ga na welke algemene klacht van het personeel niet is opgelost en waarom niet.