Werkvergunningen voor buitenlandse werknemers

In Nederland werken veel organisaties met arbeidsmigranten. Maar hoe weet je dat ze niet illegaal aan de slag zijn? De arbeidsinspectie controleert regelmatig op illegale situaties, dus laat je bestuurder zorgen dat zijn administratie op orde is. De OR heeft op zich niet zoveel van doen met illegale arbeid, maar het is toch handig om te weten hoe de vork nu precies in de steel zit. Vandaar deze checklist over regels die gelden voor arbeidsmigranten en voor specifieke groepen, zoals expats, buitenlandse studenten. Denk je dat het bij jullie niet goed geregeld is? Trek dan als OR aan de bel bij de bestuurder.

Check op identiteit

Voor alle buitenlandse arbeidskrachten geldt dat ze mogen alleen aan de slag mogen als vooraf de identiteit van de persoon persoonlijk is gecheckt. Het gaat niet alleen om toekomstige werknemers (die in dienst komen), maar om alle mensen die in de organisatie werken. Dus ook zzp’ers, uitzendkrachten en medewerkers van andere bedrijven die in jouw organisatie werk verrichten, zoals schoonmakers. Het persoonlijk checken is letterlijk: de manager of HR moet controleren of het gezicht en de leeftijd klopt met de gegevens op het ID-bewijs.

De basisregel is: wie geen identiteitsbewijs kan laten zien, mag niet werken. Geldige identiteitsbewijzen zijn een Nederlands paspoort of identiteitsbewijs, een Nederlands verblijfsdocument, een Nederlands vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort of een buitenlands paspoort of nationaal identiteitsbewijs. Andere documenten, zoals een rijbewijs of kopieën van identiteitsbewijzen, zijn niet geldig als identiteitsbewijs om vast te stellen of iemand mag werken.

Tip: Bij de controle hoort ook de verantwoordelijkheid om na te gaan of een identiteitsbewijs wel echt is, en geen vervalsing. Een handig hulpmiddel is het stappenplan verificatieplicht.

Komt iemand dienst, dan moet HR altijd een kopie van het ID-bewijs in de administratie opslaan. Werkt iemand namens een ander organisatie (zoals een schoonmaakkracht) of een uitzendbureau, dan mag er juist geen kopie van het ID-bewijs worden bewaard als diegene uit de EER, Zwitserland of Turkije komt.

Check op werkvergunning

De tweede stap is controleren of buitenlandse medewerkers zonder werkvergunning aan de slag mogen. Dat mag alleen als ze een paspoort of ander geldig identiteitsbewijs hebben uit een van de EER-landen – dat zijn alle EU-landen plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland – of van Zwitserland. Is dat niet het geval, dan is er een werkvergunning hebben. Op de achterkant van een Nederlands verblijfsdocument staat of iemand in Nederland mag werken en onder welke voorwaarden. Als dat niet op de achterkant staat, mag die persoon niet aan de slag. Als iemand geen Nederlands verblijfdocument kan overleggen, dan mag die persoon ook niet werken.

De organisatie kan ook zelf een werkvergunning aanvragen voor een buitenlandse medewerker. Er zijn twee soorten. Een tewerkstellingsvergunning (TWV) als iemand korter dan drie maanden komt werken. Een TWV is aan te vragen bij het UWV. Komt iemand langer dan drie maanden werken, dan is er een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) nodig. Die is aan te vragen bij de IND.

Werken met expats

Een expat is een hoogopgeleide arbeidsmigrant. Bijvoorbeeld een (gast)docent, een (wetenschappelijk) onderzoeker of een arts in opleiding. Als de kennismigrant uit de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland of Zwitserland komt, heeft hij geen werkvergunning nodig. Hij heeft wel een geldig paspoort of een identiteitsbewijs nodig. Een kennismigrant van buiten de bovenstaande landen heeft verder een machtiging tot voorlopig verblijf (MVV) nodig om in Nederland te kunnen werken. Dit is een visum dat 90 dagen geldig is.

De werkgever vraagt de MVV en verblijfsvergunning aan bij de IND. Dit kan door middel van een aanvraag toegang en verblijf. Deze kennismigranten hebben ook een verblijfsvergunning nodig, en een referent die hem of haar naar Nederland haalt. De werkgever moet als referent door de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) zijn erkend. De werkgever vraagt de MVV en verblijfsvergunning aan bij de IND. Dit kan door middel van een aanvraag toegang en verblijf (TEV).

Werk je met expats?

Een expat is een hoogopgeleide immigrant. Bijvoorbeeld een (gast)docent, een (wetenschappelijk) onderzoeker of een arts in opleiding. Als de kennismigrant uit de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland of Zwitserland komt, heeft hij geen werkvergunning nodig. Hij heeft wel een geldig paspoort of een identiteitsbewijs nodig. Een kennismigrant van buiten de bovenstaande landen heeft verder een machtiging tot voorlopig verblijf (MVV) nodig om in Nederland te kunnen werken. Dit is een visum dat 90 dagen geldig is. De werkgever vraagt de MVV en verblijfsvergunning aan bij de IND. Dit kan door middel van een aanvraag toegang en verblijf. Deze kennismigranten hebben ook een verblijfsvergunning nodig, en een referent die hem of haar naar Nederland haalt. De werkgever moet als referent door de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) zijn erkend. De werkgever vraagt de MVV en verblijfsvergunning aan bij de IND. Dit kan door middel van een aanvraag toegang en verblijf (TEV).

Werken met buitenlandse studenten

Studenten met een paspoort van 1 van de EER-landen of van Zwitserland, mogen vrij in Nederland werken. Voor studenten met een andere nationaliteit moet de werkgever een TWV (tewerkstellingsvergunning) aanvragen bij het UWV. Buitenlandse studenten mogen niet meer uren werken dan volgens de TWV is toegestaan. Studenten van buiten de EER of Zwitserland mogen met een TWV maximaal 16 uur per week werken. In de maanden juni, juli en augustus mogen zij met een TWV fulltime werken, maar dan mogen zij niet werken in de overige maanden.

Deze urenlimiet geldt trouwens niet voor bijbaantjes of een stage die een buitenlandse student loopt in het kader van zijn opleiding. Voor buitenlandse stagiairs moet er wel aanvullend een stage-overeenkomst zijn gesloten met de stagiair én met de onderwijsinstelling. Deze stagiairs mogen niet meer uren werken dan de vaste werknemers.