De achterbanbijeenkomst

Veel OR’en vinden het lastig om met de achterban te communiceren. Een email sturen lukt nog wel, maar een achterbanbijeenkomst organiseren vinden veel ondernemingsraden moeilijk. Toch zou het mooi zijn als de kantine volstroomt met collega’s na een oproep van de OR. Hoe krijgt u dat voor elkaar? Deze checklist geeft u tips om een succesvolle achterbanbijeenkomst organiseren.

Voor- en nadelen achterbanbijeenkomst

De ondernemingsraad kan de achterban op verschillende manieren benaderen. Dit hangt van het doel en de mogelijkheden af. Het organiseren van een bijeenkomst kost veel tijd en u moet het nodige doen om de zaal vol te krijgen. Veel OR’en laten het daarom maar achterwege. Toch heeft een achterbanbijeenkomst voordelen, want door het rechtstreekse contact zien de medewerkers wie er in de OR zitten. U laat dus letterlijk uw gezicht zien en u kunt de betrokkenheid van de OR meteen laten zien. Bovendien krijgt u direct informatie uit en over de organisatie waarop u kunt reageren. Een achterbanbijeenkomst is handig om de achterban actief te laten meedenken en te laten stemmen over de stappen van de OR.

Doel van de bijeenkomst bepalen

Achterbancontacten zijn er in allerlei gradaties, zoals het aanspreken van mensen in de gang of de lift, het bezoeken van werkoverleg, een webconferentie en een achterbanbijeenkomst. Het zijn allemaal manieren om met de achterban van gedachten te wisselen en de mensen actief mee te laten denken. Wanneer is het verstandig de wandelgangen te gebruiken en wanneer is het tijd voor een bijeenkomst? Dit is vaak afhankelijk van het doel. Waarom organiseert u een achterbanbijeenkomst? Wilt u bijvoorbeeld de OR presenteren, de achterban informeren of verantwoording afleggen? U kunt zich afvragen of het houden van zo’n bijeenkomst voor al deze doelen handig is of dat u beter uw doelen door middel van een nieuwsbrief kunt bereiken. Als u met de achterban bijvoorbeeld wilt discussiëren over de arborisico’s of de meningen wilt peilen over het nieuwe werken, dan kan een achterbanbijeenkomst een toegevoegde waarde hebben. Bedenk daarom goed waarom u kiest voor een communicatiemiddel om de achterban te bereiken.

Zorg er in ieder geval voor dat tijdens de bijeenkomst de achterban kan reageren. Als u alleen maar aan het zenden bent dan kunt u net zo goed een nieuwsbrief sturen.

Genodigden

Neem de tijd om de achterban uit te nodigen. Wie mogen en wie moeten er komen? Het is logisch dat in ieder geval de direct betrokkenen komen, maar soms is het ook prettig als kaderleden van de vakbond of commissieleden van de OR aanwezig zijn. Wilt u weten wat er leeft dan kunt u iedereen uitnodigen, maar ook heel gericht enkele sleutelfiguren. Dat kunnen de contactpersonen en commissieleden van de ondernemingsraad zijn, maar ook mensen met specifieke functies zoals iemand van personeelszaken of afdelingshoofden. Daarmee krijgt de bijeenkomst een meer gesloten karakter. Als u kiest voor een bijeenkomst voor de hele organisatie dan wordt het lastig bepaalde mensen uit te sluiten. Iedereen is dan welkom. Zelfs de directieleden kunnen in de zaal zitten. Houd daar wel rekening mee.

Als u kunt kiezen tussen een grote bijeenkomst of kleinere bijeenkomsten (per vestiging bijvoorbeeld) dan verdient een kleine bijeenkomst de voorkeur. Hoe kleiner de groep, hoe groter de kans dat er een gesprek op gang komt en dat is toch de meerwaarde van de achterbanbijeenkomst.

Reclame maken

Om de zaal of kantine vol te krijgen, moet u het nodige doen. Een aankondiging is meestal niet voldoende. Begin daarom op tijd met reclame te maken. Zorg dat uw promotie duidelijk is. Liever één begrijpelijk bericht, dan tien korte onduidelijke stukjes. Kies ook niet voor één communicatiemiddel. Met alleen een e-mailtje bent u er niet. Probeer zoveel mogelijk gebruik te maken van de communicatiemiddelen van de organisatie. Als er intranet is, gebruik dat dan. Maak een poster en hang die op veelbezochte plaatsen op. Gebruik ook de wandelgangen om de achterbanbijeenkomst te promoten. Spreek de mensen dan aan bij de soepautomaat, in de lift, in de kantine en bij het kopieerapparaat. Maak daarbij duidelijk wat het doel van de bijeenkomst is en waarom het voor de achterban belangrijk is daar aanwezig te zijn. De achterban moet het idee krijgen dat er wat te halen valt.

Zorg dat u niet te lang aan het woord bent. De meeste mensen kunnen hun publiek niet langer boeien dan zo’n 20 minuten.

Omgaan met reacties

Tijdens een bijeenkomst is het altijd afwachten hoe de achterban reageert. Soms blijft het stil, maar het kan ook gebeuren dat één of meer mensen flink van leer trekken. Vooral bij gevoelige onderwerpen als ontslag of een nieuw beloningssysteem, lopen de emoties soms hoog op. Houd hier vooraf rekening mee. Reageer tijdens de bijeenkomst rustig op kritische geluiden en zeg niet meteen iets toe. Soms roepen mensen uit persoonlijke overwegingen dingen en dan kan de OR daar niets mee. Het kan ook zijn dat mensen die wat dichter bij de directie zitten of daar een wit voetje willen halen kritisch op de OR reageren. Vraag daarom altijd af of zij de mening van de hele zaal verwoorden. Veel lastige situaties kunt u voorkomen door aan het begin te vertellen waarom de OR deze bijeenkomst heeft georganiseerd. Als de discussie een verkeerde kant uitgaat, kun je eenvoudig wijzen op het doel van de bijeenkomst om bij te sturen.

Ondanks een goede voorbereiding kan de bijeenkomst toch slecht worden bezocht. Dit wil nog niet zeggen dat er geen belangstelling is voor het OR-werk. Evalueer daarom goed en communiceer wat de OR bereikt heeft met de achterbanbijeenkomst.