Informatierecht: zonder informatie, geen invloed

Mijn werk als bedrijfsjurist bij ABN AMRO veranderde in 2007 ingrijpend door de overname van die bank. Als toegevoegd lid van de Centrale Ondernemingsraad mocht ik bijdragen aan de medezeggenschap van ABN AMRO. Mijn ‘lesson learned’ tijdens deze woelige tijden: of een ondernemingsraad invloed kan uitoefenen, staat of valt met het beschikken over juiste en volledige informatie. Je kunt als ondernemingsraad deze informatie formeel of informeel en actief of passief verkrijgen. Het recht op informatie is vastgelegd in de Wet op de ondernemingsraden (WOR).

Karolina Dorenbos – Human scale law

Basis informatierecht (art. 31 WOR)

Het formele basis informatierecht maakt mogelijk dat de OR actief kan, soms zelfs móet, vragen om informatie die hij denkt nodig te hebben voor de uitoefening van zijn taken. Voor de volgende informatie kan de ondernemingsraad de bestuurder verzoeken deze informatie schriftelijk te verstrekken:

• rechtsvorm en statuten;
• naam en woonplaats van de ondernemer;
• zeggenschapsverhoudingen binnen de onderneming. Let op: dit kan ook de buitenlandse verhoudingen omvatten;
• duurzame betrekkingen die de ondernemer onderhoudt. Denk hierbij aan samenwerking met andere ondernemingen of ondernemers;
• Relevant vanwege het principe dat medezeggenschap (de structuur van) de zeggenschap volgt. Inzicht in de organisatiestructuur stelt de OR in staat zich op adequate wijze te organiseren.

Komt uw OR er met uw bestuurder niet uit of de OR over bepaalde onderwerpen moet worden geïnformeerd? Dan kan de algemene geschillenregeling van artikel 36 WOR uitkomst bieden.

Specifieke informatierechten

De WOR bevat naast het basis informatierecht ook specifieke informatierechten voor de ondernemingsraad over:

• financieel-economische informatie;
• sociale informatie;
• een adviesopdracht over voorgenomen sociaal beleid genoemd in art. 27 WOR;
• informatie over beloningsverhoudingen.

Financieel-economische informatie (artikel 31a WOR)

De ondernemer moet de OR tweemaal per jaar ongevraagd informatie verstrekken over:

• de algemene gegevens over de werkzaamheden en resultaten van de onderneming;
• de financiële jaarrekening;
• het financieel jaarverslag en overige gegevens;
• inzicht in het groepsresultaat (is er een geconsolideerde jaarrekening?);
• de financiële jaarstukken;
• investeringsplannen;
• de begroting.

Sociale informatie (art. 31b WOR)

De ondernemer verstrekt de OR tenminste eenmaal per jaar schriftelijk informatie over de werkgelegenheidssituatie in de onderneming, de verwachtingen en plannen voor het komende jaar en het door de ondernemer gevoerde sociale beleid over het afgelopen jaar. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een sociaal jaarverslag.

Adviesopdracht over sociaal beleid (art. 31c WOR)

De WOR bevat ook een bijzonder informatierecht. Artikel 31c verplicht de bestuurder om de ondernemingsraad te informeren over het voornemen een adviesopdracht te verstrekken een extern deskundige.

Informatie over beloningsverhoudingen (art. 31d WOR)

Zijn er in uw organisatie minimaal 100 werknemers in dienst? Dan kan de OR inzicht krijgen in de hoogte en inhoud van de arbeidsvoorwaarden van werknemers die niet vallen onder de reikwijdte van een cao. Dit informatierecht behelst de plicht voor de ondernemer om ten minste eenmaal per jaar de OR schriftelijk te informeren over de beloningsstructuur van het bestuur en de raad van commissarissen of toezicht.

Informeel informeren

Een informeel en informatief gesprek tussen bestuurder en (een afvaardiging van) de OR kan bijdragen aan een goede relatie tussen partijen en een vruchtbare voedingsbodem bieden aan het maken van afspraken voor een volgende stap. Het arrest van de Ondernemingskamer (OK) van 17 november 2016 laat zien dat te late inschakeling van de OR grote gevolgen kan hebben voor de bestuurder. Zo oordeelde de OK dat een voorgenomen sluiting van een R&D lab moest worden teruggedraaid, omdat de OR te laat was betrokken.

Maar wanneer hoort de bestuurder de ondernemingsraad eigenlijk te informeren?

Art. 24 WOR

Tijdens een overlegvergadering bespreken OR en bestuurder (en indien benoemd, commissarissen of toezichthouders) ten minste tweemaal per jaar de algemene gang van zaken van de onderneming. Tijdens deze overlegvergaderingen moet de ondernemer de OR informeren over of en zo ja welke advies- en/of instemmingsaanvragen hij in voorbereiding heeft. Deze informatieplicht voor de ondernemer maakt het mogelijk om in een vroegtijdig stadium afspraken te maken over wanneer en hoe de OR in de besluitvorming wordt betrokken.

Het voorgenomen besluit en de sociale gevolgen hiervan hoeven nog niet concreet te zijn. Dit kan in een latere fase, tijdens het formele adviestraject, aan de orde komen. Maar het ‘voorportaal’ van het adviestraject kun je als OR wel gebruiken om randvoorwaarden te stellen en overeen te komen omtrent de invulling van de mogelijke sociale gevolgen van het besluit.

Kortom

Het informatierecht kan – mits correct en tijdig ingezet – een belangrijk middel zijn voor de OR om een bijdrage te leveren aan het goed functioneren van de onderneming of het functioneren te beïnvloeden.

Het informatierecht kan in sommige gevallen zelfs worden gezien of gebruikt als de voorfase van een advies- of instemmingsaanvraag waarbij de OR wordt verzocht te adviseren of in te stemmen met bepaalde belangrijke voorgenomen besluiten. Maar daarover in de volgende blog meer.