Schrijven van adviezen

Het begrip advies

In artikel 25.1 van de WOR staat ‘De Ondernemingsraad wordt in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen over elk door hem voorgenomen besluit tot: … ‘ en dan volgt een opsomming van onderwerpen. En een uitleg over de procedure. Er staat ook uit welke hoofdstukken een adviesaanvraag dient te bestaan, maar er staat nergens wat het begrip advies nu precies betekent. In de toelichting op artikel 25 in verschillende boeken over de WOR wordt wel één en ander uitgelegd. Grof samengevat kunnen we zeggen dat het begrip ‘advies’ uit de WOR niet hetzelfde is als het gangbare begrip ‘advies geven’ in het gewoon maatschappelijk verkeer, zoals sommige bestuurders denken. Het is een juridische (dwingend) begrip en een krachtig instrument van de OR om medezeggenschap (invloed vanuit de medewerkers) uit te oefenen en om het voorgenomen besluit te wikken en te wegen en, zo nodig, bij te stellen.

Bespreek aan het begin van de zittingsperiode met de bestuurder hoe u omgaat met adviesaanvragen en instemmingsverzoeken. Ga daarbij ook in op het begrip advies, vraag hoe de bestuurder daar tegenaan kijkt en geef aan wat uw OR daar onder verstaat en maak werkafspraken. Dat kan later tijd en discussies schelen als er daadwerkelijk een adviesaanvraag ligt.

Advies geven

Over het advies geven bestaan misverstanden en is de aanpak van OR ‘en verschillend. Allereerst zien we dat OR’en de begrippen ‘negatief advies’ of ‘positief advies’ gebruiken. Deze begrippen staan echter niet in de WOR en komen meer uit de praktijk voort. Ook schrijven bestuurders in de adviesaanvraag dat hij binnen, bijvoorbeeld, zes weken een positief advies van de OR wil hebben. Ook kom je adviezen tegen die eindigen met ‘ja, mits …’ of ‘nee, tenzij …’ Dat zijn allemaal variaties op een thema uit de praktijk maar niet uit de WOR. Er zitten voor- en nadelen aan deze praktische formuleringen, soms ook afgestraft door jurisprudentie. Zo kan de rechter een ‘Ja, mits …’ opvatten als een ‘Ja’ waarna de bestuurder gewoon door kan gaan. Hoofdlijn en de beste praktijk is om een inhoudelijk advies te geven.

Kijk goed uit met de begrippen positief- en negatief advies. Geef zoveel mogelijk een inhoudelijk advies waarbij de OR goed de onderdelen van het voorgenomen besluit langsloopt. Geef duidelijk aan waar u wel en niet mee akkoord gaat.

Onderhandelen

De begrippen ‘ja, mits’ en ‘nee, tenzij’ komen meer uit de koker van het onderhandelen. Ze worden vaak geschreven in een concept-advies. Met het werken met een concept-advies geeft de OR al aan welke kant hij op wil met het voorgenomen besluit en wat er moet gebeuren zodat de OR akkoord kan gaan. Soms is dat een kort proces, maar het kan ook meerdere overleggen of weken in beslag nemen. Het kan ook gebeuren dat de OR zo’n concept-advies aan de achterban voorlegt en dat die suggesties doet welke voorwaarden in de tekst verwerkt worden. Afhankelijk van de situatie wordt zo’n advies dan anders geschreven. En staan er ook zaken in die ‘weggegeven’ kunnen worden in het kader van de onderhandelingen.

Schrijf bij het werken met een concept-advies heel duidelijk op elke bladzijde en bij elke paragraaf dat het om een concept-advies gaat. Anders kan de bestuurder het conceptadvies als een definitief advies interpreteren. Bespreek een concept-advies met de achterban of desbetreffende groep medewerkers die het aangaat. Vaak komen zij met zinvolle aanvullingen.

De opbouw van het advies

In artikel 25, lid 3 (WOR) staat waaraan een adviesaanvraag moet voldoen. Het gaat om vier onderdelen:

1. het voorgenomen besluit;
2. de motieven voor het besluit;
3. de te verwachten gevolgen voor het personeel;
4. de maatregelen om die gevolgen op te vangen.

Rond deze vier hoofdonderdelen worden vaak andere paragrafen geschreven, fahankelijk van wat in organisatie of bij het voorgenomen besluit van belang is. In artikel 25 staat nergens hoe het advies van de OR moet worden opgebouwd, maar in praktijk volgen OR’en de opbouw van de adviesvraag van de bestuurder.

De opbouw van een advies van de OR kan er dan als volgt uitzien.

• Ten eerste de aanbiedingsbrief aan de bestuurder met als (belangrijke) bijlage het advies van de OR.
• Het advies zelf dit kan bestaan uit: 1) Inleiding;  2) Voorgeschiedenis adviesaanvraag;  3) De adviesaanvraag algemeen; 4) Het voorgenomen besluit;  5) Overdenkingen van de OR; 6) De gevolgen voor de organisatie; 7) De gevolgen voor de medewerkers; 8) De procedure; 9) Het advies van de OR en 10) Ondertekening door voorzitter en secretaris van de OR.

Er zijn adviezen van twee kantjes maar ook beleidsstukken van zo’n acht à tien bladzijden, eventueel nog met bijlagen.

Verzamel enkele “oude” adviezen van de OR, maar ook van andere OR-en. Werk deze in een commissie uit tot een passend model voor uw organisatie. Raadpleeg ook de vakliteratuur. Bespreek in een overlegvergadering het model met de bestuurder en leg uit waarom de OR dit zo doet.

Niet vergeten

Uit de praktijk en uit jurisprudentie blijkt dat de OR in zijn advies zo volledig mogelijk dient te zijn. Aan de ene kant is dit om niets te vergeten maar aan de andere kant ook om de OR in te dekken tegen onverwachte wendingen. Of plotselinge veranderingen of bijstellingen van het voorgenomen besluit aan het eind van het adviestraject. Of zelfs van wijzigingen na het advies van de OR dat er in de top van de organisatie toch anders wordt beslist (er wordt een ander definitief besluit genomen dan in de adviesaanvraag stond). Belangrijk is te noemen op welke bedrijfsdocumenten (of eigen onderzoeksrapporten) de OR zich baseert (en welke dus niet), welke overleggen en vergaderingen er zijn geweest en wanneer er met de achterban is gesproken en met welk resultaat.

Realiseert u zich dat het advies van de OR niet alleen een belangrijk document voor de besluitvorming is, maar ook juridisch belangrijk kan zijn. Soms gaat het advies ook naar de notaris, het ministerie, de rechter of de vakbonden. Bijna altijd zal het deel gaan uitmaken van het dossier over het desbetreffende onderwerp. Het advies van de OR dient dus goed in elkaar te zitten.