Vakantiereglement

Wettelijke vakantiedagen

Het minimumaantal vakantiedagen waarop een werknemer recht heeft is bij wet vastgelegd. Deze dagen worden ook wel de wettelijke vakantiedagen genoemd. Dat aantal bedraagt vier keer het aantal arbeidsuren in een week. Dat betekent voor elke werknemer wettelijk minimaal vier weken vrij per jaar.

De werkgever mag niet negatief afwijken van het wettelijk aantal vrije dagen. Minder vakantiedagen mag dus niet, meer wel.

Vervallen wettelijke vakantiedagen

Wettelijke vakantiedagen moeten worden opgenomen binnen een half jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Doet de werknemer dat niet, dan vervallen deze niet opgenomen vakantiedagen. Hierop is één uitzondering. Als de werknemer aannemelijk kan maken dat het onmogelijk was – bijvoorbeeld door extreme drukte – om de overgebleven dagen op te maken, dan blijven deze dagen vijf jaar lang geldig. In de cao, het arbeidsvoorwaardenreglement (avr) of in de arbeidsovereenkomst kan een ruimere vervaltermijn zijn afgesproken.

De werkgever moet de werknemer op tijd informeren over de vervaltermijn en de werknemer de gelegenheid geven de openstaande vakantiedagen alsnog op te nemen.

Bovenwettelijke vakantiedagen

De meeste werkgevers kennen meer vakantie toe dan alleen de wettelijke vakantiedagen. Dat zijn de bovenwettelijke vakantiedagen, die meestal zijn vastgelegd in de cao, de avr of de individuele arbeidsovereenkomst. Bovenwettelijke vakantiedagen zijn, in tegenstelling tot de wettelijke vakantiedagen, vijf jaar houdbaar.

Ontstaat er een stuwmeer aan niet opgenomen bovenwettelijke vakantiedagen, dan kunnen leidinggevende en werknemer in overleg afspreken deze uit te laten betalen. Want niet-opgenomen vakantiedagen zijn natuurlijk geld waard: het loon wordt die dag doorbetaald.

Officiële feestdagen

De Nederlandse overheid heeft een aantal officiële feestdagen vastgesteld: Nieuwjaarsdag, Goede Vrijdag, eerste en tweede Paasdag, Koningsdag, Bevrijdingsdag, Hemelvaart, eerste en tweede Pinksterdag, eerste en tweede Kerstdag. Hoewel veel werkgevers en werknemers dat denken, zijn officiële feestdagen niet automatisch doorbetaalde vrije dagen. Tenzij dat natuurlijk in de cao, de avr of de individuele arbeidsovereenkomst wel zo is opgenomen. Dat zijn dan bovenwettelijke vakantiedagen.

Veel van de officiële feestdagen hebben een christelijke achtergrond. Zijn dat bij jullie vrije dagen en wil jouw organisatie dat anders inrichten, denk dan eens aan diversiteitsverlof.

Vakantie opnemen

Werknemers mogen in principe zelf bepalen wanneer zij dat willen, uiteraard na toestemming van hun leidinggevende. Die kan het verzoek alleen weigeren bij zwaarwegende bedrijfsbelangen, bijvoorbeeld in een noodsituatie, of omdat de werknemer onmisbaar is door een naderende deadline. De werkgever kan een vakantieaanvraag alleen weigeren door dit schriftelijk binnen twee weken na de aanvraag kenbaar te maken. Reageert de werkgever niet binnen twee weken, dan is de werkgever stilzwijgend akkoord gegaan met de aanvraag.

Heeft de werkgever eenmaal toestemming verleend, dan kan de vakantieaanvraag alleen vanwege zwaarwegende bedrijfsbelangen worden ingetrokken. Eventueel gemaakte kosten (bijvoorbeeld een geboekte vakantie) moet hij dan vergoeden.

Rechten en plichten

Het is wettelijk vastgelegd dat een werkgever de werknemer in de gelegenheid moet stellen om per kalenderjaar minimaal de wettelijke vrije dagen op te nemen. Ook heeft een werknemer het recht om eens per kalenderjaar minimaal veertien dagen achtereen vrij te zijn, of twee keer per jaar zeven dagen. In de cao, avr of het individuele arbeidscontract kunnen aanvullende regels voor vakantiedagen staan. Bijvoorbeeld over een collectieve vakantie (denk aan het onderwijs of de bouw) of een langere onafgebroken vakantieperiode dan twee weken. Of over een periode waarin de werknemer juist geen (langere) vakantie kan opnemen wegens een jaarlijks terugkerende piekdrukte.

Staan er geen, te weinig of te onduidelijke afspraken over de regels rond het opnemen van vakantie, leg die dan vast in een vakantiereglement.

Vrije dagen sparen

Soms willen werknemers vrije dagen ‘sparen’ bijvoorbeeld om een lange reis te kunnen maken. Dan nemen ze bewust niet alle vakantie op in het ene jaar, zodat ze het jaar erop langer weg kunnen. Ook kan het zijn dat de werknemer door drukte er niet aan toekomt alle vrije dagen op te maken. Werkgever en werknemer moeten dan wel goed opletten om wat voor vrije dagen het precies gaat. Wettelijke vrije dagen vervallen namelijk een half jaar na het opbouwjaar, bovenwettelijke dagen na vijf jaar.

Heel gebruikelijk is het ook dat werknemers extra vakantiedagen kunnen kopen bij de werkgever. Dat gebeurt tegen hetzelfde tarief als dat niet opgenomen dagen kunnen worden uitbetaald.

Overwerkcompensatie

In de wet is niets geregeld voor het meenemen van uren die werknemers hebben opgebouwd als compensatie van overwerk (tijd-voor-tijd). Het kan zijn dat hierover afspraken zijn gemaakt in de cao, de avr of het arbeidscontract. Is dat niet het geval, dan kan je dit zelf regelen in het vakantiereglement.

Maak bij een tijd-voor-tijdregeling goede afspraken, bijvoorbeeld of de overwerkuren mogen worden meegenomen naar het volgende jaar of zijn onderworpen aan een limiet. De werkgever moet werknemers die uren dreigen te ‘verliezen’ wel tijdig in de gelegenheid stellen om deze uren op te kunnen nemen.

Vakantiereglement

Zijn er in cao of avr onvoldoende of onvoldoende duidelijke regels over vakantie opgenomen, dan is het goed een (aanvullend) vakantiereglement op te stellen. Zo’n reglement geeft duidelijkheid voor iedereen. Er kunnen regels instaan over het aantal bovenwettelijke dagen, de mogelijkheid vrije dagen te sparen, bij te kopen of juist uit te laten betalen, overwerkcompensatie over het kalenderjaar heen, de maximale aaneengesloten vakantieperiode, de periode waarin even geen lange vakanties mogelijk zijn en de aanwijzing van verplichte vrije dagen, zoals de vrijdag na Hemelvaart. En natuurlijk over de procedure van een vakantie-aanvraag, de termijn en gronden voor toestemming of weigering, de wijze van registratie van wettelijke en bovenwettelijke dagen en de tijdige terugkoppeling over openstaande dagen.

Vakantie is een belangrijke aanvullende arbeidsvoorwaarde. Is er sprake van de instelling of wijziging van een eigen vakantiereglement, dan heeft de ondernemingsraad conform artikel 27 lid 1b instemmingsrecht daarover.

Meer lezen over dit onderwerp? Bekijk dan de Checklist https://performa-or.nl/checklist/werktijden