Beoordelen van investeringen

Wat zijn investeringen?

Een organisatie doet regelmatig investeringen. Voor groei zijn uitbreidingsinvesteringen noodzakelijk. Verder zijn er ook vervangingsinvesteringen. Deze voorkomen de veroudering van productiemiddelen, zoals machines, waardoor een organisatie op den duur niet langer efficiënt kan werken.

Investeringen hebben betrekking op de aanschaf van bedrijfsmiddelen. Voorbeelden daarvan zijn know-how, gebouwen, installaties, inventaris, een nieuw ICT-project of een deelname in een ander bedrijf. In de economie spreekt men van een investering en niet van kosten als het doel pas op lange termijn behaald wordt. De grens ligt meestal bij een jaar. Zo is de aanschaf van grondstoffen voor de productie van goederen die verkocht gaan worden geen investering, maar een kostenpost. De meeste productieprocessen zijn immers binnen een jaar afgerond.

Is er binnen de OR niemand die veel van financiën weet? Werk dan met een financiële commissie. U kunt ook een financieel adviseur inhuren om samen met de OR de investeringen te beoordelen.

Hoe beoordeel je investeringen?

De OR heeft adviesrecht met betrekking tot voorstellen voor investeringen. Dit recht is beperkt tot belangrijke investeringen van een zekere omvang, zodat de bestuurder niet iedere aankoop met de OR hoeft te bespreken. Belangrijke investeringen komen maar enkele malen per jaar voor. U beoordeelt belangrijke investeringen vanuit de invloed op de continuïteit van de organisatie en vanuit de gevolgen voor medewerkers. Dat kunnen wijzigingen in aantal arbeidsplaatsen of de arbeidsomstandigheden zijn. Tenslotte beoordeelt de OR globaal de haalbaarheid van de voorgenomen investering. Dan kunt u kijken of er een financiële kosten-/batenanalyse is en of uw organisatie de investering zonder al te grote risico’s kan financieren. Ook kan het van belang zijn om te beoordelen of de investering technisch haalbaar is. Is het ergens anders al eens gerealiseerd, of zijn wij de eerste?

Het verkrijgen van goedkeuring voor grote investeringen is soms een ‘politiek’ proces. In het projectvoorstel schatten de initiatiefnemers de kosten te laag en de opbrengsten te optimistisch in. Wanneer het dan tegenvalt, zegt men niet meer terug te kunnen. Kijk als OR ook eens door deze bril naar een investeringsvoorstel.

Aandachtpunten voor de adviesaanvraag

In de adviesaanvraag moet een heldere beschrijving van de voorgenomen investering staan. Bij grote investeringen is een projectvoorstel gebruikelijk. Daarbij moet u op de volgende aspecten letten:

• Is duidelijk omschreven waar de investering betrekking op heeft? Wat wordt er precies gekocht?
• Welke kans ontstaat er door deze investering?
• Wat wordt er opgelost met de investering?
• Is er een concrete aanleiding voor de investering?
• Wat is het achterliggende doel?
• Wat zijn de risico’s en neveneffecten?
• Zijn er voldoende mensen om het voorgenomen investeringsproject tot een goed einde te brengen?

Leningen

Belangrijke leningen zijn adviesplichtig. Dit geldt dus ook ten aanzien van leningen om grote investeringen te kunnen financieren. De OR dient dergelijke leningen apart te beoordelen op de volgende aspecten:

• Wat is de omvang van lening?
• Wat zijn de voorwaarden van de financier?
• Welke zekerheden zijn er aan de financier afgegeven (hypotheek of pandrechten)?
• Hoe ziet de meerjarenraming eruit waaruit blijkt dat de organisatie mede door de baten van de voorgenomen investering, in staat is om de lening met alle kosten op termijn af te lossen. Meestal moet deze berekening standaard aan de financier worden aangeleverd en zou dan ook beschikbaar moeten zijn voor de OR.

Let op. Een lening mag nooit een zodanige omvang hebben, dat deze de continuïteit van de hele organisatie bedreigt.

Rechten en plichten van de OR

Zoals gezegd zijn besluiten over belangrijke investeringen en leningen adviesplichtig (artikel 25 eerste lid h en i). Bovendien moet de bestuurder volgens artikel 24 eerste lid vooraf op een overlegvergadering aankondigen dat hij bezig is dergelijke besluiten voor te bereiden. Daarbij moet hij ook afspraken maken wanneer en op welke wijze de OR adviesaanvragen tegemoet kan zien. In principe behoort u nooit onverwachts een adviesaanvraag te krijgen die niet al eerder is aangekondigd op een Overlegvergadering. De naleving van deze regel zou niet moeilijk moeten zijn. Belangrijke investeringen vergen namelijk de nodige voorbereidingstijd van het management. Toch komt het regelmatig voor dat OR’en geen adviesaanvraag krijgen of dat deze niet tijdig wordt aangekondigd op een overlegvergadering.

Verder zijn plannen voor investeringen soms al verwerkt in exploitatie- en investeringsbegrotingen. Ook deze documenten moeten worden besproken op een Overlegvergadering volgens artikel 31a.7 van de WOR. Het is gebruikelijk dat uw OR begrotingen vooraf op papier ontvangt. Dit biedt kansen om afspraken te maken over het tijdstip waarop u een adviesaanvraag voor een investering zal ontvangen.

De OR in de praktijk

Het is natuurlijk niet de bedoeling dat u advies uitbrengt over alle kleine en grote aanschaffingen in de organisatie. Dit zou onwerkbaar zijn. In de praktijk spreekt een OR met de bestuurder criteria af waarbij adviesaanvragen voor investeringen zullen worden ingediend. Een belangrijk criterium hierbij is de minimum hoogte van het investeringsbudget in relatie tot de omvang van de organisatie. Een minimum bedrag van 1 miljoen euro is bijvoorbeeld voor grote en/of kapitaalintensieve organisaties vaak al veel te laag. Kies deze criteria zodanig, dat u in principe niet meer dan drie keer per jaar een adviesaanvraag ontvangt. Kijk daarbij ook naar vergelijkbare besluiten in het verleden om af te spreken welke criteria relevant zijn. Leg deze afspraken vast in een overeenkomst, zoals omschreven in artikel 32.2 van de WOR.

Geen advies gevraagd?

Als de bestuurder uw OR bij een belangrijke investering niet om advies vraagt, kan dit in strijd zijn met de regels in de WOR. Uw OR moet hier attent op zijn. Belangrijke investeringen zijn snel zichtbaar in een organisatie. Bovendien ontvangt uw OR jaarlijks de financiële jaarrekening. Gedane investeringen staan vermeld in de balans en het kasstroomoverzicht. Indien achteraf blijkt dat de OR daarvoor geen adviesaanvraag heeft ontvangen, dan dient uw OR dat alsnog te bespreken met de bestuurder. De OR moet daarmee bereiken dat de procedures van de WOR in de toekomst beter zullen worden nageleefd. In het uiterste geval moet de OR dat afdwingen via de rechter. Ditzelfde geldt overigens ook voor leningen.