Het herrijzen van de AS

Je kent ze wel, die hardnekkige vooroordelen. ‘De ondernemingsraad? Daarin zitten alleen maar jaknikkers. Of juist dwarsliggers. Een suffe club van oudere collega´s. Ze vergaderen de hele dag maar wat ze doen?’ En als je dan zelf in de OR zit, dan heb je je eigen vooroordelen. Want wat doet die grijze duif eigenlijk die we erbij hebben gekregen?

Misschien ken je als OR-lid helemaal geen grijze duif? Dat kan. Die OR’en doen het gewoon lekker zelf. Zoeken alles zelf uit, bouwen een eigen netwerk op en bouwen door op de fundering van leden die al langer in de OR zitten. En dat gaat goed. Die missen niks. Of toch? Want wat als na de verkiezingen de OR alleen maar uit nieuwe leden bestaat? De medezeggenschap helemaal nieuw voor je is en je netwerk alleen bestaat uit mensen die binding hebben met jouw vakgebied? Of de fundering van die ervaren OR-leden gebouwd is op drijfzand of veel te klein is voor jouw ambities of de ambities van de nieuwe OR? Of wat als de bestuurder zijn eigen visie op de medezeggenschap heeft en wars is van wet -en regelgeving? Of communicatie niet tot zijn kernwaarden behoort?

Grijze duif

Ik ken OR’en die dromen van een grijze duif. Wie is dan die grijze duif? Het is geen collega die je snel bij jouw dagdagelijkse werkzaamheden tegenkomt. Misschien dacht je wel dat het een collega van HRM was. Of van het bestuurssecretariaat. Die schijnbaar onopvallende collega is de ambtelijk secretaris, ook wel bekend als de AS.

Begrijp me niet verkeerd want er zijn echt ondernemingsraden die het heel goed doen zonder AS. Professionals waar de medezeggenschap door hart en nieren stroomt. Ondernemingsraden die zó als lichtend voorbeeld in elk handboek voor de OR kunnen worden opgenomen. Maar zonder AS kan het een worsteling zijn. Met elke OR-verkiezing verdwijnt er kennis en een netwerk. En het OR-werk kost al zoveel tijd! Om nog maar te zwijgen van al die randzaken als notuleren, agenda´s opstellen, brieven schrijven, communiceren naar de achterban, wetwijzigingen bijhouden, de wet interpreteren, een scholingsplan opmaken, netwerken en ga zo maar door.

En daar is dan de ambtelijk secretaris. Iemand die de OR-leden ondersteunt zodat zij zich volledig bezig kunnen houden met de medezeggenschap. De AS is als een spin waarvan het web met de jaren groter en sterker wordt. De liefde voor het vak maakt dat de AS een groeiende dijk aan ervaring heeft en ja, met die ervaring komen soms ook de grijze haren. Ik wens elke OR zo´n grijze duif toe. Voor wie zich afvraagt wat een ambtelijk secretaris voor zijn OR doet: het is in ieder geval geen typemiep of secretaresse. Dat is een hardnekkig misverstand, verbonden aan de titel van de functie. Maar ja, het is de enige titel die in de wet of cao is opgenomen, dus we doen het er maar mee.

Feniks

De ambtelijk secretaris is iemand met heel veel rollen. Die veelzijdigheid is de kracht van de AS en wordt ingezet al naar gelang de behoefte van de OR. De AS is adviseur, communicator, leidinggevende, innovator, officemanager, procesbegeleider en procesbewaker, budgetbeheerder, informatiebeheerder, contactpersoon, verbinder, participatiefacilitator, trainer en coach, organisator en researcher. En al die rollen zijn ook nog eens fluïde. De behoefte van elke OR is immers anders en ontwikkelingen in de medezeggenschap, wetswijzigingen en andere manieren van werken als agile, lean en zelforganisatie staan nooit stil. Daarom moet de AS zichzelf ook steeds weer opnieuw uitvinden, herpakken en ontplooien. Dus kijk nog eens goed. Is het wel een grijze duif die je hebt gezien? Een deskundig oog herkende de ambtelijk secretaris meteen; dat is die vogel die steeds herrijst, net als de feniks uit de AS.

Sandra van Baast is bestuurslid en secretaris van de VASMO, de beroepsvereniging van ambtelijk secretarissen van medezeggenschapsorganen. VASMO is partner van partner van OR Live op 11 oktober. Bestel hier  je tickets.