Ambtelijk secretaris
De meeste ondernemingsraden weten wel wat een ambtelijk secretaris is. Maar wanneer heeft de OR een ambtelijk secretaris nodig? Heeft de OR recht op de ondersteuning van een ambtelijk secretaris (AS)? Wat doet een ambtelijk secretaris precies? En welke positie vervult de ambtelijk secretaris binnen de OR?
Soorten en maten
Na OR-verkiezingen kiest de OR een secretaris en een voorzitter. De OR-secretaris is een lid van de OR en doet aan alles mee. Hij heeft discussie-, overleg- en stemrecht en maakt uitnodigingen, de agenda en de verslagen. Al het ‘regelwerk’ binnen de OR komt voor rekening van de secretaris. Dan kan de werkdruk al gauw oplopen. De oplossing ligt voor de hand: het aanstellen van een ambtelijk secretaris.
Een ambtelijk secretaris is er in alle soorten en maten. Zo kan de OR een ambtelijk secretaris puur inzetten voor secretariële werkzaamheden. Een ander uiterste is meer de beleidsmatige en coachende kant van de ambtelijk secretaris. Hij/zij heeft dan een actieve inbreng op de inhoud, vooraf en tijdens de besluitvorming. De ambtelijk secretaris is in dit geval meer een beleidsmedewerker van de OR. Hij/zij zoekt onderwerpen zelfstandig en in opdracht uit. Hij/zij geeft antwoord op vragen van de OR, maar ook van de bestuurder als dat via de OR binnenkomt. Soms schrijft de ambtelijk secretaris ook het conceptadvies van de OR en worden OR-leden gecoacht. Een mengvorm tussen deze twee uitersten is natuurlijk ook mogelijk.
Zet voor uw organisatie op een rij welke wensen er leven bij de OR en bestuurder als het gaat om het werk van de ambtelijk secretaris. Maak een keuze voor het type ambtelijk secretaris dat u nodig heeft: van algemeen ondersteuner tot beleidsmedewerker.
Toestemming bestuurder
Op basis van artikel 17 van de WOR, kan de OR een ambtelijk secretaris aanstellen. De bestuurder moet hiervoor dan wel toestemming geven. U kunt deze toestemming niet afdwingen, tenzij dit in uw cao staat.
Functieprofiel
Wanneer u het met elkaar en de bestuurder eens bent over de insteek van de taken van de ambtelijke secretaris zult u een functieprofiel of functieomschrijving op moeten stellen. U kunt natuurlijk ook zelf een functieprofiel samenstellen. Een goed functieprofiel heeft de volgende onderdelen. De functienaam, functiecontext, hiërarchie, taakgebieden, resultaten, opleidingen, bezwarende omstandigheden en competenties. Om helder te maken welk type ambtelijk secretaris u wilt, is het handig om bij de functiebenaming een ‘ondertitel’ te bedenken, het label ‘ambtelijke secretaris’ dekt immers de lading niet. Mogelijke ondertitels zijn: verslaggever, secretariële en administratieve ondersteuner (alleen maar werk uit handen nemen), organisator, coach, begeleider, beleidsmedewerker of adviseur.
Verzamel enkele voorkomende functieprofielen en neem die als dagelijks bestuur van de OR door. Maak een keuze uit de ‘ondertitels’ en kies dan uit de voorliggende functieprofielen of stel er zelf één samen. Kijk daarbij op de website van de VASMO (www.vasmo.nl).
Taken
In het functieprofiel horen ook een aantal omschreven taken. Het is niet te doen om lukraak alle mogelijke taken van een ambtelijk secretaris op een rij te zetten. Beter is het om de taakgebieden te benoemen en daar enkele taken onder te zetten. Voorbeelden van taakgebieden zijn: randvoorwaardelijke taken, taken rondom vergaderingen, organisatorische taken, begeleidende taken, taken rond wetgeving, communicatieve taken en strategische taken. Werk de taakgebieden uit. Bij begeleidende taken kunnen bijvoorbeeld zaken horen als doorvragen (Wat besluit de OR nu?), stimuleren, feedback geven, motiveren en procesbewaking.
Neem met uw OR door welke activiteiten van een ambtelijk secretaris worden verwacht. Tot slot: cluster die gekozen taken naar taakgebieden.
Bijzondere positie en invloed
Een ambtelijk secretaris is in dienst van de organisatie en valt vaak hiërarchisch onder het hoofd HR, afdeling personeel en organisatie of het directiesecretariaat. Hij/zij staat op de loonlijst van de organisatie. De OR staat als medezeggenschapsorgaan buiten de hiërarchische lijnen van de organisatie en er bestaat daarom dus geen wettelijke gezagshouding tussen OR en ambtelijk secretaris. Functioneel echter, dus procesmatig en inhoudelijk, wordt de ambtelijk secretaris aangestuurd door de OR en in het bijzonder daar het dagelijks bestuur van de OR.
De ambtelijk secretaris geniet dezelfde rechtsbescherming tegen ontslag als de OR op basis van de WOR (artikel 21). Kiest de OR voor een functieprofiel dat inhoudelijk zwaar is, dan is het van belang te erkennen dat de ambtelijk secretaris ook invloed heeft op het OR-werk en de beslissingen die worden genomen. Hij of zij participeert in de machtsverhoudingen van de medezeggenschap en neemt daar aan deel. Neem bijvoorbeeld een mogelijke discussie binnen de OR over het niet ontvangen van een adviesaanvraag voor een onderwerp waarover de OR die wel had moeten ontvangen. Wat gaat de OR doen? Bij mogelijke geschillen, conflicten en procedures heeft de zwaardere versie van de ambtelijk secretaris ook een belangrijke rol. Wel is het belangrijk te beseffen dat de ambtelijk secretaris geen OR-lid is. Hij/zij mag formeel daarom niet stemmen.
Maak afspraken met de bestuurder en de ambtelijk secretaris in hoeverre de ambtelijk secretaris zich mag bemoeien met de praktijk van medezeggenschap en het overleg. En leg dat, indien nodig, vast als spelregels of gedragsregels.
Professionele houding
Van een ambtelijk secretaris wordt een professionele houding in en om het OR-werk verwacht. De ambtelijk secretaris werkt voor de OR, maar wordt geacht toch min of meer boven de partijen te staan. Dat houdt in dat de ambtelijk secretaris onafhankelijk is in het OR-werk. Hij/zij is een factor die zorgt voor continuering. De ambtelijk secretaris mag niet in een rolverwarring komen met de gekozen secretaris of de andere OR-leden. Die kans is aanwezig als de ambtelijke secretaris blijft terwijl bij de verkiezingen de huidige OR stopt. Voor de nieuwe OR-leden is de ambtelijk secretaris dan degene met de meeste ervaring. Let er op dat de ambtelijk secretaris niet de rol van de OR gaat overnemen. Er komt dus heel wat kijken bij het aantrekken van een ambtelijk secretaris. Bepaal vooraf welke aspecten van een professionele houding de OR wil of juist niet op prijs stelt.
Maak van een ambtelijk secretaris geen duizendpoot die alles moet kunnen en alles moet beheersen. Maak een reële keuze die past bij de organisatie. Breng onder woorden welke aspecten van professionaliteit u verwacht, dan ontstaan daar later geen meningsverschillen of irritaties over. Besef dat alles niet in één keer kan; ontwerp een meerjarenplanning met doelen. Of u beperkt zich tot enkele punten. Evalueer regelmatig.