Feedback geven

Wat is feedback geven?

De letterlijke betekenis van feedback is terugkoppeling. Als u feedback geeft dan geeft u de ander een terugkoppeling op zijn gedrag en hoe dat gedrag op u overkomt. Het doel hiervan is dat de ander in de toekomst zijn gedrag kan aanpassen op een manier die effectiever is dan daarvoor. Door het verkrijgen van feedback is iemand in staat om zich verder te ontwikkelen. Een ander effect kan zijn dat de samenwerking tussen de feedbackgever en -ontvanger verbetert.

Bijsturen

Feedback geven is onmisbaar als je met anderen samenwerkt, bijvoorbeeld met uw OR-collega’s. Zo nu en dan wilt u nu eenmaal reageren op het werk van een ander. Bijvoorbeeld dat bepaalde zaken niet goed gaan of juist wel. Door feedback te geven kunt u (het gedrag van) uw omgeving bijsturen.

Positieve feedback

Bij feedback geven denken mensen automatisch dat het altijd om iets negatiefs gaat. Dat hoeft lang niet altijd. Feedback kan ook een compliment zijn. Over het algemeen leren mensen veel meer van positieve feedback op goed gedrag, dan van negatieve feedback op slecht gedrag. Dat komt omdat positieve feedback motiverend werkt.

Negatieve feedback

Soms ontkomt u er niet aan om feedback te geven over negatief gedrag. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer u zich al een tijd aan iemands gedrag stoort. Veel mensen denken dat commentaar geven of kritiek leveren ook feedback is, maar dat is niet het geval. U geeft een oordeel over een ander (‘De notulen zijn erg onvolledig’ of ‘Je argumenten zijn slecht’). Bij feedback geven, geeft u geen oordeel. U spreekt uw beleving uit over het gedrag van een ander, maar u veroordeelt hem of zijn gedrag niet. U laat in uw feedback wel duidelijk merken hoe u er tegenaan kijkt, maar u verpakt de boodschap anders. U gebruikt uw mening om met de ander in gesprek te gaan over hoe het anders kan.

Wacht met negatieve feedback geven tot uw ergste woede gezakt is.

Stappenplan

Bij het geven van feedback zijn er een aantal stappen die u kunt doorlopen.

• Beschrijf gedrag concreet
  U begint met het beschrijven van het gedrag dat u zelf gezien of gehoord hebt. Doe dit concreet en zeg wat u hebt waargenomen. Het gaat dan om feiten en niet om fantasieën.
• Gebruik de ‘ik-vorm’
  Gebruik bij het geven van feedback altijd de ik-vorm. (‘Ik zie dat je het OR-jaarverslag nog niet geschreven hebt’) Als u de jij-vorm gebruikt komt het al gauw beschuldigend over (‘jij hebt het OR-jaarverslag nog niet geschreven’).
• Geef aan welk effect het gedrag heeft
  Geef vervolgens aan wat het effect van het gedrag van de ander op u was (‘Ik zag jou om 10.10 uur de OR-vergadering binnen stappen. Dat vond ik heel erg vervelend, want we hadden om tien uur afgesproken en hierdoor liep de vergadering vertraging op. We moesten het agendapunt opnieuw inleiden.’).
• Laat ruimte voor een reactie
  Geef de ander de gelegenheid om te reageren (‘Hoe kijk jij daar tegenaan?’).
• Verken oplossingen
  Als alles goed is gegaan en de feedbackontvanger het met u eens is of zich herkent in de feedback dan kunt u tot slot samen oplossingen of aanpakken bedenken. Let er hierbij op dat u de ander geen woorden in de mond legt. Oplossingen werken het beste wanneer deze vanuit de persoon zelf komen.

Geef feedback mondeling in plaats van schriftelijk. Misverstanden ontstaan snel en zijn vervolgens moeilijk te corrigeren.

Bruikbaarheid

De feedback die u aan een ander geeft moet bruikbaar zijn. De ander moet er iets aan hebben. De feedback moet daarom over iets gaan dat in het heden speelt. Als u zich al tijden aan een OR-lid ergert dan kunt u wellicht eens te heftig reageren. Let er dan op dat u geen situaties aanhaalt die al lang geleden gebeurd zijn. Het is bij dergelijke situaties niet duidelijk wat de situatie van toen was en wat de ontvanger er nog aan kan doen.

Wie feedback geeft, kan feedback terug verwachten. Schrik daar niet van.

Voorbereiden

Over het algemeen zal iemand niet zo snel geneigd zijn feedback te vragen of te ontvangen. Er zijn belemmerende factoren waardoor dit moeilijk is. Dat zijn onder andere de angst om te horen hoe anderen over ons denken en de angst dat feedback geven ten koste gaat van de relatie. Hierdoor komt feedback soms bedreigend over. Er zijn allerlei belemmerende factoren en die kunnen u weerhouden om feedback te geven. Een goede voorbereiding helpt om succesvol feedback te geven. U kunt bijvoorbeeld het feedbackgesprek oefenen met een ander OR-lid. Deze kan reageren op uw manier van feedback geven.

Door regelmatig feedback te geven kan er een open sfeer in de OR ontstaan. U bent open over wat het gedrag van de ander met u doet. Daarmee kan de ander ook open zijn. Dit vergroot de kans dat u samen tot een oplossing komt.