Het werven van een ambtelijk secretaris

De ambtelijk secretaris als faciliteit

Voordat u kunt beginnen met het werven van een ambtelijk secretaris, heeft u eerst toestemming nodig van de bestuurder. Dankzij artikel 17 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft uw OR recht om gebruik te mogen maken van faciliteiten die binnen de organisatie aanwezig zijn. Vindt u de bestaande secretariële ondersteuning niet toereikend, dan kunt u een beroep doen op artikel 22 WOR. Hiermee vraagt u de bestuurder om de kosten te dragen voor een ambtelijk secretaris. Let op! De bestuurder hoeft hier alleen mee in te stemmen als dit ‘redelijkerwijs noodzakelijk´ is voor het OR-werk. Uw OR kan het aanstellen van een ambtelijk secretaris dus niet afdwingen. Het komt dus aan op het overtuigen van de bestuurder, waarbij u moet kunnen onderbouwen waarom u een ambtelijk secretaris nodig heeft.

Sommige cao’s regelen het recht van de OR op een x-aantal uren ondersteuning van een ambtelijk secretaris. Check uw eigen cao op dergelijke bepalingen.

Wat heeft de OR nodig?

Een goede onderbouwing van de noodzaak van een ambtelijk secretaris begint met weten welke ondersteuning uw OR nodig heeft. De functie van ambtelijk secretaris kan zeer verschillend worden ingevuld, van administratief tot adviserend, tot een ambtelijk secretaris die OR-leden opleidt en coacht. Uw OR zal helder moeten hebben aan welke ondersteuning vooral behoefte is. Zowel wat de inhoud en zwaarte van de functie betreft als het benodigde aantal uren. Er zijn een aantal criteria die daarbij behulpzaam kunnen zijn. Doorgaans geldt: hoe groter de organisatie, hoe meer werk dat voor een OR met zich meebrengt en hoe meer ondersteuning nodig is. Ook zijn organisatie- en marktontwikkelingen van belang. Hoeveel werk ziet de OR op zich af komen door bijvoorbeeld bezuinigingen, strategiewijziging, reorganisatie of fusie? En over welke competenties beschikt de OR zelf? Wat is de visie van de OR en de bestuurder op medezeggenschap? Vinden beide partijen professionalisering van de medezeggenschap belangrijk en hoeveel geld is daar dan voor beschikbaar?

Benadruk bij de bestuurder de voordelen van een ambtelijk secretaris. Een ambtelijk secretaris bevordert het functioneren van de OR, bewaakt de procedures en afspraken van het medezeggenschapsoverleg en zorgt voor continuïteit.

De inhoud van de functie

Een volgende stap is te komen tot een voorlopige beschrijving van de functie. Door de functie van ambtelijk secretaris in verschillende niveaus uit te drukken, is de zwaarte van de functie wat gemakkelijker te bepalen. De beroepsvereniging van ambtelijk secretarissen, Vasmo, hanteert bijvoorbeeld drie niveaus:

• Niveau één bestaat uit vooral secretariële werkzaamheden rondom vergaderingen, postafhandeling, correspondentie en archivering. Het gaat om voorbereiding en verslaglegging van de vergaderingen, opstellen van het jaarverslag, uitwerken van in concept aangeleverde brieven en notities, zorgdragen voor het OR-weblog, bijhouden van OR-literatuur.
• Niveau twee bestaat uit meer beleidsmatige ondersteuning, zoals het opstellen en bewaken van het OR-budget en verrichten van voorbereidend werk bij advies- en instemmingsplichtige onderwerpen. De ambtelijk secretaris zoekt zaken uit, informeert de OR over actuele OR-zaken en wetten, bewaakt de naleving van de WOR, regelt de organisatorische zaken rondom OR-scholing en is aanspreekpunt voor de achterban.
• Niveau drie bestaat uit beleids- en advieswerk, zoals het opstellen van OR-adviezen en reacties op instemmingsaanvragen, bewaken van naleving van relevante wetten, zoals de WOR of Arbo- en privacywetgeving, en het bewaken van procedures en afspraken binnen de OR. Denk ook aan gevraagd en ongevraagd adviseren van de OR, binnen het overleg met de bestuurder, organiseren en deels uitvoeren van de inhoudelijke OR-scholing, vraagbaak zijn voor de achterban.

Er is nog een vierde niveau te onderscheiden, als de ambtelijk secretaris een uitbreiding van taken en verantwoordelijkheden krijgt bij het begeleiden, scholen en functioneren van individuele OR-leden en het coachen van het dagelijks bestuur van de OR.

Aan de hand van de criteria en de niveaus maakt de OR een inschatting van de gewenste ondersteuning, de zwaarte van de functie, de inschaling en het aantal uren per week of per maand.

Bij de Vasmo is informatie op te vragen over functiebeschrijvingen. Kijk op www.vasmo.nl.

De werving van een ambtelijk secretaris

Zoals hiervoor aangegeven kan de OR niet zomaar zelf een ambtelijk secretaris gaan werven. De bestuurder moet vooraf instemmen met het aanstellen van een ambtelijk secretaris en met de zwaarte van de functie en omvang van het dienstverband. Als bestuurder en OR het hierover met elkaar eens kunnen worden, dan kan de OR, met behulp van de afdeling P&O, met de werving beginnen.

U begint bij het opstellen van de vacaturetekst en daarna het uitzetten van de vacature. Er zijn een aantal eisen waaraan een vacaturetekst moet voldoen: wees kort en bondig en gebruik opsommingen en witregels voor de leesbaarheid, geef voldoende informatie over de belangrijkste taken en functie-eisen zonder uit te weiden, probeer de aandacht te trekken met een pakkend beeld of slogan en zorg voor een goede vindbaarheid via zoekmachines. U heeft verschillende mogelijkheden om de vacature vervolgens onder de aandacht te brengen: in dag- of weekbladen, regionaal of landelijk, op vacaturebanken op internet, op de eigen bedrijfswebsite, via LinkedIn, binnen het eigen netwerk van OR-leden of via werving- en selectiebureaus voor ambtelijk secretarissen.

Kijk ook eens binnen de eigen organisatie of er geschikte kandidaten zijn.

De ambtelijk secretaris en de OR-secretaris

Iemand die ambtelijk secretaris is, doet dit als beroep. Dit is een belangrijk verschil met de OR-secretaris, die als gekozen OR-lid het OR-secretariaat ‘erbij’ doet. Als een ambtelijk secretaris aan de OR wordt toegevoegd vervalt niet automatisch de functie van OR-secretaris. U kunt er voor kiezen om deze functie te laten bestaan, zodat er binnen de OR iemand toeziet op het functioneren van het OR-secretariaat. De OR-secretaris en de ambtelijk secretaris voeren dan gezamenlijk het secretariaat, waarbij de ambtelijk secretaris vooral met de uitvoering is belast.

Bijzondere positie

De ambtelijk secretaris heeft binnen de organisatie een bijzondere positie. Het is een werknemer die een dienstverband heeft met de bestuurder, maar werkt voor de OR. Het Hoofd HR of de Manager Bedrijfsbureau is meestal de hiërarchisch leidinggevende. Deze regelt alle arbeidsvoorwaardelijke zaken voor de ambtelijk secretaris in zijn hoedanigheid als werknemer. Vervolgens is het de OR die de inhoud en uitvoering van de functie bepaalt.