Interne werkwijze van de OR

OR-reglement

Een goed startpunt vormen de regels uit het OR-reglement. In dit reglement staan niet alleen procedures voor de organisatie van de OR-verkiezingen. Je vindt er ook regels over de werkwijze van de OR. Het OR-reglement is een uitwerking van voorschriften uit de WOR voor de OR in jouw organisatie. Volgens de WOR moet de OR in zijn reglement vastleggen hoe de raad in bepaalde gevallen te werk gaat. Het gaat om het kiezen van een voorzitter en vicevoorzitter, het inrichten van het OR-secretariaat, de wijze van bijeenroepen van de OR in de vergaderingen, het opmaken en bekendmaken van de agenda, notulen en verslagen, de wijze van besluiten nemen binnen de OR en de wijze van informeren van achterban en bestuurder.

Wil je je OR-reglement actualiseren? Gebruik dan de tool die Performa OR sam en met de Sociaal Economische Raad heeft gemaakt.

Ondersteuning van het OR werk

De OR benoemt uit zijn midden vaak een secretaris. Dat is soms niet voldoende. Grotere OR’ en regelen daarom vaak extra secretariële ondersteuning voor de OR door een ambtelijk secretaris of een notulist te benoemen die de OR-secretaris ondersteunt.

De OR moet ook beslissen of het met een eigen budget wil werken en wat daar dan zoal voor geregeld kan worden. Voordeel van een eigen budget is dat de OR er vrij over kan beschikken. Een nadeel is dat je bij overschrijding aan de bestuurder toestemming moet vragen om extra kosten te maken. Dat zul je dan goed moeten verantwoorden.

Vrijstelling voor het OR-werk

Wat de OR verder nodig heeft is inzicht in het gemiddeld aantal uren dat de OR-leden per week aan het OR-werk (kunnen) besteden. Inzicht hierin maakt ook duidelijk wat de OR binnen de beschikbare uren kan doen. Dit aantal uren valt te specificeren naar: vergadertijd met de bestuurder, aantal dagen scholing, aantal uren voor onderling beraad en aantal uren dat een OR lid besteedt aan commissiewerk. In de Wet op de ondernemingsraden staat dat elk OR-lid ‘vrijgesteld’ is van werk gedurende de voorbereiding van en tijdens de vergaderingen van de OR zelf, van de OR-commissies en van de overlegvergaderingen met de bestuurder. En vrijgesteld betekent dat je in dei tijd dan niet je gewone werk hoeft te doen.

Elk OR-lid heeft daarnaast wettelijk recht op 60 uur per jaar voor onderling beraad. Dat zijn uren die je kan besteden aan bilateraal overleg met OR-collega’s of overleg met derden, zoals collega’s en vakbondsbestuurders of externe deskundigen.

 

Zicht op het OR-werk

OR-leden moeten weten waar het OR werk inhoudelijk over gaat en met elkaar besluiten met welke thema’s en onderwerpen de OR het komende zittingsjaar aan de slag wil. Het OR-werk omvat een veelheid aan onderwerpen waar de OR wettelijk ‘iets mee moet’. Om een idee te krijgen, bieden bijvoorbeeld artikel 25, 27 en 28 uit de WOR al de nodige informatie. Verder biedt het OR-archief met notulen en verslagen, nieuwsbrieven, jaarverslagen, jaarplannen of werkplannen, behandelde adviesaanvragen en instemmingsverzoeken, een goed beeld van de inhoud van het OR-werk.

Is jouw OR de eerste dan kun je bij de bestuurder ondernemingsjaarverslagen, begrotingen, beleidsnotities, rapporten en dergelijke opvragen om meer zicht te krijgen in het werk.

Prioriteiten stellen en taakverdeling

De OR moet ook prioriteiten stellen en onderwerpen en thema’s selecteren. Waar gaan jullie de komende tijd mee aan de slag? Daarna kun je een voorlopige taakverdeling maken. Hierin koppel je functies aan taken en verantwoordelijkheden. Naast de functies van voorzitter, vicevoorzitter en secretaris, kan de OR de taken en verantwoordelijkheden verdelen over individuele leden. Je kan ook vaste commissies of werkgroepen instellen die zich bezighouden met één bepaald beleidsthema, zoals financieel beleid, HR-beleid, arbo of VGWM en communicatie met de achterban.

Houd bij het maken van de taakverdeling rekening met competenties, expertises en belangstelling van de individuele OR-leden.

Meer lezen over dit onderwerp? Bekijk dan de checklist Inwerken nieuw OR-lid.