Jaaragenda Ondernemingsraad

De vergaderingen

De Wet op de ondernemingsraden (WOR) schrijft formeel geen eigen OR-vergaderingen voor. Toch spreekt het voor zich dat die worden gepland en gehouden. Hoe kan de OR zich anders voorbereiden op het overleg met de bestuurder of het OR-werk doen? Elke OR is vrij in het plannen van het aantal OR-vergaderingen. In de praktijk kom je verschillende systemen tegen met elk zijn voor- en nadelen. Zo zijn er OR-en die in de ene maand de OR-vergadering plannen en de volgende maand de overlegvergadering. Dan kunt u het overleg met de bestuurder voorbereiden. Of men plant ‘s morgens de eigen vergadering en ‘s middags de overlegvergadering. Vaak wordt tijdens de zomermaanden niets gepland vanwege de vakanties. Dan zijn er nog de commissievergaderingen, bijvoorbeeld voor de VGWM-commissie, de Commissie sociaal beleid of de Commissie financiën.

Zet voor uw organisatie een passend schema van de vaste vergaderingen op een rij en bespreek dat in de OR-vergadering. Zet de eigen vergadering niet te dicht op het overleg zodat onderwerpen kunnen worden voorbereid of uitgezocht.

Artikel 24-overleg

Artikel 24.2 van de WOR schrijft voor dat er minstens twee keer per jaar vergaderd moet worden tussen OR en bestuurder over de algemene gang van zaken. Centraal bij het artikel 24-overleg staat een terug- en vooruitblik, maar bovenal ligt de nadruk tijdens dit overleg over welke hoofdbeslissingen (en dus advies- en instemmingsverzoeken) er aan zitten te komen. Een vereiste bij het artikel 24-overleg is dat iemand van de Raad van Commissarissen (RvC) of Raad van Toezicht (RvT) aanwezig moet zijn (er is een verschijningsplicht). Het komt nog wel eens voor in de praktijk dat OR-en deze belangrijke vergadering vergeten te plannen, of vergeten om de RvT of RvC uit te nodigen.

Bespreek in een OR-vergadering het karakter, doel en vorm van het artikel 24-overleg. Plan dit vervolgens in het vergaderschema voor het volgend jaar. Dat kan apart maar ook aansluitend aan de reeds geplande Overlegvergaderingen.

Scholing OR

Belangrijk in het nieuwe vergaderschema is ook de planning van de scholing voor de OR. Dat kan gaan om een cursus in het voor- en het najaar maar ook om “losse dagen” voor de gehele OR of voor individuele OR-leden. Vergeet daarbij niet de commissies van de OR. Zorg er bij de planning voor dat de trainingen zo ingepland worden dat deze het vaste stramien van OR-vergaderingen niet doorkruisen.

Haal uit het scholingsplan de scholingsvormen, of momenten, die de OR wil organiseren en plan dat handig in het jaarschema. Voorkom dat vergaderingen in de knel komen. Kijk daarbij ook naar de jaarcongressen en -evenementen.

Het overleg met achterban

Een andere bijeenkomst die in een jaarschema opgenomen kan worden is het overleg met achterban. Denk hierbij aan de jaarvergadering met alle medewerkers waarbij de OR het OR-jaarverslag toelicht. Maar ook belangrijk is het vaststellen van het nieuwe beleid van de OR of het voorbereiden van de OR-verkiezingen. Moeilijk in te plannen zijn bijeenkomsten met de achterban (of een deel daarvan) over een adviesaanvraag of belangrijk instemmingsverzoek; van tevoren weet je niet wat er aan gaat komen.

Plan de bijeenkomsten met de achterban ruim van tevoren. Medewerkers kunnen dan deze tijd vrij maken in hun agenda´s en de bestuurder is zo ook ruim op tijd op de hoogte.

Planning onderwerpen

Het plannen van vergaderingen en bijeenkomsten is één ding, belangrijker nog is de onderwerpen die de OR aan de orde stelt. Oftewel welke onderwerpen worden wanneer besproken? Natuurlijk zijn er altijd actuele zaken, waarvan van tevoren niet in te plannen viel wanneer deze besproken worden. Toch zijn er bij het OR-werk veel terugkerende zaken die perfect opgenomen kunnen worden in het vergaderschema.

Dat geeft duidelijkheid aan de directie, de achterban maar ook aan andere spelers in de organisatie.  Vaste onderwerpen zijn bijvoorbeeld: de begroting en de jaarrekening, kwartaal- of halfjaarcijfers, het sociaal- of milieujaarverslag, rapportages, bezoek Arbeidsinspectie (inspectie SZW), de RI&E en het Arbo-plan van aanpak.

Plan in het nieuwe vergaderschema  zoveel mogelijk de vaste onderwerpen die op het bordje van de OR komen. Dan ontstaat een “aangeklede Jaaragenda” die meer richting geeft aan het OR-werk.

Overig overleg

Naast de vaste overlegpartners en vergaderingen overlegt de OR ook met andere spelers in en buiten de organisatie. Neem bijvoorbeeld het overleg met de HR-manager, controller en de preventiemedewerker. Daarnaast zijn er nog externe spelers als de externe arbodienst, de vakbondsbestuurder, de OR-trainer of -adviseur. Dat kunnen ook vertegenwoordigers uit de bedrijfstak, van scholen of universiteiten zijn.  Of iemand van de werkgeversvereniging. Informatie is overal te halen.

Ook deze overleggen kunnen vaak al voor een groot deel opgenomen worden in de jaaragenda.

Maak een lijst van interne en externe spelers waar de OR regelmatig mee te maken heeft en kruis aan waar de OR meer mee zou willen. Probeer overleg met deze spelers in de nieuwe jaaragenda mee te nemen en plan dat in. Wees daarbij niet zuinig. Beter teveel ingepland, en dat het niet doorgaat, dan vergeten.