Notuleren

Goed notuleren is essentieel voor het goed functioneren van de OR. Zo kunt u als ondernemingsraad vergaderingen optimaal benutten. Maar het maken van goede notulen is niet gemakkelijk, vooral als het vergaderingen betreft waarin veel complexe materie door een grote groep mensen wordt besproken. Er zijn een aantal tips en trucs die u kunt toepassen, om ervoor te zorgen dat het notuleren gestructureerd verloopt en u hier niet teveel tijd aan kwijt bent. Bekijk ze in deze checklist.

Voorbereiding

Gaat u een vergadering notuleren? Zorg er dan voor dat u goed bent voorbereid. Vraag van tevoren de agenda op, zodat u precies weet welke zaken allemaal aan de orde komen. Maak een lijst van aanwezigen en noteer wie de vergadering voorzit. Bespreek met uw OR-collega’s wat het doel is van de notulen: moet hier bijvoorbeeld een actielijst uit voortkomen? Of is het de bedoeling dat u zo goed mogelijk verschillende argumenten noteert om een situatieschets te maken? Zorg ervoor dat u op een plek aan tafel zit waar u iedereen goed kunt verstaan.

Gebruik tijdens het notuleren dit model. Zo gaat u gestructureerd te werk.

Eigenschappen notulist

Degene die notuleert moet goed kunnen luisteren en snel kunnen samenvatten. Ook is het essentieel de belangrijke informatie precies te noteren. Met name als het gaat om data voor deadlines, geldbedragen of andere harde afspraken. Maakt u de notulen van uw (OR-)vergadering? Schroom dan niet om uw collega’s te vragen iets te herhalen, als u niet zeker weet of u het goed verstaan of genoteerd heeft.

Bent u erg (emotioneel) betrokken bij het te bespreken onderwerp? Dan kunt u beter kiezen voor een andere notulist. De notulen dienen neutraal te zijn.

Rouleren

Soms neemt de ambtelijk secretaris het notuleren op zich. Ook kan een OR-lid als vaste notulist aangesteld worden. Heeft u geen ambtelijk secretaris of vaste notulist? Maak dan een roulatieschema, zodat iedereen een keer aan de beurt komt. Let wel op: de voorzitter kan niet notuleren. Ook kan het zo zijn dat sommige OR-leden, bijvoorbeeld omdat ze lid zijn van een bepaalde commissie, niet alle vergaderingen kunnen notuleren, omdat ze zelf een zeer actieve rol in die vergadering hebben.

Digitaal

Steeds minder OR’en notuleren nog met pen en papier. Het is aan te raden om de notulen direct digitaal te maken. Achteraf dienen ze immers alsnog digitaal verspreid te worden. Zo kunt u behoorlijk veel tijd besparen. Gaat het u alsnog te langzaam, of kunt u de vergadering niet bijbenen? Dan kunt u er ook voor kiezen om (samen met enkele collega’s) een cursus notuleren te volgen.

Uitvoering & uitwerking

Noteer bij elk agendapunt wat de besluiten zijn of de uitkomsten van een discussie. Maak korte zinnen en gebruik actieve werkwoordsvormen. Het verslag dat u later gaat maken aan de hand van de notulen moet ook begrijpelijk zijn voor mensen die niet bij de vergadering aanwezig waren. Gebruikt u veel afkortingen en schrijft u de notulen in telegramstijl? Wacht dan niet te lang met het uitwerken ervan. De kans is groot dat u zelf niet precies meer weet hoe de vork in de steel zit.

Maak een duidelijke taakverdeling. Spreek af of de verspreiding van de notulen onder de OR-leden en achterban ook taak is van de notulist.