Reglementen medezeggenschap

Wat staat er in een OR-reglement?

De WOR hoeft niet in een reglement te worden herhaald, daar is immers een wetboek voor. Maar wat moet er dan wel in een OR-reglement? Ten eerste is het van belang aan te geven waartoe uw OR behoort. Is de ondernemingsraad alleen van toepassing op een bepaalde werkmaatschappij of over de gehele holding? En van welke onderdelen dan en welke werknemers (ook flex-krachten?) vallen dan onder het bereik? Als dat niet goed is genoteerd dan zou een verandering in een bepaalde BV weleens buiten het bereik van de OR kunnen liggen. Verder is het belangrijk om in het reglement aandacht te besteden aan de procedure rondom OR-verkiezingen. Ook behoort een omschrijving van de werkwijze van de OR in het reglement opgenomen te zijn. Bij de werkwijze hoort de grootte van de OR, het dagelijks bestuur en de gekozen zittingsduur. Tot slot bevat het
OR-reglement de afspraken over de secretariaatsvoering, de wijze van besluitvorming en de verslaglegging.

Zet op een rij over welke onderdelen van het gehele OR-werk u een reglement of afsprakenlijst wilt maken, sluit dat kort met de bestuurder en stel het aantal reglementen en afsprakenlijsten vast. Ga daarna aan de slag.

De OR-commissies

Volgens artikel 15 van de WOR zijn er drie soorten commissies voor de OR. Dat is de vaste commissie (bijvoorbeeld over arbo: VGW), de voorbereidingscommissie (bijvoorbeeld rond het onderwerp reorganisatie) en de onderdeelcommissie (bijvoorbeeld voor een apart onderdeel van de organisatie). Wettelijk gezien dient aan elke commissie een instellingsbesluit ten grondslag te liggen. Bovendien zorgt een instellingsbesluit ervoor dat de bevoegdheden van een commissie meteen duidelijk zijn geregeld. De SER heeft voorbeeldbesluiten staan op de website. In een instellingsbesluit  voor een commissie staat onder andere uit hoeveel leden de commissie bestaat (ook eventueel de verdeling tussen niet–OR-leden en wel-OR-leden), waarover de commissie gaat (het werkveld) en de voorwaarden die aan het commissiewerk zijn gekoppeld.

Ga na hoe de OR met commissies werkt en gebruik eventueel het voorbeeld-instellingsbesluit uit de kennisbank.

Faciliteiten

Zonder faciliteiten kan de OR zijn werk niet doen. Er zijn zaken die voor de hand liggen en zaken die minder bekend zijn, maar wel geregeld dienen te worden. Welke faciliteiten zijn er zoal te noemen waarover afspraken gemaakt kunnen worden in een OR-reglement? Het gaat om tijd voor vergaderen, commissies en overleg, voorzieningen (telefoon, pc, briefpapier, porti, archiefkast, vergaderruimte), secretariële ondersteuning door een ambtelijk secretaris en uren voor overleg met de achterban. Minder voor de hand zijn zaken als scholing en congresbezoek, reiskosten, zalen en gesprekskamers en het inhuren van een adviseur. Nog minder bekend voor het OR-werk zijn de digitale voorzieningen. Wel bekend daarvan is de laptop of PC, maar wat te denken van een plek op intranet, social media zoals Twitter of Facebook en het digitaal verspreiden van verslagen en agenda’s.

Een aantal faciliteiten is vastgelegd in de Wet op de ondernemingsraden. In het OR-reglement kunnen deze wettelijke bevoegdheden worden uitgebreid.

Maak aan het begin vaan een zittingsperiode een lijst met alle faciliteiten van de OR. Bekijk ook waar nog eventuele knelpunten zitten. Bespreek dit ten slotte met de bestuurder.

Het overleg

Sommige OR-en beginnen na de installatie meteen met de volgende overlegvergadering en treden qua werkwijze in het voetspoor van de vorige OR. Over de gang van zaken rond het overleg met de bestuurder zijn soms veel zaken afgesproken, maar vaak ook heel weinig. Hier volgen enkele voorbeelden:

• Het kan voorkomen dat bij het bespreken van een actueel of gevoelig onderwerp opeens het besef komt van ‘wat kunnen we hierover met de achterban bespreken?’
• De bestuurder neemt opeens het hoofd HR en een externe adviseur mee naar de overlegvergadering over een actueel onderwerp zonder de OR van te voren in te lichten.
• Wie is nu de voorzitter van het overleg en wat zegt de WOR daarover?

Al met al kunnen er verrassende situaties ontstaan als u de gang van zaken rond het overleg niet een keer doorneemt met de bestuurder. Door werkafspraken te maken en deze vast te leggen in het reglement voorkomt u dit soort verrassingen.

Zet tijdens een OR-vergadering de gang van zaken rond het overleg op een rij en sla de WOR erop na. Ga na hoe het in uw overleg gaat en maak een voorbeeld-afspraken-lijst die u op het volgend overleg met uw bestuurder vaststelt.

Artikel 24-overleg

Minder bekend, maar wel belangrijk is het artikel 24-overleg, oftewel de bespreking van de algemene gang van zaken in de organisatie. Dit overleg is het twee jaarlijks-overleg in gevolge van artikel 24 van de WOR, over het strategisch beleid en welke bijstellingen er het komend halfjaar aan zit te komen. En welke adviesaanvragen of instemmingsverzoeken de OR kan verwachten. Dan worden ook afspraken gemaakt over hoe de OR daarbij betrokken wordt en met welke impact. Ook over dit overleg kan een soort reglement worden gemaakt waarvoor de SER een voorbeeld heeft. Deze kan worden ‘vertaald’ naar de situatie van uw organisatie.

Contact achterban

Voor allerlei soorten vergaderingen zijn er aanwijzingen en spelregels in WOR te vinden. Behalve voor het overleg en contact met de achterban (behalve het algemene recht om met de achterban bijeen te komen en de uren voor beraad). En dat is merkwaardig, want juist de achterban is de belangrijkste speler voor de OR. Namens hen zit u immers in de OR, voert u overleg, stemt u wel of niet in met bijvoorbeeld een nieuwe werktijdenregeling. Of bedenkt u passende alternatieven waar werknemers en de organisatie wel bij varen.

Zorg daarom dat u aan het begin van de zittingsperiode duidelijke afspraken maakt met de bestuurder over faciliteiten en procedures rondom achterbancommunicatie. Denk daarbij aan het beschikbaar stellen van een ruimte en eventuele andere middelen (zoals AV en audio), maar ook aan een standaard tijdstip (tijdens de lunchpauze, in de ochtend of juist aan het einde van de dag) en de procedure rondom de bekendmaking van een achterbanbijeenkomst (via de intranetsite, nieuwsbrief).

Door dergelijke zaken vast te leggen in een reglement of convenant met de bestuurder ontstaat er geen onduidelijkheid op het moment dat er daadwerkelijk een achterbanberaad gepleegd moet worden.

Convenant

Vastgeniet aan het vroegere ‘uitgebreide OR-reglement’ was ook soms een bijlage over artikel 32 van de WOR. Die gaat over een uitbreiding van bevoegdheden van de OR waardoor de OR over meer zaken het advies- of instemmingsrecht krijgt dan louter op grond van de WOR verplicht is. Zo’n afsprakenlijst wordt ook wel een convenant of ondernemingsovereenkomst genoemd, waarvan een afschrift verplicht naar de Bedrijfscommissie gestuurd dient te worden. Deze verplichting is vastgelegd in artikel 32 lid 2 van de WOR. Voor alle duidelijkheid over en weer, maar ook vanwege rechtsgronden of mogelijke latere andere interpretaties, wordt deze uitbreiding van bevoegdheden goed vastgelegd. Dat de OR over meer zaken het instemmingsrecht krijgt, bijvoorbeeld over een leaseautoregeling, is niet alleen gunstig voor de OR maar vergroot ook draagvlak voor dergelijke regelingen.