Werkwijze dagelijks bestuur OR

In de Wet op de ondernemingsraden (WOR) staan veel aspecten van de medezeggenschap vast voor zowel de bestuurder als de OR. Over het dagelijkse functioneren van de OR staan er in de WOR echter slechts hoofdlijnen. Inhoudelijke en ‘sturende’ taken staan hierin niet beschreven. Het is verstandig om de werkwijze van de OR toch ergens vast te leggen. Met name de taken van de voorzitter en de secretaris verdienen extra aandacht. Deze ‘kartrekkers’ van de OR worden ook wel het dagelijks bestuur (DB) genoemd. Soms aangevuld met de ambtelijk secretaris. De omschrijving van de taakverdeling van het dagelijks bestuur kan als bijlage bij het OR-reglement worden opgenomen.

Vergaderen

Voor veel beginnende en/of kleine OR’en is het leiden van de OR-vergaderingen het belangrijkste werk van (vooral) de voorzitter en de secretaris. Dit omvat het voorbereiden, de vergaderingen zelf en het uitwerken van de genomen besluiten en gemaakte afspraken. Het betreft dan de OR-vergaderingen en voor een deel de overlegvergaderingen. Het verzamelen van agendapunten, het opstellen van de agenda zelf, terugkoppeling naar OR-commissies en verslaggeving van de afspraken en besluiten zijn de belangrijkste onderdelen. Met al deze zaken is vooral de OR-secretaris, de ambtelijke secretaris als die er is, en voor een klein deel de voorzitter bezig.

Maak een lijst met taken en activiteiten die rond het onderdeel vergaderen in uw organisatie van belang zijn en stel die vast in een OR-vergadering. Kijk daarbij ook naar wat de WOR voorschrijft. Verdeel die taken over de secretaris en de voorzitter. Deze verdeling kan daarna als bijlage worden opgenomen in het OR-reglement.

Organisatie

Naast het vergaderen houdt het dagelijks bestuur zich bezig met ‘de organisatie van het OR-werk’. Dit zijn alle activiteiten die nodig zijn om de inhoudelijke onderwerpen aan te kunnen pakken. Hierbij valt te denken aan zaken zoals archivering, de achterban op de hoogte houden van alle OR-activiteiten, contact onderhouden met interne en externe deskundigen, het plannen en volgen van scholing en het bijhouden van activiteiten van deelcommissies.

Maak als OR een lijst van zaken rond de organisatie van het OR-werk. Een goed moment is het begin van een nieuwe zittingsperiode, of bij de wisseling van voorzitter of secretaris. Bespreek hoe de vorige OR hiermee omging en maak nieuwe, bij de OR passende, afspraken. Evalueer dit vervolgens één keer per jaar en stel het waar nodig bij. Verdeel de taken tussen de OR-secretaris en de ambtelijk secretaris.

Leidinggeven aan de OR

Menig voorzitter denkt dat het voorzitterschap van een OR zich beperkt tot het technisch voorzitten van de OR-vergadering en beurtelings de overlegvergadering. Een stap verder gaat het als u uzelf, samen met de secretaris, opvat als een team dat leidinggeeft aan de OR en het OR-werk. Het dagelijks bestuur is er niet om andere OR-leden taken op te leggen. Toch kunt u vanuit het louter voorzitten van de OR-vergaderingen het leidinggeven aan de OR stapsgewijs uitbouwen. Zaken die u toe kunt voegen zijn onder meer: agendapunten inhoudelijk voorbereiden en tot een goed einde brengen, over oplossingen en besluiten nadenken, afspraken afstemmen en zorgen voor een goede uitvoering, nadenken over het scholingsbeleid van de OR, overleggen met interne en externe netwerken, verantwoording afleggen aan de achterban en OR-leden en commissies stimuleren en coachen.

Begin als voorzitter van een beginnende OR, of als u pas in deze functie zit, niet te ambitieus. Maak een keuze die bij u past. Voeg langzaam meer leidinggevende taken toe. Werk één en ander uit met de overige OR-leden en de OR-secretaris. Bij een grote of professionele OR: maak een keuze uit een leiderschapsstijl en sluit dat kort met de OR. School u hierin.

Aansturing OR en het overleg

Een stap verder gaat het leidinggeven aan de OR als u ook duidelijker gaat sturen en coachen. Daarbij horen begrippen als lobbyen en netwerken, initiatieven nemen, knopen doorhakken, op de hoogte zijn van wat er speelt binnen de organisatie, situaties en onderwerpen analyseren en het aansturen van OR-commissies en OR-leden. Zo zorgt u er bijvoorbeeld niet alleen voor dat OR-leden een taak hebben in een OR-commissie maar stuurt u ook op output van de OR-commissies. Ook kunt u het functioneren van de OR bespreken. Verder is het als dagelijks bestuur belangrijk de visie van de ondernemingsraad te waarborgen en uit te dragen naar de achterban. U kunt bijvoorbeeld in debat gaan met een afdeling van de organisatie als u vindt dat de beeldvorming over de OR of de medezeggenschap niet klopt. Maak aan de organisatie duidelijk wat het beleid van de OR is.

Wilt u zich meer met de aansturing van de OR bezighouden? Bespreek dit dan in een OR-vergadering. Maak daarover heldere afspraken. Pak niet alles tegelijk op: gun uzelf de tijd om dit vak te leren. Voorkom eigenmachtig optreden of het beeld van een autoritaire leider.