Regel taakverdeling voorzitter en secretaris goed

In de Wet op de ondernemingsraden staan verschillende plichten over de taken van de OR en de taakverdeling binnen de OR. Artikel 7 bepaalt dat er een voorzitter en een of meer plaatsvervangende voorzitters nodig zijn. Artikel 14 schrijft voor dat het OR-reglement bepalingen bevat over de inrichting van het secretariaat, de bekendmaking van de agenda en het verslag van de OR-vergadering.

Het is aan te raden de taakverdeling tussen voorzitter en de secretaris nader te bepalen, zodat er geen ruis ontstaat wie er wat doet. In plaats daarvan kiezen veel OR’en voor een collegiaal dagelijks bestuur, bestaande uit voorzitter, secretaris en plaatsvervangend voorzitter(s). Het OR-reglement kan – of voor voorzitter en secretaris apart, of voor het gezamenlijk dagelijks bestuur – de volgende taken vastleggen:

• maken van een jaarplanning met OR-vergaderingen (en natuurlijk ook voor de overlegvergaderingen van de OR met de bestuurder);
• inhoudelijk bepalen van de agenda van elke OR-vergadering;
• tijdig bekendmaken van de agenda aan de medewerkers;
• voorbereiden van elke vergadering door het tijdig versturen of beschikbaar stellen van de agenda en stukken;
• het verslagleggen van elke vergadering en het bekendmaken van die verslagen.