Vertrouwenspersoon

OR & instemmingsrecht (WOR artikel 27)

Een vertrouwenspersoon gaat om ‘een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden’. Dat betekent dat de aanstelling instemmingsplichtig is volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) artikel 27 lid 1. Wil de bestuurder een vertrouwenspersoon aanstellen of bijvoorbeeld het takenpakket van de vertrouwenspersoon wijzigen? Dan kunt u een instemmingsaanvraag verwachten.

Meer weten over het instemmingsrecht? Bekijk deze checklist.

Onafhankelijk & transparant

Het is belangrijk dat de vertrouwenspersoon zich onafhankelijk opstelt.Hij of zij moet zich niet laten leiden door belangen van de organisatie of leidinggevende. De vertrouwenspersoon is er in de eerste plaats om medewerkers te begeleiden en ondersteunen. Daarnaast dient hij of zij altijd duidelijk te zijn tegenover zowel de organisatie als de betreffende medewerker wat deze rol precies inhoudt en wat alle betrokkenen van hem of haar kunnen verwachten.

Taken

De vertrouwenspersoon heeft verschillende taken. Per organisatie kan het verschillen welke taken de vertrouwenspersoon op zich neemt. Denk onder andere aan:

• het verzorgen van eerste opvang van werknemers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben;
• het nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is;
• het slachtoffer informeren over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures;
• het desgewenst begeleiden, als de werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of leiding van een onderneming;
• het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator;
• het geven van voorlichting over de aanpak van ongewenst gedrag;
• het adviseren en ondersteunen van leidinggevenden en management bij het voorkomen van ongewenst gedrag;
• het registreren van gevallen van ongewenst gedrag.

Eigenschappen

Alhoewel iedere vertrouwenspersoon het werk op een net wat andere manier aanpakt, zijn er wel een aantal eigenschappen die van belang zijn. Denk hierbij aan: empathie, doortastendheid en geoefend zijn in het voeren van lastige gesprekken. Ook moet deze medewerker voldoende kennis hebben van bijvoorbeeld relevante wetgeving en eventuele hulpinstanties.

Toegankelijkheid

In de meeste (grote) organisaties is de vertrouwenspersoon een interne medewerker, die de taken van vertrouwenspersoon uitvoert naast zijn of haar reguliere werkzaamheden. Het is wel belangrijk dat de vertrouwenspersoon niet lid is van de ondernemingsraad, HR-functionaris is of onderdeel uitmaakt van het MT. In kleinere organisaties kan het soms aan te raden zijn te kiezen voor een externe vertrouwenspersoon, omdat medewerkers zich hier over het algemeen veiliger bij voelen, omdat die persoon geen functie heeft binnen de organisatie.

Beperkte geheimhoudingsplicht

Er geldt geheimhoudingsplicht, dat betekent dat de vertrouwenspersoon altijd vertrouwelijk omgaat met de informatie van medewerkers. Deze geheimhouding is niet ongelimiteerd, er geldt namelijk niet het zogeheten verschoningsrecht. Dat betekent dat de geheimhoudingsplicht vervalt als hij of zij zich moet verwerken in juridische procedures. Ook kan de geheimhoudingsplicht vervallen op grond van wettelijke bepalingen of gewetensnood.

Het is handig om een protocol te hebben waarin is vastgelegd in welke situaties de vertrouwenspersoon de vertrouwelijkheid verbreekt. Zo kan hij of zij dit ook duidelijk vooraf aan de betrokken medewerker communiceren.