Inwerken van een nieuw OR-lid

Heb je sinds kort een nieuwe OR-collega die nooit eerder lid is geweest van een ondernemingsraad? Dan is de kans groot dat hij of zij niet bekend is met het medezeggenschapswerk. En de verwachtingen zijn direct hoog: ook dit nieuwe lid vertegenwoordigt de achterban en overlegt met de bestuurder over allerlei onderwerpen. Het is dus van belang dat je je nieuwe collega snel en goed inwerkt. Deze checklist zorgt ervoor dat nieuwe OR-leden zich snel thuis voelen in de wereld van de medezeggenschap.

Inwerkplan

De ondernemingsraad kan het beste beleidsmatig met het inwerken van nieuwe OR-leden aan de slag gaan. Dat betekent eenmalig een degelijk inwerkplan maken dat je vervolgens elke keer als er een nieuw lid toetreedt, kunt gebruiken. Tot ook het inwerkplan verouderd is. Evalueer de het inwerkplan telkens nadat je het hebt gebruikt en verwerk de verbeteringen in het plan.

Informatie

Nieuwe leden van de ondernemingsraad hebben vaak een grote behoefte aan basale informatie. Belangrijk is om ervoor te zorgen dat nieuwe OR-leden een basispakket krijgen met ten minste de volgende informatie:

de meest actuele tekst van de Wet op de ondernemingsraden (WOR), liefst voorzien van een toelichting op alle rechten en plichten van de OR (bijvoorbeeld het Basisboek OR en PVT, met de integrale wettekst);
het actuele OR-reglement, waarin alle regels van het OR-werk zijn opgenomen;
de in het verleden gemaakte schriftelijke afspraken met de bestuurder (convenanten);
het meest recente OR-jaarverslag;
het eventuele OR-beleidsplan of -jaarplan;
de meest recente notulen van de eigen OR-vergaderingen en de overlegvergaderingen met de bestuurder.

Scholing

Alleen een informatiepakket is niet voldoende. Veel nieuwe OR-leden gaan daarom ook op cursus of volgen een training. Zij kunnen een basiscursus volgen voor beginnende OR-leden. Dat is een één- of meerdaagse cursus die zij samen met nieuwkomers van andere ondernemingsraden volgen. Dit bekort de inwerkperiode aanzienlijk. OR-leden hebben recht op minimaal vijf scholingsdagen per jaar. Voor PVT-leden geldt ook scholingsrecht, maar de wet geeft geen specificatie over het aantal scholingsdagen.

TIP Beoordeel wat het meest effectief is: een aparte scholing voor de nieuwe OR-leden, een maatwerktraining voor de hele OR of beide. Kijk hier naar de opleidingsmogelijkheden. Naast scholing zijn er ook congressen en events waar de hele OR of individuele leden kennis kunnen opdoen en kunnen leren van andere OR’en.

Archief

Documenten van de OR bevinden zich in het OR-archief. Dat kan een digitaal of papieren archief zijn. Laat nieuwe OR-leden het OR-archief zien, zodat ze weten waar en hoe ze de benodigde informatie kunnen vinden. Regel de toegang tot digitale bestanden en laat inlog en wachtwoord aanmaken.

TIP Vergeet de nieuwe leden niet te informeren over lopende abonnementen op OR-vakbladen, nieuwsbrieven of digitale kennisbanken en tools.

Mentor/coach

Sommige ondernemingsraden werken met een mentor of een coach. Dat is handig voor nieuwe OR-leden. De coach begeleidt nieuwe leden en staat open voor vragen. Nieuwe OR-leden raken zo snel thuis in de wereld van de medezeggenschap. Kies een OR-lid dat enige ervaring heeft en die tijd heeft en krijgt om nieuwelingen op sleeptouw te nemen.

TIP Zorg ervoor dat nieuwe OR-leden een mentor hebben waar ze met hun vragen terecht kunnen. Dat kan iemand van de huidige OR zijn, maar ook een oud-OR-lid.

Tijd

Het OR-werk kost veel tijd. Naast het vergaderen moeten OR-leden ook stukken lezen en vragen van de achterban beantwoorden. Daar is voldoende tijd voor nodig. Ook moeten OR-leden prioriteit aan het OR-werk kunnen geven boven hun gewone werk als dat nodig is. Bereid het nieuwe OR-lid daarom voor op een gesprek met zijn leidinggevende om afspraken over de (wettelijk verplichte) vrijstelling in tijd om het OR-werk te kunnen doen en wie de taken overneemt als het OR-lid met de medezeggenschap bezig is.

Planning

Maak samen met het nieuwe OR-lid een planning van alle OR-activiteiten. Het gaat om meer dan vergaderen alleen, ook de voorbereiding en nadenken over agendapunten kosten tijd. Ook als jouw OR werkt met commissies of werkgroepen moet daar wel tijd voor ingepland zijn.

Taak- en portefeuilleverdeling

Een OR heeft veel taken, zoals vergaderen, agenderen, notuleren, voorzitten, informatie zoeken, archiveren, overleg met de achterban, enzovoort. Daarnaast heeft de OR in het overleg met de bestuurder te maken met tal van beleidsthema’s, zoals arbeidsvoorwaarden, financiën, arbeidsomstandigheden, organisatieveranderingen en arbeidstijden. Om te voorkomen dat nieuwe leden zich moeten inwerken op alle beleidsvelden en taken tegelijk, is het verstandig een duidelijke taak- of portefeuilleverdeling tussen de verschillende OR-leden af te spreken.

TIP Met de toekenning van een bepaalde portefeuille kan een nieuw lid zich concentreren op één thema.