RI&E en plan van aanpak

Inventariseren

De RI&E begint met het inventariseren van alle risico’s in de organisatie. De arbowet kent hier maar weinig voorschriften voor. Wel moet de RI&E compleet, betrouwbaar en actueel zijn en op schrift staan. In de praktijk komt dit erop neer dat een standaardmethode wordt gebruikt waarin alle mogelijke risico’s staan opgesomd. Als de omstandigheden wijzigen (bijvoorbeeld verbouwing) moet de RI&E opnieuw worden uitgevoerd.

Voor een groot aantal sectoren zijn er branche-RI&E’s gemaakt. Dit is een standaardmethode specifiek gericht op de risico’s in de betreffende branche.

Evalueren

Als alle risico’s zijn geïnventariseerd komt de volgende stap. Ze moeten worden geëvalueerd. Door middel van een risicoanalyse wordt bepaald wat de risicoklasse is. Een hoge risicoklasse houdt in dat de kans op een ongeval met verzuim, blijvend letsel of de dood reëel is. De hoogste risico’s dienen direct te worden opgelost. De lagere risico’s op termijn.

Elke medewerker heeft inzagerecht in de RI&E. Besteed daar in jullie achterbancommunicatie eens aandacht aan. Vraag of ze het een bruikbaar en leesbaar document vinden en koppel de resultaten terug naar de samensteller van de RI&E.

Plan van aanpak

Het plan van aanpak is niets anders dan een planning. Hierin staat per risico beschreven wat de te nemen maatregelen zijn, op welke termijn het klaar moet zijn en wie verantwoordelijk is. Als er veel risico’s moeten worden opgelost worden prioriteiten gesteld. De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht over het plan van aanpak.

Kijk als OR kritisch naar de vastgestelde prioriteiten. Een lage risicoklasse houdt niet in dat er voorlopig niets aan gedaan moet worden. De hele dag op de tocht zitten, leidt niet direct tot verzuim, maar is wel hinderlijk.

Vaag

Het plan van aanpak moet zo nauwkeurig mogelijk beschrijven hoe het risico wordt opgelost. Als er veel vage formuleringen voorkomen, vraag dan om verduidelijking. Het beste is als actiepunten SMART zijn:

– Specifiek (wie, wat, waarmee, wanneer, waar)

– Meetbaar (beschreven resultaat, meetmethode en prestatie-indicator)

– Acceptabel (zinvol, nuttig en realiseerbaar)

– Realistisch (haalbaar met de beschikbare middelen)

– Tijdgebonden (duidelijke eindtijd)

Overleg met de bestuurder wie jullie contactpersoon is als het gaat om de RI&E en plan van aanpak. Bespreek de details niet in de overlegvergadering en voorkom tijdverlies en lange discussies.

Kritisch

De OR heeft instemmingsrecht met de RI&E en het plan van aanpak. Kijk bij de RI&E of de gekozen methode geschikt is voor jullie organisatie. Concreet: herkennen jullie in de vragenlijst je eigen werkzaamheden en activiteiten die specifiek voor jullie organisatie zijn. Zijn alle bedrijfsonderdelen meegenomen in de RI&E en is het geheel inzichtelijk. Check of er niet alleen aandacht is voor veiligheidsrisico’s en werkplekken maar ook voor de “softe” onderwerpen zoals agressie, pesten en werkdruk.

Toetsen

Als de risico’s geïnventariseerd en geëvalueerd zijn en het plan van aanpak gemaakt is moet het geheel getoetst worden. De wet geeft aan dat dit door een gecertificeerde arbodienst of kerndeskundige gedaan moet worden. Dit gebeurt vaak door middel van een bedrijfsbezoek. Er wordt gekeken of alle risico’s op de lijst staan, of de situatie in het bedrijf goed is weergegeven en of de laatste normen en richtlijnen zijn gebruikt.

Probeer als OR zo actief mogelijk betrokken te zijn bij het samenstellen van de RI&E en het plan van aanpak. Hierdoor gaat het document “leven” en wordt de invloed van de OR groter.

Voortgang bespreken

Om te voorkomen dat de RI&E en het plan van aanpak in een bureaulade eindigen, is het aan te bevelen de voortgang regelmatig met de bestuurder te bespreken. Wees kritisch op het steeds weer opschuiven van einddata in het plan van aanpak en kleine zaken die maar niet worden opgelost. Vaak is dit een indicatie dat arbeidsomstandigheden geen prioriteit hebben binnen de organisatie. Nodig met enige regelmaat (interne) deskundigen uit om hun ervaringen en bevindingen te bespreken. Zorg dat arbeidsomstandigheden ook prioriteit hebben binnen de OR en straal dit uit naar de achterban.

Richt zo nodig een arbo- of VGMW-commissie op, die heeft als specifiek aandachtspunt arbeidsomstandigheden. Vul deze aan (na toestemming van de bestuurder) met niet-gekozen OR-leden. Als deze afkomstig zijn van afdelingen met hoge risico’s heeft dit een extra meerwaarde.

Cyclus

De RI&E en het plan van aanpak kunnen alleen succesvol worden uitgevoerd als er sprake is van een beleidscyclus, zoals de PDCA-cyclus die bestaat uit vier stappen: Plan Do Check Act. Verder is er een keur aan kwaliteitssystemen die ook voor de arbo-beleidscyclus kunnen worden gebruikt. Voorbeeld is de OHSSA 18001, een goede, bruikbare richtlijn voor het opzetten van een arbo-zorgsysteem.

Belangrijke rol OR

Behalve het afhandelen van de instemmingsaanvragen heeft de OR een andere belangrijke rol. Een RI&E is een papieren document dat in veel organisaties niet leeft. Gevolg is dat de het uitvoeren van de maatregelen veel langer duurt dan gepland en als de maatregelen genomen zijn, willen veel medewerkers er niet aan meewerken. Ga zelf ook richting de achterban aan de slag met arbeidsomstandigheden, stimuleer dat medewerkers betrokken worden en zelf mee kunnen denken over oplossingen. Dit levert werkbare oplossingen op die mensen gaan gebruiken.